Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll)
Godkjent av Universitetsdirektøren 28.01.2009, sist endret 31.10.2024, arkivreferanse 2008/14884.
1. Formål
Formålet med retningslinjen er å se til at elementene i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved Universitetet i Bergen (UiB) stemmer overens med myndighetskrav og interne regler, vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessige i forhold til UiBs virksomhetsmål og avdekke forbedringspotensialer, slik at tiltak kan vurderes og prioriteres.
2. Forankring
Retningslinjen inngår i UiBs regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 8.
3. Omfang
Retningslinjen omfatter alle enheter ved UiB.
4. Ansvar
5. Definisjoner
Linjeleder: Universitetsdirektør, dekan, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten.
Enhet: Fakultet, avdeling, institutt og sentre ved UiB.
Verneombud: Universitetets hovedverneombud, hovedverneombud og verneombud.
Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS): Rapportering av HMS-arbeid. Gjennomføres av alle UiBs enheter.
6. Årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet
6.1. Organisering
Linjeleder gjennomgår det systematiske HMS-arbeidet og rapporterer videre i linjen. Dersom forbedringspotensialer blir avdekket skal korrigerende tiltak vurderes og prioriteres.
Verneombud skal sammen med linjeleder gjennomgå det systematiske HMS-arbeidet.
6.2. Gjennomgang
Følgende elementer i det systematiske HMS-arbeidet gjennomgås:
Vurdere om HMS-mål er nådd og sette nye HMS-mål.
Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet.
HMS-handlingsplan.
Resultater fra HMS-kartlegging, som HMS-møter og HMS-runder, risikovurdering og iverksetting av tiltak.
Innrapporterte HMS-avvik.
Se til at eksisterende rutiner og planer er hensiktsmessige og i samsvar med regelverk.
Etterse at nye aktiviteter/prosesser utføres på en forsvarlig måte.
Kartlegge HMS-opplæringsbehov for neste år.
Utføre nødvendig oppdatering av HMS-dokumenter.
6.3. Rapportering
Universitetsdirektøren ber årlig om rapportering av status for lokalt HMS-arbeid:
Linjeleder i samarbeid med verneombud fyller ut skjema for årsrapportering og returnerer det i linjen.
Linjeleder ved fakultetene, Universitetsmuseet i Bergen og Universitetsbiblioteket med respektive hovedverneombud utarbeider samlet HMS-årsrapport for enheten. Rapporten styrebehandles og oversendes universitetsdirektøren.
UiBs HMS-årsrapport, der lokale årsrapporter for HMS er et viktig element, behandles av Universitetsstyret, som gjennom rapport får innspill til styrende vedtak for HMS-arbeidet ved UiB.
6.4. Oppfølgning
Universitetsdirektøren gjennomgår lokale HMS-årsrapporter, gir nødvendige tilbakemeldinger, og foretar «en ledelsens gjennomgang» ved hvert fakultet/avdeling som skal følges opp ved lokal enhet og ved fakultet/avdeling.
7. Referanser
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
|---|---|---|
31.10.2024 |
Språklige justeringer i pkt. 6.3.og 6.4. |
Mona Viksøy |
6.12.2023 |
Språklige justeringer i pkt. 5, 6.2, og 6.3 |
Mona Viksøy |
6.10.2022 |
Rettet lenke - instruks for internrevisjon |
Mona Viksøy |
07. januar 2019 12:34:08 |
Kulepunkt i 6.3. Rapportering lagt inn som delkapittel 6.4 Oppfølging |
Olaug Eiksund |
07. januar 2019 12:28:45 |
Kulepunkt i 6.3. Rapportering lagt inn som delkapittel 6.4 Oppfølging |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 12:34:13 |
Oppdatering av url |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 11:14:32 |
Oppdatering av url |
Olaug Eiksund |
07. november 2017 13:45:58 |
Oppdatering av url |
Olaug Eiksund |
06. februar 2017 10:56:02 |
Oppdatering av url |
Olaug Eiksund |
06. februar 2017 10:53:45 |
Oppdatering av url |
Olaug Eiksund |
|
Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen |
Olaug Eiksund |
10. februar 2015 08:02:30 |
Endring av navn i punkt 6.3 Rapportering |
Olaug Eiksund |
|
Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontrollen) publiseres. |
Olaug Eiksund |