Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik

English version

Godkjent av Universitetsdirektøren 18.08.2021

1. Formål

Retningslinjene skal sikre:

• at helse-, miljø- og sikkerhetsavvik (HMS-avvik) ved Universitetet i Bergen (UiB) håndteres i henhold til myndighetskrav og interne regler

• at arbeids- og læringsmiljø er fullt forsvarlig

• at alle HMS-avvik meldes

• at korrigerende og forebyggende tiltak vurderes og iverksettes

• kontinuerlig kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet

• organisasjonslæring og erfaringsoverføring

• ivaretakelse av skadedes rettigheter.

2. Omfang

Retningslinjene omfatter HMS-avvik og gjelder alle ansatte, studenter og besøkende ved UiB og all aktivitet i regi av universitetet.

Sikkerhetsavvik er også definert og forankret i Styringssystem for sikring av bygg og verdier, som gir utdypende retningslinjer for forvaltning av bygg og fysiske (materielle) verdier. Her fremgår det at sikkerhetsavvik skal meldes og følges opp som HMS-avvik.

Sikkerhetsavvik omfatter brudd på styringssystem for sikring av bygg og verdier, innbrudd og uvedkommende i/ved bygg, større bygningsmessige skader og skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima. Sikkerhetsavvik er av praktiske formål videre omtalt som HMS-avvik. Enheter som har samordningsavtale om helse, miljø og sikkerhet med annen virksomhet, skal håndtere HMS-avvik etter gjeldende avtale.

Ved uønskede hendelser som krever ressurser utover ordinær drift kan aktuell beredskapsplan vurderes iverksatt.

3. Ansvar

Linjeleder er ansvarlig for at retningslinjene gjøres kjent og følges opp ved enheten, og at HMS-avvik legges frem for styrende og rådgivende organ. Ansatte og studenter har plikt til å følge retningslinjene.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal gjennomgå alle HMS-avvik og se til at tiltak gjennomføres, og identifisere læringspunkt som kan bidra til organisasjonslæring.

Læringsmiljøutvalget (LMU) skal gjennomgå alle HMS-avvik som involverer studenter og se til at tiltak som gjelder studenters læringsmiljø gjennomføres.

4. Definisjoner

HMS-avvik: Er uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materielle verdier, som:

• brudd på HMS-lovgivning og HMS-retningslinjer/-prosedyrer

• personskade som medførte medisinsk behandling

• arbeidsrelatert sykdom

• mindre personskade

• skadelig utslipp til miljø

• uønsket hendelse med kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder

• vold og trusler fra tredjepart

• forhold som reduserer brannsikkerheten

• brudd på «Styringssystem for sikring av bygg og verdier»

• innbrudd og uvedkommende i/ved bygg

• større bygningsmessige skader

• skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima

Arbeidsrelatert sykdom: Sykdom som opptrer akutt ved påvirkninger i arbeidsmiljøet og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidsmiljøet eller forhold på arbeidsplassen.

Vold og trusler fra tredjepart: Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved UiB og som truer/utøver vold mot en UiB-ansatt i dennes arbeidssituasjon.

Linjeleder: Fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten.

UiBhjelp-operatør: Oppnevnt som linjeleders representant for å følge opp rapporterte HMS-avvik ved enheten.

5. Melding og oppfølging av HMS-avvik

5.1 Melding av HMS-avvik

Ansatte og studenter:

• Skal melde HMS-avvik ved å bruke skjema i UiBhjelp så snart HMS-avvik er oppdaget.

• Skal ved personskader med risiko for smitte og alvorlige personskader umiddelbart melde fra til lokal linjeleder eller infosenter ved fakultet <https://www.uib.no/student/48613/infosenter-og-studieveiledning>_, slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.

5.2 Oppfølging av HMS-avvik

Linjeleder:

• Skal oppnevne UiBhjelp-operatør.

• Skal bistå i oppfølging av HMS-avvik, og ved behov sende melding om yrkesskade/yrkessykdom til NAV og Statens pensjonskasse.

• Har tilgang til HMS-avvik på overordnet nivå ved UiB.

• Skal se til at rapporterte HMS-avvik bidrar til kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet og at læringspunkt som kan bidra til organisasjonslæring identifiseres.

• Skal varsle linjeledelsen ved kriser og uønskede hendelser og som krever ressurser utover ordinær drift, slik iverksetting av aktuell beredskapsplan kan vurderes.

• Skal ved ulykker som har medført alvorlig skade (Arbeidstilsynets definisjon) eller død varsle linjeledelsen, nærmeste politimyndighet og Arbeidstilsynet på skjemaet Melding om arbeidsulykke som har voldt død eller alvorlig personskade. Melding skal sendes snarest og senest samme dag.

UiBhjelp-operatør:

• Skal følge opp, kvalitetssikre og kategorisere rapporterte HMS-avvik og vurdere og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. HMS-avvik skal følges opp så snart som mulig.

• Skal holde linjeleder orientert og ved behov be om bistand.

• Skal holde verneombud orientert og ved behov be om bistand.

• Skal se til at arbeidsgiver sammen med innmelder fyller ut skjema om yrkesskade/yrkessykdom til NAV for ansatt eller student ved HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling, der mulig skade vil kunne avdekkes senere, eller arbeidsrelatert sykdom. Melding bør sendes snarest og senest innen tre dager.

• Skal se til at arbeidsgiver sammen med innmelder fyller ut skjema til Statens pensjonskasse ved yrkesskade/yrkessykdom som kan gi rett til erstatning for ansatte som er innmeldt der.

• Hvis enheten har samordningsavtale om HMS med annen enhet, skal denne enheten orienteres om HMS-avviket og tiltak for oppfølging. I de tilfellene du skal orientere eksterne enheter om et HMS-avvik må du alltid anonymisere HMS-avviket for å ivareta personvernet til innmelder.

Verneombud / hovedverneombud / universitetets hovedverneombud:

• Har tilgang til HMS-avvik på overordnet nivå ved UiB.

• Skal påse at rapporterte HMS-avvik blir fulgt opp i tråd med retningslinjene.

• Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant, ansatt og student i melding og oppfølging av HMS-avvik.

HR-avdelingen:

• Har tilgang til alle HMS-avvik ved UiB.

• Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant i oppfølging av HMS-avvik.

• Skal legge frem periodevise rapporter av alle HMS-avvik ved UiB for AMU og fremheve HMS-avvik som er av en alvorlig karakter, krever særskilt oppfølging eller kan bidra til organisasjonslæring.

• Skal legge frem periodevise rapporter av HMS-avvik ved UiB for LMU som omhandler studenter.

Bedriftshelsetjenesten:

• Blir orientert om og har innsyn i alle HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom ved UiB.

• Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant, ansatt og student i oppfølging av HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom.

Eiendomsavdelingen:

• Har tilgang til alle HMS-avvik ved UiB.

• Skal ved behov bistå HR-avdelingen i utarbeiding av rapporter til AMU og LMU ved sikkerhetsavvik.

• Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant i oppfølging av HMS-avvik i tråd med «Styringssystem for sikring av bygg og verdier».

6. Tilgrensede retningslinjer

• Konflikter mellom ansatte skal rapporteres og håndteres i tråd med Retningslinjer for konflikthåndtering

• Mobbing og trakassering mellom ansatte skal rapporteres og håndteres i tråd med Retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing og trakassering.

• Varsling av kritikkverdige forhold skal gjøres i tråd med Retningslinjer for varsling ved Universitetet i Bergen.

• Konflikter, mobbing og utilbørlig opptreden som berører studenter skal rapporteres og følges opp i tråd med Retningslinjer for konflikter, mobbing, trakassering og seksuell trakassering som berører studenter ved Universitetet i Bergen.

• Klager og bekymringer fra studenter som gjelder studentmiljøet skal meldes i «Si fra! systemet».

• Sikkerhetsavvik som er definert i Styringssystem for sikring av bygg og verdier skal meldes og følges opp som HMS-avvik.

7. Referanser

Arbeidsmiljøloven

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

Universitets- og høyskoleloven § 4-3.

Beredskapsplan ved Universitetet i Bergen

Veiledning er tilgjengelig i HMS-portalen

Utarbeidet av: HR-avdelingen

Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 08.04.2021.

Erstatter: «Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik” av 02.07.2014.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
04.10.2021	Revidert retningslinje	Mona Viksøy
09:17:11	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
16. desember 2019 09:15:50	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
16. desember 2019 09:12:05	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
10. januar 2019 17:50:33	Oppdatering av navn	Olaug Eiksund
07. januar 2019 12:35:44	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 12:30:46	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:45:20	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:44:19	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:49	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:05	Justering av tekst.	Olaug Eiksund