Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik

Godkjent av Universitetsdirektøren 02.07.2014

1. Formål

Retningslinjene skal sikre:

• at helse-, miljø- og sikkerhetsavvik (HMS-avvik) ved Universitetet i Bergen (UiB) håndteres i henhold til interne regler og myndighetskrav

• at arbeids- og læringsmiljø er fullt forsvarlig

• at alle HMS-avvik meldes

• at korrigerende og forebyggende tiltak vurderes og iverksettes

• kontinuerlig kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet

• organisasjonslæring og erfaringsoverføring

• ivaretakelse av skadedes rettigheter.

2. Forankring

Retningslinjene er en del av UiBs Regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i arbeidsmiljøloven og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).

3. Omfang

Retningslinjene omfatter HMS-avvik og gjelder alle ansatte, studenter og besøkende ved UiB og all aktivitet i regi av universitetet.

Enheter som har samordningsavtale om helse, miljø og sikkerhet med annen virksomhet, skal håndtere HMS-avvik etter den gjeldende samordningsavtalen.

Aktuell beredskapsplan (lokal/sentral) skal iverksettes ved kriser og uønskede hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.

3.1 Forhold som ikke skal meldes som HMS-avvik:

• Konflikter mellom ansatte skal håndteres i henhold til UiBs Retningslinjer for konflikthåndtering.

• Varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten etter arbeidsmiljøloven § 2-4 og varsel iht. varslingsplikt i arbeidsmiljøloven § 2-3 nr. 2 d) om trakassering eller diskriminering, skal håndteres i henhold UiBs Retningslinjer for varsling.

• Studenters melding om vold og trusler og klager på det psykososiale læringsmiljøet skal behandles i henhold til Universitets- og høyskoleloven § 4-3.

4. Ansvar

Linjeleder har innenfor sitt ansvarsområde:

• ansvar for at retningslinjen blir iverksatt og fulgt opp

• ansvar for å følge opp meldte HMS-avvik og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak.

Ansatte og studenter har plikt til å følge retningslinjen.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet og se til at tiltak gjennomføres.

Læringsmiljøutvalget (LMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet som involverer studenter, og se til at tiltak som gjelder studenters læringsmiljø følges opp.

5. Definisjoner

HMS-avvik er uønskede hendelser og/eller forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materiell, som:

• branntilløp, brann og eksplosjon

• innbrudd, tyveri, ran og uvedkommende i/ved bygg

• materiell skade og bygningsmessig forhold

• personskade

• skadelig utslipp til miljø

• feilhåndtering av kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder

• vold og trusler fra tredje part

• brudd på HMS-lovgivning og HMS- retningslinjer/-prosedyrer.

Personskade:

i) Mindre personskade som ikke medførte medisinsk behandling.

ii) Skade som medførte medisinsk behandling og er meldepliktig til NAV.

Vold og trusler fra tredje part: Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved UiB og som truer/utøver vold mot en UiB-ansatt i dennes arbeidssituasjon.

Linjeleder: Universitetsdirektør, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten.

6. Melding og oppfølging av HMS-avvik

6.1 Melding av HMS-avvik

Ansatte:

• Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Ansatt skal beskrive HMS- avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til leder/leders representant. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.

• Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til lokal linjeleder, slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.

Studenter:

• Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Student skal beskrive HMS-avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til fakultet. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.

• Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til fakultet/institutt slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.

6.2. Oppfølgning av HMS-avvik

Linjeleder/linjeleders representant skal innenfor sitt ansvarsområde:

• Informere ansatte og studenter om retningslinjene.

• Følge opp mottatte HMS-avvik og vurdere korrigerende og forebyggende tiltak så snart som mulig. HMS-seksjonen, verneombud og overordnet nivå har lesetilgang til saksbehandling av meldingen.

• Ved HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling melde dette til NAV på eget skademeldingsskjema. Melding bør sendes snarest og senest innen tre dager.

• Ved yrkesskader eller yrkessykdom som kan gi rett til erstatning etter Lov om Yrkesskadeforsikring skal skademelding sendes til Statens pensjonskasse.

• Varsle beredskapsledelsen i linjen om uønskede hendelser og kriser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.

• Dersom enheten har samordningsavtale om HMS med annen enhet skal kopi av avviksmeldingen sendes til informasjon.

• Dersom HMS-avviket ikke kan løses lokalt skal meldingen videresendes i linjen.

• Sørge for at alle HMS-avvik følges opp, dokumenteres og ferdigstilles.

Verneombud skal innenfor sitt verneområde:

• Motta kopi av meldte HMS-avvik og følge saksbehandlingen.

• Påse at linjeleder/linjeleders representant følger opp meldte HMS-avvik.

• Bistå linjeleder, ansatt og student ved behov.

HMS-seksjonen:

• Mottar kopi av alle meldte HMS-avvik ved UiB.

• Skal ved behov følge opp HMS-avvik som omfatter personskade.

• Legger frem periodevise rapporter av alle HMS-avvik ved UiB for AMU.

• Legger frem periodevise rapporter av HMS-avvik ved UiB som omhandler studenter for LMU.

Eiendomsavdelingen:

• Mottar kopi HMS-avvik som omfatter branntilløp, brann, eksplosjon, innbrudd, tyveri, ran, uvedkommende i/ved bygg, materiell skade og bygningsmessige forhold.

• Sørger for utbedring av bygg, samt drift- og vedlikeholdstjenester som er meldt i Lydia.

7. Referanser

Arbeidsmiljøloven

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

Universitets- og høyskoleloven § 4-3.

Beredskapsplan ved Universitetet i Bergen

Veiledning er tilgjengelig i HMS-portalen

Utarbeidet av: Seksjon for HMS, beredskap og BHT, HR-avdelingen

Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 04.12.2013.

Erstatter: ”Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker” av 15.12.03.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
16. desember 2019 09:17:11	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
16. desember 2019 09:15:50	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
16. desember 2019 09:12:05	Justering av rutine i forbindelse med ny NAV-skjemaveileder.	Olaug Eiksund
10. januar 2019 17:50:33	Oppdatering av navn	Olaug Eiksund
07. januar 2019 12:35:44	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 12:30:46	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:45:20	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:44:19	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:49	Justering av tekst.	Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:05	Justering av tekst.	Olaug Eiksund