Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik ----------------------------------------------------------------------------- :doc:`English version ` Godkjent av Universitetsdirektøren 18.08.2021 1. Formål ~~~~~~~~~ Retningslinjene skal sikre: - at helse-, miljø- og sikkerhetsavvik (HMS-avvik) ved Universitetet i Bergen (UiB) håndteres i henhold til myndighetskrav og interne regler - at arbeids- og læringsmiljø er fullt forsvarlig - at alle HMS-avvik meldes - at korrigerende og forebyggende tiltak vurderes og iverksettes - kontinuerlig kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet - organisasjonslæring og erfaringsoverføring - ivaretakelse av skadedes rettigheter. 2. Omfang ~~~~~~~~~ Retningslinjene omfatter HMS-avvik og gjelder alle ansatte, studenter og besøkende ved UiB og all aktivitet i regi av universitetet. Sikkerhetsavvik er også definert og forankret i :doc:`Styringssystem for sikring av bygg og verdier `, som gir utdypende retningslinjer for forvaltning av bygg og fysiske (materielle) verdier. Her fremgår det at sikkerhetsavvik skal meldes og følges opp som HMS-avvik. Sikkerhetsavvik omfatter brudd på styringssystem for sikring av bygg og verdier, innbrudd og uvedkommende i/ved bygg, større bygningsmessige skader og skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima. Sikkerhetsavvik er av praktiske formål videre omtalt som HMS-avvik. Enheter som har samordningsavtale om helse, miljø og sikkerhet med annen virksomhet, skal håndtere HMS-avvik etter gjeldende avtale. Ved uønskede hendelser som krever ressurser utover ordinær drift kan aktuell :doc:`beredskapsplan ` vurderes iverksatt. 3. Ansvar ~~~~~~~~~ Linjeleder er ansvarlig for at retningslinjene gjøres kjent og følges opp ved enheten, og at HMS-avvik legges frem for styrende og rådgivende organ. Ansatte og studenter har plikt til å følge retningslinjene. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal gjennomgå alle HMS-avvik og se til at tiltak gjennomføres, og identifisere læringspunkt som kan bidra til organisasjonslæring. Læringsmiljøutvalget (LMU) skal gjennomgå alle HMS-avvik som involverer studenter og se til at tiltak som gjelder studenters læringsmiljø gjennomføres. 4. Definisjoner ~~~~~~~~~~~~~~~ HMS-avvik: Er uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materielle verdier, som: - brudd på HMS-lovgivning og HMS-retningslinjer/-prosedyrer - personskade som medførte medisinsk behandling - arbeidsrelatert sykdom - mindre personskade - skadelig utslipp til miljø - uønsket hendelse med kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder - vold og trusler fra tredjepart - forhold som reduserer brannsikkerheten - brudd på «Styringssystem for sikring av bygg og verdier» - innbrudd og uvedkommende i/ved bygg - større bygningsmessige skader - skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima Arbeidsrelatert sykdom: Sykdom som opptrer akutt ved påvirkninger i arbeidsmiljøet og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidsmiljøet eller forhold på arbeidsplassen. Vold og trusler fra tredjepart: Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved UiB og som truer/utøver vold mot en UiB-ansatt i dennes arbeidssituasjon. Linjeleder: Fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten. UiBhjelp-operatør: Oppnevnt som linjeleders representant for å følge opp rapporterte HMS-avvik ved enheten. 5. Melding og oppfølging av HMS-avvik ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 5.1 Melding av HMS-avvik ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Ansatte og studenter: - Skal melde HMS-avvik ved å bruke skjema i UiBhjelp så snart HMS-avvik er oppdaget. - Skal ved personskader med risiko for smitte og alvorlige personskader umiddelbart melde fra til lokal linjeleder eller `infosenter ved fakultet `__, slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges. 5.2 Oppfølging av HMS-avvik ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ Linjeleder: - Skal oppnevne UiBhjelp-operatør. - Skal bistå i oppfølging av HMS-avvik, og ved behov sende melding om yrkesskade/yrkessykdom til NAV og Statens pensjonskasse. - Har tilgang til HMS-avvik på overordnet nivå ved UiB. - Skal se til at rapporterte HMS-avvik bidrar til kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet og at læringspunkt som kan bidra til organisasjonslæring identifiseres. - Skal varsle :doc:`linjeledelsen ` ved kriser og uønskede hendelser og som krever ressurser utover ordinær drift, slik iverksetting av aktuell beredskapsplan kan vurderes. - Skal ved ulykker som har medført alvorlig skade (Arbeidstilsynets definisjon) eller død varsle linjeledelsen, nærmeste politimyndighet og Arbeidstilsynet på `skjemaet Melding om arbeidsulykke `__ som har voldt død eller alvorlig personskade. Melding skal sendes snarest og senest samme dag. UiBhjelp-operatør: - Skal følge opp, kvalitetssikre og kategorisere rapporterte HMS-avvik og vurdere og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. HMS-avvik skal følges opp så snart som mulig. - Skal holde linjeleder orientert og ved behov be om bistand. - Skal holde verneombud orientert og ved behov be om bistand. - Skal se til at arbeidsgiver sammen med innmelder fyller ut skjema om yrkesskade/yrkessykdom til NAV for `ansatt `__ eller `student `__ ved HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling, der mulig skade vil kunne avdekkes senere, eller arbeidsrelatert sykdom. Melding bør sendes snarest og senest innen tre dager. - Skal se til at arbeidsgiver sammen med innmelder fyller ut skjema til `Statens pensjonskasse `__ ved yrkesskade/yrkessykdom som kan gi rett til erstatning for ansatte som er innmeldt der. - Hvis enheten har samordningsavtale om HMS med annen enhet, skal denne enheten orienteres om HMS-avviket og tiltak for oppfølging. I de tilfellene du skal orientere eksterne enheter om et HMS-avvik må du alltid anonymisere HMS-avviket for å ivareta personvernet til innmelder. Verneombud / hovedverneombud / universitetets hovedverneombud: - Har tilgang til HMS-avvik på overordnet nivå ved UiB. - Skal påse at rapporterte HMS-avvik blir fulgt opp i tråd med retningslinjene. - Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant, ansatt og student i melding og oppfølging av HMS-avvik. HR-avdelingen: - Har tilgang til alle HMS-avvik ved UiB. - Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant i oppfølging av HMS-avvik. - Skal legge frem periodevise rapporter av alle HMS-avvik ved UiB for AMU og fremheve HMS-avvik som er av en alvorlig karakter, krever særskilt oppfølging eller kan bidra til organisasjonslæring. - Skal legge frem periodevise rapporter av HMS-avvik ved UiB for LMU som omhandler studenter. Bedriftshelsetjenesten: - Blir orientert om og har innsyn i alle HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom ved UiB. - Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant, ansatt og student i oppfølging av HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom. Eiendomsavdelingen: - Har tilgang til alle HMS-avvik ved UiB. - Skal ved behov bistå HR-avdelingen i utarbeiding av rapporter til AMU og LMU ved sikkerhetsavvik. - Skal ved behov bistå linjeleder/linjeleders representant i oppfølging av HMS-avvik i tråd med «Styringssystem for sikring av bygg og verdier». 6. Tilgrensede retningslinjer ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ - Konflikter mellom ansatte skal rapporteres og håndteres i tråd med :doc:`Retningslinjer for konflikthåndtering ` - Mobbing og trakassering mellom ansatte skal rapporteres og håndteres i tråd med :doc:`Retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing og trakassering `. - Varsling av kritikkverdige forhold skal gjøres i tråd med :doc:`Retningslinjer for varsling ved Universitetet i Bergen `. - Konflikter, mobbing og utilbørlig opptreden som berører studenter skal rapporteres og følges opp i tråd med :doc:`Retningslinjer for konflikter, mobbing, trakassering og seksuell trakassering som berører studenter ved Universitetet i Bergen `. - Klager og bekymringer fra studenter som gjelder studentmiljøet skal meldes i `«Si fra! systemet» `__. - Sikkerhetsavvik som er definert i :doc:`Styringssystem for sikring av bygg og verdier ` skal meldes og følges opp som HMS-avvik. 7. Referanser ~~~~~~~~~~~~~ | `Arbeidsmiljøloven `__ | `Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) `__ | `Universitets- og høyskoleloven § 4-3 `__. | :doc:`Beredskapsplan ved Universitetet i Bergen ` `Veiledning er tilgjengelig i HMS-portalen `__ | Utarbeidet av: HR-avdelingen | Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 08.04.2021. | Erstatter: "Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik” av 02.07.2014. +-------------------------+-------------------------+---------------+ | Dato | Kommentar | Lagt inn av | +=========================+=========================+===============+ | 6.10.2022 | 5.1. Lenke til | Mona Viksøy | | | infosenterrettet opp | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 04.10.2021 | Revidert retningslinje | Mona Viksøy | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 09:17:11 | Justering av rutine i |Olaug Eiksund | | | forbindelse med ny | | | | NAV-skjemaveileder. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. desember 2019 | Justering av rutine i | Olaug Eiksund | | 09:15:50 | forbindelse med ny | | | | NAV-skjemaveileder. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. desember 2019 | Justering av rutine i | Olaug Eiksund | | 09:12:05 | forbindelse med ny | | | | NAV-skjemaveileder. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 10. januar 2019 | Oppdatering av navn | Olaug Eiksund | | 17:50:33 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. januar 2019 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 12:35:44 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 12:30:46 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 10:45:20 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 10:44:19 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 10:24:49 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Justering av tekst. | Olaug Eiksund | | 10:24:05 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+