Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid

Godkjent av Universitetsdirektøren 17.6.2026, arkivref. 26/52157 (erstatter retningslinjen av 23.10.2009, sist endret 06.12.2023, arkivref. 2009/13049.)

Formål og forankring

Retningslinjen skal bidra til at Universitetet i Bergen (UiB) når sine virksomhetsmål og sikre at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved UiB er i tråd med myndighetskrav og interne regler. Den er forankret i arbeidsmiljøloven og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften). Retningslinjen beskriver hvordan HMS-arbeidet ved UiB skal organiseres, gjennomføres, dokumenteres og kontrolleres. Det systematiske HMS-arbeidet skal være forebyggende, skadebegrensende og helsefremmende med hensyn til arbeidsmiljøet, og legge til rette for et aktivt samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, og deres representanter.

Omfang

Retningslinjen omfatter hele virksomheten, alle enheter og all aktivitet i regi av UiB.

Der det er flere arbeidsgivere på samme arbeidsplass skal det være avtalt hvilken arbeidsgiver som er hovedbedrift med samordningsansvar for HMS-arbeidet.

Definisjoner

Arbeidsmiljø	Arbeidsmiljø handler om arbeidet, altså først og fremst om det vi gjør på jobben. Arbeidsmiljøet er knyttet til hvordan man organiserer, planlegger og gjennomfører arbeidet.
Systematisk HMS-arbeid (internkontroll)	Systematisk sett av aktiviteter som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskrav og internt regelverk for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell.
Enhet	Del av UiBs styrings- og ansvarslinje med delegert arbeidsgiveransvar. Omfatter fakultet, avdeling, institutt, sentre og tilsvarende.
Hovedbedrift	Virksomheten som har ansvar for å samordne helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet når flere virksomheter jobber på samme arbeidsplass.
Linjeleder	Øverste leder ved en enhet. F.eks. universitetsdirektør, dekan, fakultets / avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende, som har det overordnete HMS- ansvaret ved enheten.
HMS-årsrapport	Rapport knyttet til årlig rapportering av systematisk HMS-arbeid ved UiB og underliggende enheter.
Verneombud	Ansattes valgte representant som skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. UiB har tre nivå for verneombudene; universitetets hovedverneombud, hovedverneombud og verneombud.
HMS-risikovurdering	Er en systematisk kartlegging og vurdering av alle forhold i arbeidet som kan føre til personskader, helseplager, sykdom eller miljøskader, samt identifisering og vurdering av tiltak som kan redusere risikoen ved disse forholdene.
HMS-avvik	Uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materielle verdier.

Ansvar

Linjeleder har innenfor sitt ansvarsområde ansvar for:

• At retningslinjen blir iverksatt og fulgt opp.

• At det systematiske HMS-arbeidet ved enheten er planlagt, organisert, gjennomført og dokumentert i tråd med interne regler og myndighetskrav.

HR-avdelingen har ansvar for:

• Prosedyrer og rammer knyttet til det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll)..

• Sentrale HMS-systemer, informasjon og oppæring.

• Sentrale HMS-samordningsavtaler.

Verneombud skal innenfor sitt verneområde:

• Påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar etter myndighetskrav og UiBs interne regler.

• Ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet.

• Deltar under planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet.

Arbeidstaker skal medvirke ved:

• Utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid.

Innleide arbeidstakere og gjester ved UiB skal:

• Følge UiBs HMS regler, få nødvendig informasjon og opplæring for å ivareta sikkerheten.

Studenter:

• Studenter i praktisk opplæring med undervisning eller forskning som formål, er underlagt arbeidsmiljølovens bestemmelser når arbeidet foregår under forhold som kan innebære fare for liv og helse f.eks. i laboratoriefag, undervisning på verksted og feltarbeid/tokt. Studentenes rettigheter og plikter i det systematiske HMS-arbeid blir i disse tilfellene som for ansatte.

Organisering og gjennomføring

Linjeleder ved enhetene skal innenfor sitt ansvarsområde sørge for at:

Krav	Frekvens	Dokumentasjon
Enheten har en oversikt over all aktivitet og interne regler og myndighetskrav som følger med disse.	Gjennomgås årlig
Enheten har skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver og etterse at HMS-oppgavene utføres.	Gjennomgås årlig	Skriftlig
HMS-mål og -handlingsplan er utarbeidet i tråd med lokale utfordringer og overordnede HMS- mål og -handlingsplaner.	Oppdateres årlig	Skriftlig
Verneombud tas med ved planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor eget verneområde.	Løpende
Ansatte, studenter og gjester får nødvendig informasjon og opplæring i HMS til å utføre sitt arbeid på en trygg og forsvarlig måte.	Løpende
Ansatte medvirker i det systematiske HMS-arbeidet.	Løpende
Arbeidsmiljøkartlegginger av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø gjennomføres.	Årlig	Skriftlig
HMS-risikovurdering(er) gjennomføres, og bygger på kartlegging av aktiviteten og arbeidsmiljøet ved enhet.	Gjennomgås årlig	Skriftlig
Bedriftshelsetjenesten bistår ved risikoforhold i arbeidsmiljøet som kan ha betydning for ansattes helse.	Ved behov
HMS-avvik meldes og følges opp.	Løpende	Skriftlig
Gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (Internkontroll) gjennomføres i samarbeid med verneombud, og rapporteres i linjen. HMS-internkontroll er en del av UiBs helhetlige internkontroll (Virksomhetsstyring).	Årlig	Skriftlig
HMS-arbeidet samordnes med eventuelt andre arbeidsgivere der begge er lokalisert og/eller driver aktivitet, og at HMS- samordningsavtale opprettes ved behov og følges opp.	Gjennomgås ved behov	Skriftlig

Referanser

Arbeidsmiljøloven

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)

Forskrift om utførelse av arbeid, psykososialt arbeidsmiljø, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid)

Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning

Retningslinjer-for-tilrettelegging-og-samarbeid-mellom-linjeleder-og- verneombud.

Helhetlig internkontroll

HMS-portalen

Dato	Kommentar	Lagt inn av
juni 2026	Sammenslåing av tre retningslinjer, se sak nr. 26/52157 for detaljer	Mona Viksøy
desember 2023	Mindre språklige justeringer	Mona Viksøy
oktober 2022	Rettet lenke i pkt 8	Mona Viksøy
16. november 2017 11:04:37	Mindre tekstlig justering.	Olaug Eiksund
18. oktober 2017 07:57:17	Oppdatering av navn: Seksjon for HMS, beredskap og kap. 7	Olaug Eiksund
15. juni 2015 13:16:42	Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen	Olaug Eiksund
10. februar 2015 10:16:46	Språklig korrigering.	Olaug Eiksund
27. juni 2013 09:33:50	Språklig justering.	Olaug Eiksund
11. januar 2013 12:57:40	Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid publiseres.	Torunn Gjøringbø Saunes
12. januar 2012 08:09:03	Legges over fra HMS-håndboken, Del 6. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.	Olaug Eiksund
06. april 2011 15:41:18	Legges over fra HMS-håndboken, Del 6. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.	Olaug Eiksund
28. mars 2011 11:12:32	Legges over fra HMS-håndboken, Del 6. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.	Olaug Eiksund
03. februar 2011 13:52:49	Legges over fra HMS-håndboken, Del 6. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.	Olaug Eiksund