Retningslinjer for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud¶

Godkjent av Universitetsdirektøren 13.02.2012

1. Formål¶

Universitetet i Bergen (UiB) vil sikre at det på alle nivå er satt av tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsarbeid på en forsvarlig måte og sikre regelmessige møtepunkt mellom verneombud og linjeleder slik at det legges til rette for et aktivt samarbeid mellom linjeleder og verneombud i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved UiB.

2. Forankring¶

Retningslinjen er del av universitetets Regelsamling (Del 3. Personal og HMS), 3.2.2 Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet og er knyttet til Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, hjemlet i Arbeidsmiljøloven og Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning.

3. Omfang¶

Retningslinjen omfatter hele universitetet, alle nivå og enheter ved universitetet.

4. Ansvar¶

Linjeleder er ansvarlig for å iverksette og følge opp retningslinjen.

5. Definisjoner¶

Linjeleder: universitetsdirektør, fakultetsdirektør, avdelingsdirektør eller ansatt dekan og instituttleder
Verneombud: universitetets hovedverneombud (UHVO), hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO)
Varaverneombud: Vara-UHVO, vara-HVO, vara-VO.

6. Tilrettelegging og samarbeid¶

6.1 Organisering¶

Linjeleder skal innenfor sitt ansvarsområde:

Sørge for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud.
Følge opp eventuelle samordningsavtaler med andre arbeidsgivere (jf. internkontrollforskriften § 6).
Sørge for at verneombud har tilstrekkelig HMS-kompetanse til å utføre vervet.

Verneombud skal innenfor sitt verneområde:

Være kjent med retningslinjen.
Påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar etter myndighetskrav og universitetets interne regler.
Delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet

For øvrig skal verneombudet gjøre seg kjent med bestemmelsene om verneombudets taushetsplikt (jf. Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning § 3- 17).

UHVO og HVO har i tillegg ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet innenfor sitt verneområde (jf aml § 6-1 (3), Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning § 1-5 og § 1-6).

Varaverneombud skal innenfor sitt verneområde:

Være kjent med retningslinjen og skal kunne tre inn dersom verneombud er forhindret i å utføre sitt verv. I de situasjonene varaverneombud trer inn, gjelder de samme reglene for varaverneombud som for verneombud.

6.2 Gjennomføring¶

Tid til å utføre vervet som verneombud

Linjeleder og verneombud skal sikre at verneombudet får tilstrekkelig tid til å utføre vervet. Begge parter skal i fellesskap vurdere hvilke eventuelle konsekvenser vervet får for verneombudets ordinære oppgaver og vurdere konkrete løsninger.

Følgende møter mellom universitetets verneombud er fastlagt:

Møte UHVO og HVO: Minimum 1 gang pr kvartal
Møte UHVO, HVO og VO: Minimum 1 gang pr kvartal
Møte HVO og VO: Minimum 1 gang pr måned

Dersom det oppstår uventede situasjoner som medfører at vernearbeid må utføres utover alminnelig arbeidstid etter aml. § 10-4, skal det godtgjøres som overtid (jf aml § 6-5 (3)). Om det oppstår uventede situasjoner som krever at verneombudet griper inn, har verneombudet rett til å forlate arbeidsplassen. Skjer det, skal verneombudet orientere linjeleder.

Faste møter

Linjeleder skal sikre og legge til rette for regelmessige møter mellom verneombud og linjeleder. Verneombud, varaverneombud og linjeleder skal møtes minimum kvartalsvis.

De faste møtene mellom linjeleder og verneombud skal brukes til å diskutere arbeidsmiljøsituasjonen ved verneområdet. Dersom det oppstår særskilte forhold mellom de faste møtene som kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal linjeleder innkalle til møte så raskt som mulig.

Verneombud skal møte i følgende utvalg ved UiB:

Arbeidsmiljøutvalget (AMU), UHVO medlem: Minimum 4 ganger i året
Forhandlingsutvalget: UHVO skal møte når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets tilpasningsavtale til Hovedavtalen for arbeidstakere i staten, kapittel 5.
Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU): HVO skal møte når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets tilpasningsavtale til Hovedavtalen for arbeidstakere i staten, kapittel 5.

6.3 Evaluering¶

Tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud skal evalueres årlig som del av Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet (internkontroll).

7. Referanser¶

Arbeidsmiljøloven
Forskrift om systematisk HMS-arbeid i virksomheter
(internkontrollforskriften)
Forskrift om organisasjon, ledelse og
medvirkning
Hovedavtalen for arbeidstakere i staten 1.1.2017 –
31.12.2019’
Orientering om Medvirkning og
vernetjenesten
Regelsamlingen 3.2.2 Ansvar og oppgaver i
HMS-arbeidet
Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid
Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet
(internkontroll)

Utarbeidet av: Seksjon for HMS, beredskap og BHT, HR-avdelingen

Behandlet av Arbeidsmiljøutvalget: 08.12.2011

Dato	Kommentar	Lagt inn av
02. oktober 2017 09:07:16	Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen	Olaug Eiksund
29. september 2017 12:48:15	Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen	Olaug Eiksund
15. juni 2015 13:29:21	Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen	Olaug Eiksund
10. februar 2015 07:46:04	Korrigeringer i punkt 7. Referanser.	Olaug Eiksund
10. februar 2015 07:45:05	Korrigeringer i punkt 7. Referanser.	Olaug Eiksund
19. mars 2013 09:14:21	Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres.	Torunn Gjøringbø Saunes
19. mars 2013 09:09:13	Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres.	Torunn Gjøringbø Saunes
19. mars 2013 09:04:50	Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres.	Torunn Gjøringbø Saunes