Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik¶
Godkjent av Universitetsdirektøren 02.07.2014
1. Formål¶
Retningslinjene skal sikre:
at helse-, miljø- og sikkerhetsavvik (HMS-avvik) ved Universitetet i Bergen (UiB) håndteres i henhold til interne regler og myndighetskrav
at arbeids- og læringsmiljø er fullt forsvarlig
at alle HMS-avvik meldes
at korrigerende og forebyggende tiltak vurderes og iverksettes
kontinuerlig kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet
organisasjonslæring og erfaringsoverføring
ivaretakelse av skadedes rettigheter.
2. Forankring¶
Retningslinjene er en del av UiBs Regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i arbeidsmiljøloven og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).
3. Omfang¶
Retningslinjene omfatter HMS-avvik og gjelder alle ansatte, studenter og besøkende ved UiB og all aktivitet i regi av universitetet.
Enheter som har samordningsavtale om helse, miljø og sikkerhet med annen virksomhet, skal håndtere HMS-avvik etter den gjeldende samordningsavtalen.
Aktuell beredskapsplan (lokal/sentral) skal iverksettes ved kriser og uønskede hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.
3.1 Forhold som ikke skal meldes som HMS-avvik:
Konflikter mellom ansatte skal håndteres i henhold til UiBs Retningslinjer for konflikthåndtering.
Varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten etter arbeidsmiljøloven § 2-4 og varsel iht. varslingsplikt i arbeidsmiljøloven § 2-3 nr. 2 d) om trakassering eller diskriminering, skal håndteres i henhold UiBs Retningslinjer for varsling.
Studenters melding om vold og trusler og klager på det psykososiale læringsmiljøet skal behandles i henhold til Universitets- og høyskoleloven § 4-3.
4. Ansvar¶
Linjeleder har innenfor sitt ansvarsområde:
ansvar for at retningslinjen blir iverksatt og fulgt opp
ansvar for å følge opp meldte HMS-avvik og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak.
Ansatte og studenter har plikt til å følge retningslinjen.
Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet og se til at tiltak gjennomføres.
Læringsmiljøutvalget (LMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet som involverer studenter, og se til at tiltak som gjelder studenters læringsmiljø følges opp.
5. Definisjoner¶
HMS-avvik er uønskede hendelser og/eller forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materiell, som:
branntilløp, brann og eksplosjon
innbrudd, tyveri, ran og uvedkommende i/ved bygg
materiell skade og bygningsmessig forhold
personskade
skadelig utslipp til miljø
feilhåndtering av kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder
vold og trusler fra tredje part
brudd på HMS-lovgivning og HMS- retningslinjer/-prosedyrer.
Personskade:
Vold og trusler fra tredje part: Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved UiB og som truer/utøver vold mot en UiB-ansatt i dennes arbeidssituasjon.
Linjeleder: Universitetsdirektør, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten.
6. Melding og oppfølging av HMS-avvik¶
6.1 Melding av HMS-avvik¶
Ansatte:
Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Ansatt skal beskrive HMS- avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til leder/leders representant. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.
Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til lokal linjeleder, slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.
Studenter:
Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Student skal beskrive HMS-avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til fakultet. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.
Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til fakultet/institutt slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.
6.2. Oppfølgning av HMS-avvik¶
Linjeleder/linjeleders representant skal innenfor sitt ansvarsområde:
Informere ansatte og studenter om retningslinjene.
Følge opp mottatte HMS-avvik og vurdere korrigerende og forebyggende tiltak så snart som mulig. HMS-seksjonen, verneombud og overordnet nivå har lesetilgang til saksbehandling av meldingen.
Ved HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling melde dette til NAV på eget skademeldingsskjema. Melding bør sendes snarest og senest innen tre dager.
Ved yrkesskader eller yrkessykdom som kan gi rett til erstatning etter Lov om Yrkesskadeforsikring skal skademelding sendes til Statens pensjonskasse.
Varsle beredskapsledelsen i linjen om uønskede hendelser og kriser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.
Dersom enheten har samordningsavtale om HMS med annen enhet skal kopi av avviksmeldingen sendes til informasjon.
Dersom HMS-avviket ikke kan løses lokalt skal meldingen videresendes i linjen.
Sørge for at alle HMS-avvik følges opp, dokumenteres og ferdigstilles.
Verneombud skal innenfor sitt verneområde:
Motta kopi av meldte HMS-avvik og følge saksbehandlingen.
Påse at linjeleder/linjeleders representant følger opp meldte HMS-avvik.
Bistå linjeleder, ansatt og student ved behov.
HMS-seksjonen:
Mottar kopi av alle meldte HMS-avvik ved UiB.
Skal ved behov følge opp HMS-avvik som omfatter personskade.
Legger frem periodevise rapporter av alle HMS-avvik ved UiB for AMU.
Legger frem periodevise rapporter av HMS-avvik ved UiB som omhandler studenter for LMU.
Eiendomsavdelingen:
Mottar kopi HMS-avvik som omfatter branntilløp, brann, eksplosjon, innbrudd, tyveri, ran, uvedkommende i/ved bygg, materiell skade og bygningsmessige forhold.
Sørger for utbedring av bygg, samt drift- og vedlikeholdstjenester som er meldt i Lydia.
7. Referanser¶
Veiledning er tilgjengelig i HMS-portalen
Erstatter: ”Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker” av 15.12.03.
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
---|---|---|
16. desember 2019 09:17:11 |
Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder. |
Olaug Eiksund |
16. desember 2019 09:15:50 |
Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder. |
Olaug Eiksund |
16. desember 2019 09:12:05 |
Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder. |
Olaug Eiksund |
10. januar 2019 17:50:33 |
Oppdatering av navn |
Olaug Eiksund |
07. januar 2019 12:35:44 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 12:30:46 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 10:45:20 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 10:44:19 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 10:24:49 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 10:24:05 |
Justering av tekst. |
Olaug Eiksund |