1.2 Myndighetskart

MYNDIGHETSKARTET DEL I

I) MYNDIGHETSUTØVELSE

a) Generelt om organisering og myndighetsutøvelse

Den myndigheten som i henhold til universitets- og høyskoleloven (uhl.) og annet grunnlag er lagt til Universitetet i Bergen, ligger i utgangspunktet hos universitetsstyret. Alle beslutninger ved institusjonen som er truffet av andre organer enn universitetsstyret, treffes på styrets vegne og på dettes ansvar. Det påligger av denne grunn styret og andre overordnede organer å føre tilsyn med virksomheten til underordnede organer. Videre har universitetsstyret rett og plikt til å fastsette virksomhetens interne organisering på alle nivåer.

Formål

Formålet med myndighetskartet er å gi en oversikt over intern fordeling av myndighet og fullmakter til å binde UiB overfor omverdenen, samt regler for delegasjon ved Universitetet i Bergen.

b) Definisjon og virkeområde

Med myndighetskart for UiB forstås en oversikt over hvilken beslutningsmyndighet som overordnet myndighet har tillagt universitetsstyret, rektor eller universitetsdirektør. Dette kan være Stortinget gjennom lovvedtak eller fagdepartement gjennom forskrift, reglement, tildelingsbrev eller på annen måte. Myndighetskartet viser også den beslutningsmyndighet som universitetsstyret har delegert til rektor og til universitetsdirektør og i hvilken grad slik myndighet er videredelegert i organisasjonen. Denne delen av myndighetskartet presiserer og avgrenser de enkelte lederstillingers beslutningsmyndighet. Beslutningsmyndigheten utøves innenfor de til enhver tid tildelte økonomiske rammer og ellers i samsvar med lov og forskrifter. Forøvrig vises til del om Økonomiforvaltning og til tildelingsbrev med bevilgninger fra universitetsstyret.

Det fremgår også av myndighetskartet hvilke saksfelt som er delegert til fakultetene, men myndighetskartet gir ikke en oversikt over hvordan fakultetene eventuelt videredelegerer oppgaver. Fakultetene kan selv lage egne oversikter over myndighet og fullmakter. Dette kan omfatte egne delegasjonsvedtak og utøves innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og ellers i samsvar med lov, forskrifter og universitetets egne regler, retningslinjer o.l.

Med fullmakt forstås den myndighet en person ansatt ved UiB har til å handle på universitetets vegne. Overfor omverdenen vil ansatte ved UiB, som opptrer på institusjonens vegne, normalt opptre i kraft av sin stilling og har således såkalt stillingsfullmakt. Fullmakten er imidlertid bundet av de begrensninger som følger av reglement, gjeldende myndighetskart og instrukser.

Inngår en person ansatt ved UiB en avtale eller treffer et vedtak i UiBs navn og innenfor fullmaktens grenser, stifter avtalen eller vedtaket rett og plikt umiddelbart for UiB. Dette gjelder likevel ikke hvis den ansatte handler i strid med gitte forskrifter, instrukser eller fullmakter og tredjemann forstår det eller burde forstå det.

En ansatt som går ut over sin myndighet og / eller fullmakt ved UiB kan komme i erstatningsansvar både overfor UiB og tredjemann.

II) DELEGASJON AV MYNDIGHET

Hovedprinsipper ved delegasjon

Delegasjon er en beslutning av et organ om at også et annet organ kan utøve den myndighet det delegerende organ innehar. Delegasjon må skilles fra overføring av myndighet til andre. Det kan bare delegeres til underordnede organer, dvs. organer som kan instrueres av det delegerende organ. Delegasjon innebærer ikke at det delegerende organ gir fra seg retten til å utøve den delegerte myndighet. Det delegerende organ kan fortsatt behandle saker innenfor det saksområdet delegasjonen omfatter. Det er adgang til delegasjon så langt dette er faglig forsvarlig og noe annet ikke er fastsatt i lov eller delegasjonsvedtak.

Prinsippene om delegasjon medfører at:

  • delegasjonsvedtaket/fullmakten kan tilbakekalles

  • det delegerende organ kan gi instrukser om hvordan den tildelte avgjørelsesmyndigheten skal utøves generelt eller i den enkelte sak

  • det delegerende organ kan avgjøre enkeltsaker som i utgangspunktet faller inn under den delegerte myndighet

  • det underordnede organ kan instrueres om hvordan saken skal avgjøres

  • det delegerende organ kan omgjøre vedtak av det underordnede organ i samme utstrekning som om det selv hadde truffet vedtak i saken

  • det delegerende organ har fortsatt det formelle ansvaret for behandlingen av sakene

III) DELEGASJON ETTER UNIVERSITETS- OG HØYSKOLELOVEN

Lov av 1. april 2005 nr 15 om universiteter og høyskoler (uhl.) § 9-1 nr 2 gir regler om delegasjon. Det fremgår her at universitetsstyret kan delegere myndighet til «andre ved institusjonen».

Delegasjon kan skje i den utstrekning dette anses som hensiktsmessig og ikke er åpenbart uforsvarlig, så lenge det ikke følger av loven at «styret selv» skal treffe vedtak eller det er andre begrensninger i adgangen til å delegere. Styret selv fastsetter også virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Følgende gir en oversikt over saksområder som styret ikke kan delegere.

1) Universitetsstyret

Saksområder som universitetsstyret ikke kan delegere:

  • Fastsette intern organisering på alle nivåer, uhl. § 9-2 (4)

  • Avhending av fast eiendom, uhl. § 12-3 (1)

  • Styret selv fastsetter innstillingsutvalgets sammensetning og nærmere regler om innstilling med mer, for nærmere angitte stillinger, uhl. § 11-1 (3)

  • Styret selv fastsetter sammensetningen av ansettelsesutvalget, ved ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, uhl. § 6-3 (1)

  • Vedtak om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff når universitetsstyret er tilsettingsmyndighet uhl. § 11-3 (1). Klage over slikt vedtak når det er truffet av annet organ, uhl. § 11-3 (3)

  • Unntak fra kravet om at sensur må foreligge innen tre uker etter eksamen, uhl. § 3-9 (4) og (7)

  • Forskrift om gjennomføring av eksamener og prøver, herunder vilkårene for ny prøve, og om oppmelding og vilkårene for oppmelding, uhl. § 3-9 (7)

2) Rektors myndighet

Rektor

Universitetet i Bergen har ordning med valgt rektor. Universitets- og høyskolelovens § 10-2 inneholder bestemmelser om valgt rektors ansvar:

  1. Rektor er styrets leder. Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne. Rektor, og i dennes sted, prorektor, har rett til å delta i alle institusjonenes styrer og utvalg.

  2. Rektor avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til styret kan komme sammen i møte. Rektor kan også gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. I sak om avskjed eller suspensjon kan rektor bare beslutte kortvarig suspensjon i tjenesten, i påvente av styrets behandling.

3) Universitetsdirektørens myndighet

Universitets- og høyskoleloven § 10-3 inneholder bestemmelser om universitetsdirektørens ansvar:

(1) Dersom styret har vedtatt at rektor skal velges etter § 10-2 første ledd, skal det ved hver institusjon være en administrerende direktør

(2) Direktøren er øverste leder for den samlede administrative virksomhet ved institusjonene, innenfor de rammer styret fastsetter.

(3) Direktøren er sekretær for styret og skal, etter samråd med rektor, forberede og gi tilrådning i de saker som legges fram for dette. Direktøren er også, personlig eller ved en av sine underordnede, sekretær for de øvrige styringsorganer ved institusjonen.

(4) Direktøren er ansvarlig for iverksetting av de vedtak som treffes i institusjonens styringsorganer, og for disponering av ressurser og eiendom i samsvar med de vedtak som er gjort av styret.

(5) Direktøren er ansvarlig for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger. Direktøren utarbeider og legger fram for styret budsjettforlag og årsregnskap, og holder rektor løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonenes virksomhet.

(6) Er styret, rektor eller administrerende direktør i tvil om et styrevedtak vil ligge innenfor bestemmelser eller forutsetninger for bevilgningene m.m., skal departementet avgjøre tvilsspørsmålet.

(7) Direktøren har generell anvisningsmyndighet og er legitimert til å utferdige bindende dokument om institusjonenes eiendommer, jf. § 12-3, så langt ikke annet følger av lov eller fremgår av vedkommende hjemmelsdokument.

I tillegg vil deler av universitetsdirektørens oppgaver være bestemt av universitetsstyrets instruks for institusjonens daglige ledelse, jf. uhl. § 9-2 (3).

IV) INTERN DELEGASJON FRA UNIVERSITETSSTYRET TIL:

1) Universitetsdirektøren

  • Delegasjonsvedtak fattet av universitetsstyret

  • Bevilgningsreglementet og Hovedinstruks for økonomiforvaltningen

  • Instruks for universitetsdirektøren, jf. regelsamlingen DEL 1, kap. 1.3.1, jf uhl. § 9-2 (3)

Vedtatte instruks for universitetsdirektøren er et tjenelig virkemiddel for å sikre et godt samspill mellom rektor og universitetsdirektør i et helhetlig ledelsesperspektiv. Universitetsadministrasjonen skal på grunnlag av universitetslov, forvaltningslov og annet relevant regelverk bidra til et godt samspill med den faglige virksomheten og universitetets primæroppgaver: forskning, utdanning og formidling. Etiske retningslinjer for statstjenesten og institusjonens egne regler for etisk atferd skal alltid ligge til grunn for virksomheten.

Beslutninger truffet av andre administrativt tilsatte enn direktøren, treffes i medhold av delegasjon fra denne. Slik delegasjon kan også fremgå av den generelle angivelse av vedkommende tilsattes ansvarsområde (stillingsfullmakt). Fullmakt på et saksfelt omfatter rett og plikt til å treffe alle beslutninger på saksfeltet innen de rammer fullmaktene setter og innen de rammer som er gitt for adgang til delegering.

Saker av prinsipiell betydning, saker som forplikter universitetet økonomisk eller juridisk utover ett år og saker av universitetspolitisk karakter skal forelegges universitetsdirektøren, dersom ikke annet uttrykkelig framgår. Administrative ledere på alle nivå må holde universitetsdirektøren løpende orientert om viktige avgjørelser innen eget ansvarsområde.

Ved klage kan en beslutning fattet på fullmakt omgjøres av universitetsdirektøren. Klagen skal i så fall først forelegges angjeldende organisasjonsenhet til uttalelse. Dersom universitetsdirektøren uten forutgående saksbehandling treffer en avgjørelse som hører inn under fullmakt delegert til et fakultet/avdeling, skal fakultetet/avdelingen omgående underrettes om vedtaket.

Delegert myndighet til administrativ avdeling tilligger vedkommende leder. Underordnede ved avdelingen kan bare treffe vedtak etter fullmakt fra den administrative leder. Hvis det er behov for slik intern underdelegasjon (subdelegasjon), utarbeides en oversikt over ansvarspunktene som forelegges universitetsdirektøren til godkjennelse. Delegert anvisningsmyndighet kan ikke delegeres videre uten universitetsdirektørens samtykke.

Universitetsdirektøren kan når som helst ta opp til vurdering endring av delegert myndighet.

Det skal/bør utpekes en fast stedfortreder for hver lederstilling. Eventuell stedfortrederordning utover dette meddeles skriftlig til universitetsdirektør v/HR-avdelingen. For instituttene underrettes også fakultetssekretariatet. Såfremt det ikke er utpekt midlertidig stedfortreder, anviser fakultetsdirektør instituttets utgifter. UiBs bankfullmakter innehas av Økonomiavdelingen og baseres på kontrasignatur.

2) Saksområder som universitetsstyret har delegert til Den sentrale klagenemnd, jf uhl. § 5-1 og Regler for Den sentrale klagenemnd ved UiB godkjent av Universitetsstyret 15.06.2006 og sist endret av universitetsstyret 20.02.2020:

  • Klager over enkeltvedtak, jf. universitets- og høyskolelovens §§ 5-1 (1) og 7-6 (2)

  • Klager over avgjørelser om permisjon og fravær, samt om helt eller delvis tap av studieretten, jf. «Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved Universitetet i Bergen»

  • Klager i forbindelse med valg av representanter og ombud ved Universitetet i Bergen.

  • Saker etter universitets- og høyskolelovens §§ 4-7 (1) og 4-8 (3)

  • Klagesaker i henhold til bestemmelsene om klage i «Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Bergen»

Den sentrale klagenemnd er klageinstans for klager over avslag på krav om innsyn etter forvaltningsloven. Felles klagenemnd er klageorgan for behandling av klager på avslag om innsyn etter Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf. brev fra KD av 27.05.2015, sak 2010/7242.

3) Øvrige saksområder som universitetsstyret kan delegere:

  • Fastsetting av særlige faglige minstekrav ved opptak til høyere grads studier, § 3-6 (7)

  • Fastsetting av undervisningsterminer, § 3-8 (1)

  • Fastsetting av studieplan, herunder bestemmelser om obligatorisk kurs, praksis og lignende og om vurderingsformer, § 3-3 (3)

  • Tilsetting av leder for avdeling eller grunnenhet, § 11-1 (1) og (2)

  • Regler om forhold som er særegne for den enkelte eksamen, § 3-9 (7)

  • Ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, § 6-3 (1) 1. pkt

4) Fakultetene

Forutsatt at styret har delegert oppgaven til fakultetene har universitets- og høyskoleloven satt skranker for hva fakultetene kan delegere videre til instituttene (grunnenhetene). Følgende kan ikke fakultetene delegere:

  • Fastsetting av studieplan. § 3-3 (3)

  • Godskriving av grad, yrkesutdanning, fag eller emne fra andre akkrediterte universitet- og høyskoler, § 3-5 (1)

  • Godkjenning av grader og utdanninger fra institusjoner som ikke går inn under loven, § 3-5 (3)

  • Fritak fra eksamen eller prøve, § 3-5 (2)

  • Oppnevning av sensorer. (Utfyllende regler om eksamen), § 3-9 (2)

  • Utferdigelse av vitnemål, § 3-11

  • Utlysning og tilsetting i undervisnings- og forskerstilling, § 6-3 (1) 1. pkt. Delegert til fakultetsstyret, jf. Regler for fakultetsorganene § 8.

I tillegg følger det av lovens system når det gjelder funksjonsfordeling mellom nivåene at delegasjon til grunnenhetene som hovedregel bare vil kunne omfatte administrative spørsmål; at alle viktigere faglige spørsmål og alle tilsettingssaker som ikke avgjøres på universitetsstyrenivå, skal avgjøres ved vedkommende fakultet/avdeling. Disse siste delegasjonsskrankene vil - og er tilsiktet å skulle være - styrende for fakultetsinndelingen. Fakultetene skal være enheter som størrelsesmessig, faglig og administrativt fremtrer som et egnet beslutningsnivå for disse typer avgjørelser. Se Regler for styringsorganene ved fakultetene og instituttene.

MYNDIGHETSKARTET DEL II

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

  • Lede universitetsstyret

Rektor

uhl. § 10-2 a), Instruks for universitetsdirektøren 20.02.20

  • Langsiktig planlegging, mål og resultatkrav

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  • Retningslinjer og prinsipper for ressursbruk, samt fordeling

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  • Tilsyn og rapportering

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  • Fastsette virksomhetens interne organisering på alle nivå

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  • Årsmelding, årsregnskap og budsjettforslag

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  • Samarbeid og deltagelse i forhold til tiltak UiB er med i

Universitetsstyret

uhl. § 12-4

Rundskriv F-07-13: Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer

  • Instruks for universitetsdirektøren

Universitetsstyret

Fastsatt av universitetsstyret 20.02.20, jf uhl. §§ 9-2 (3) og 10-3

  • Ledelse av den samlede administrative virksomheten og det operative ansvaret for de arbeidsområdene som omfattes av Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB, fastsatt av styret har det operative ansvaret for de arbeidsområdene som omfattes av Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB, fastsatt av styret.

Universitetsdirektør

Jf. Instruks av 20.02.20

  • Forberede og legge til rette for universitetsstyrets arbeid

Universitetsdirektør

Jf. Instruks av 20.02.20

  • Iverksette universitetsstyrets beslutninger

Universitetsdirektør

Jf. Instruks av 20.02.20

  • Forberede og legge til rette for rektoratets arbeid og oppgaver

Universitetsdirektør

Jf. Instruks av 20.02.20

  • Holde rektor løpende informert institusjonens økonomi

Universitetsdirektør

Jf. Instruks av 20.02.20

  • Holde rektor løpende informert om saker og aktivitet i administrasjonen

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Legge til rette for godt samspill og dialog med faglig ledelse på alle nivå

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Følge opp fakultetene og grunnenhetene som ledd i den løpende driften av universitetet

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Ansvarlig for institusjonens personalpolitikk

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Dialog med arbeidstakerorganisasjonene

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Iverksette beredskapsplan

Universitetsdirektør

Sentral beredskapsplan for UiB

  • Ansvarlig for institusjonens utøvelse av eierskap hvor universitetet representerer staten

Universitetsdirektør

Jf. Instruks 20.02.20

  • Tilrettelegging for nemndsbehandling av forskningsetiske interessekonflikter

Universitetsdirektør

Jf. 10 etiske regler, punkt 10 for Universitetet i Bergen vedtatt av universitetsstyret 21.10.06, og Redelighetsutvalget

  • Behandle saker om uredelighet eller brudd på god vitenskapelig praksis

Redelighetsutvalget

Forskningsetikkloven § 6 og Retningslinger for behandling av saker om mulig brudd på anerkjente forskningsetiske normer ved Universitetet i Bergen vedtatt av universitetsstyret 30.11.2017

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

STYRINGSORDNING - VALG

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

  • Valg av styringsformer

Universitetsstyret

Jf. uhl. kap. 10 se § 10-2

  • Fastsettelse av valgreglement

Universitetsstyret

Fastsatt av universitetsstyret med endring senest 29.10.20

  • Sammensetning av fakultetsstyre

Universitetsstyret

Jf. uhl. § 9-2 (4) og Regler for styringsorganene ved fakultetene og instiutttene § 2 Delegert til fakultet

  • Sammensetning av instituttråd

Universitetsstyret

Regler for styringsorganene ved fakultetene og instituttene § 13 Delegert til fakultet

Navneendring

  1. fakultet / institutt

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  1. administrativ avdeling

Universitetsdirektøren

Organisering/reorganisering

  1. fakultet/institutt/administrasjon

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2

  1. Internt i fakultet

Universitetsstyret

uhl. § 9 - 2, jf. Regler for styringsorganene ved fakultetene og instiutttene

  1. Internt i et institutt

Fakultetsstyre

Ev. v/dekanus, jf. Regler for styringsorganene ved fakultetene og instituttene

  1. Internt i administrativ avdeling

Universitetsdirektør

Mindre org.endringer (ikke forh. ihht. H.avt.§ 13) = > Avdelingsledernivå

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

STUDENTOPPTAK

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

  • Adgangsregulering etter samlet vurdering av utdanning i landet

Kunnskapsdepartementet

uhl. § 3-7 (4)

  • Fastsetting av opptaksrammer

Universitetsstyret

uhl. § 3-7 (5)

  • Forskrifter om klagebehandling og rangering av søkere til lavere grads studier

Kunnskapsdepartementet

uhl. § 3-7 (2) og KDs forskrift av 6.1.17, kap. 7 og 8

Forskrifter om opptak til grunnutdanning/

Generell studiekompetanse

Kunnskapsdepartementet

uhl. § 3-7 og KDs forskrift av 6.1.17

a) Forskrifter om unntak fra krav om generell studiekompetanse

Kunnskapsdepartementet

Innstilling fra universitetsstyret. Jf. uhl. § 3-6 (3) og (4) jf. KDs forskrift av 6.1.17, kap 3

  1. Fastsette spesielle opptakskrav

Kunnskapsdepartementet

Innstilling fra universitetsstyret. Jf. uhl. § 3-6 (5), jf KDs forskrift av 6.1.17, § 4-1 ff

  • Utfyllende regler om opptak

Universitetsstyret

Jf. Forskrift om opptak til UiB, 27.11.18 (kap. 8)

  • Oppnevning av opptakskomité

Fakultetsstyre

Jf. Forskrift om opptak til UiB 27.11.18, § 7-8

  • Regler om sammensetning og funksjonstid opptakskomité

Universitetsstyret

Opptakskomiteens mandat følger av univl. § 3-6 jf og Forskrift om opptak til høyere utdanning av 31.01.2007 se § 7-12. Fakultetene har delegert saksbehandling for søkere via Samordna opptak til Studieavdelingen (se e-post fra SA)

  • Krav om politiattest for opptak

Kunnskapsdepartementet

uhl. § 4-9 (1), jf. UFDs forskrift av 07.10.2005 og KDs forskrift av 6.1.17, Kap 6.

uhl. § 4-9 (5)Departementet oppnevnt en egen nemd, jf. Rundskriv F-05-06: Veiledning i behandling av klagesaker ved institusjoner under lov om universiteter universiteter og høyskoler

  • Regler om adgang til eksamen uten å være opptatt som student

Universitetsstyret

uhl. § 3-10 (3)

  • Avgjør klage på avslag på søknad om opptak til grunnutdanning

Den nasjonale klagenemnd

  • Avgjør klage på søknad om å få gå opp til eksamen uten å være student

Den sentrale klagenemnd

  • Søknad

Avdelingsdirektør ved Studieavdelingen

uhl. § 3-6 (3), jf. KDs forskrift av 31.01.2007. Delegasjon fra fakultetsstyret, jf. Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB § 4.1

  • Klage

Den sentrale klagenemd

Dispensasjon fra generell studiekompetanse

  • Søknad

Avdelingsdirektør ved Studieavdelingen

uhl. § 3-6 (3) Sentralisert til Studieavdelingen ifbm Forskrift om opptak til UiB 27.11.18

  • Klage

Den sentrale klagenemd

Den nasjonale klagenemd for opptak gjennom Samordna opptak

Ved avslag etter realitetsvurdering

Ved avslag på dispensasjonsvilkår

Høyere grad

  • Bestemme faglig grunnlag for opptak; rangeringsregler

Universitetsstyret

uhl. § 3-7 (2) og (3), jf. KDs forskrift om krav til mastergrad av 01.12.2005, § 2

  • Fastsette faglige minstekrav ved opptak til høgre grads studier

Universitetsstyret

uhl. § 3-6 (7)

  • Fastsette krav til yrkespraksis for erfaringsbasert mastergrad

Universitetsstyret

uhl. § 3-7 (2) og (3), jf. KDs forskrift av 01.12.2005, § 5, 2. ledd

  • Fastsette krav til selvstendig arbeid i høyere grad (masteroppgave)

Universitetsstyret

uhl. § 3-2 (1), jf. KDs forskrift av 01.12.2005, § 6

Jf. Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB kap. 2

Flerårige profesjonsutdanninger, utdanning som bygger på grunnutdanning, ’profesjonsdelen’ av utdanning og videreutdanning

  • Fastsette opptakskrav og rangeringsregler

Universitetsstyret

uhl. § 3-7 (2) og (3), jf. KDs forskrift av 6.1.17, § 1 (4)

  • Klage over opptak

Den sentrale klagenemnd

Jf. Regler for Den sentrale klagenemnd, sist endret 20.2.20

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

UNDERVISNING, GRADER, EKSAMEN

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Undervisning

  • Fastsette grader, yrkesutdanninger og titler

Kunnskapsdepartementet

uhl. § 3-2 (1) og KDs forskrift av 16.12.2005

  • Oppretting og nedlegging av nye studier

Universitetsstyret

uhl. § 3-3 (1) og Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB § 3.2

  • Fastsette undervisningsterminer

Universitetsstyret

  • Endring i studieplaner

Fakultetsstyre

uhl. § 3-3 (3), jf. Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB § 3.1

Læringsmiljøet

Det overordnede ansvaret

Universitetsstyret

uhl. § 4-3

Bidra til at bestemmelsene i univl. § 4-3 blir gjennomført.

Læringsmiljøutvalget

Jf. Regler for Universitets læringsmiljøutvalg, 25.06.03

Daglig ansvar for studentenes læringsmiljø

Fakultetsstyret

Grader

  • Kreering av doktorgrad

Universitetsstyret ved rektor/universitetsdirektør etter fullmakt

uhl. § 3-2 (1) og (4) og KDs forskrift av 16.12.2005

  • Godskriving av grad, yrkesutdanning, fag eller emne fra inst. under uhl

Fakultetsstyre

uhl. § 3-5 (1). Delegert fra Universitetsstyret

  • Godkjenning av grad eller utdanning fra utenl. eller norsk inst. utenfor uhl

Fakultetsstyre

uhl. § 3-5 (3) og (4). Delegert fra universitetsstyret. Jf. Forskrift om opptak, studier, vurdering og grader ved UiB.

Eksamen

  • Regler om gjennomføring av eksamen og prøve

Universitetsstyret

uhl. § 3-9 (7)

  • Fritak for eksamen el. prøve

Fakultetsstyre

uhl. § 3-5 (2). Delegert fra universitetsstyret

  • Oppnevning av sensor

Fakultetsstyre

uhl. § 3-9 (2). Delegert fra universitetsstyret

  • Klage ved formelle feil ved eksamen

Den sentrale klagenemnd

unl. § 5-2. Delegert fra universitetsstyret

  • Utvidet frist for sensur

  • Frist for mastergrader

Universitetsstyret

Universitetsstyret

uhl. § 3-9 (4)

Midlertidig forskrift for juss

Forskrift for mastergrader

  • Utferdige vitnemål og Diploma Supplement

Universitetsstyret/ Fakultetsstyre

uhl. § 3-11

  • Annullere eksamen el. prøve

Den sentrale klagenemnd

uhl. § 4-7 (1) og (2).

  • Utestenging pga fusk

Den sentrale klagenemnd

uhl. § 4-8 (3), jf. 4-7 (1) og (2) og Regler for Den sentrale klagenemnd

  • Vedta advarsel til studenter

Universitetsdirektør

Delegasjon. Jf. Univl. § 4-8 (1). Delegert i styresak 222/96

Andre disiplinærtiltak

  • Bortvisning / utestenging av student

Universitetsstyret

uhl. §§ 4-8, 4-9 og 4-10.

  • Vedtak om utestenging i saker som gjelder skikkethet

Den sentrale klagenemnd etter innstilling fra Skikkehetsnemnda

Delegert fra universitetsstyret, jf Sak 06/73, 14.09.06, jf uhl. § 4-10(3)

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

ØKONOMIFORVALTNING

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Budsjett

Utarbeide budsjettforslag og holde rektor løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet.

Universitetsdirektør

Jf. uhl. § 9-2 (3), jf § 10-3 og Instruks av 20.02.20.

  • Vedta institusjonens budsjettforslag, årsplaner og årsrapport

Universitetsstyret

Jf. uhl. § 9-2 (5)

Ansvar for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger.

Universitetsdirektør

Jf. uhl. § 9-2 (3), jf § 10-3 og Instruks av 20.02.20.

  1. Fakultet /avdeling

Universitetsstyret/ Universitetsdirektør

Jf. uhl. § 9-2 (2)

  1. Institutt

Fakultetsstyre

Ev. v/dekanus. Jf. uhl. § 9-1 (2)

  • Søknader om tilleggsbevilgninger

Universitetsledelsen

Innkjøp

  • Fullmakt til å foreta disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten

  • herunder sikre at alle bestillinger er skriftlige og at disse er godkjent før de sendes til leverandør

  • Godkjenne iverksetting av alle strategiske anskaffelser med verdi over 100 000 NOK

  • Signere alle kjøpskontrakter over 100 000 NOK

Person med budsjettdisponerings-myndighet

Reglement for økonomistyr. i staten (R) Bestemmelser om økonomistyr. i staten(B) 12.12.03

Hovedinstruks om økonomiforvaltning (HI) 10.07.2014

Hovedregler for økonomiforvaltningen for UiB(HR) 12.02.15.

Retningslinjer fra universitetsdirektør i de årlige bevilgningsbrev

Lønn

  • Fullmakt til å foreta disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten

  • herunder sikre at alle disposisjoner som medfører utbetaling av lønn, honorarer eller dekning av reiseutgifter er iht regelverk og en naturlig del av virksomhetens ansvarsområde

Person med budsjettdisponerings-myndighet

Reglement for økonomistyr. i staten (R) Bestemmelser om økonomistyr. i staten(B) 12.12.03

Hovedinstruks om økonomiforvaltning (HI) 10.07.2014

Hovedregler for økonomiforvaltningen for UiB(HR) 12.02.15.

Retningslinjer fra universitetsdirektør i de årlige bevilgningsbrev

Utgående fakturabehandling

  • Fullmakt til å foreta disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten

  • herunder sikre at forutsetning er tilstede før utstedelse av kreditnotagrunnlag

  • Godkjenne videre oppfølging av ikke oppgjorte krav og oversende til inkassobyrå for videre inndriving

  • Beslutning om iverksette rettslig inndriving krever godkjenning fra KD - ref. kapitlet om partsforhold ved søksmål

  • Beslutning om å unnlate å avbryte foreldelsesfrist

Person med budsjettdisponerings-myndighet

Økonomidirektør

Unntak: Odontologisk klinikk

Økonomidirektør

Reglement for økonomistyr. i staten (R) Bestemmelser om økonomistyr. i staten(B) 12.12.03

Hovedinstruks om økonomiforvaltning (HI)10.07.14

Hovedregler for økonomiforvaltningen for UiB (HR) 12.02.15.

Retningslinjer fra universitetsdirektør i de årlige bevilgningsbrev

Annet

Andre saksområder - regnskap

  • Fullmakt til å foreta disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten

  • herunder sikre at alle disposisjoner som medfører utbetaling til leverandør eller ansatt er iht regelverk og en naturlig del av virksomhetens ansvarsområde

Reglement for økonomistyr. i staten (R) Bestemmelser om økonomistyr. i staten(B) 12.12.03

Hovedinstruks om økonomiforvaltning (HI) 10.07.14

Hovedregler for økonomiforvaltningen for UiB(HR) 12.02.15.

Retningslinjer fra universitetsdirektør i de årlige bevilgningsbrev

  • Lederes egne utgifter

Overordnet leder som har budsjettdisponerings-myndighet

Universitetsdirektør anviser rektors «egne utgifter» bør få skriftlig godkjenning fra KD

  • Fullmakt til å beslutte salg eller avhendelse av utstyr

  • herunder sikre at disposisjonen er gjort etter grundig vurdering av likebehandling og konkurransehensyn

Person med budsjettdisponerings-myndighet

Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet

Ref. eget kapittel

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

EKSTERNT SAMARBEID, BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT VIRKSOMHET

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

A. Selskapsdeltakelse

Universitetsstyret

Rammevilkår:

  • Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer 28.6.2013/ Rundskrive F-07-13

  • Retningslinjer for forpliktende samarbeid og erverv av aksjer ved Universitetet i Bergen

  • Tildelingsbrev fra KD (årlig)

A.1 Opprette nye selskap og kjøp og salg av aksjer

Universitetsstyret

A.2 Bruke utbytte fra selskap som virksomheten har kjøpt aksjer i, eller etter fullmakt forvalter, til drift eller til kapitalinnskudd

Universitetsstyret

A.3 Fullmakt til å forvalte statens eierinteresser på vegne av KD

Universitetsstyret

Tildelingsbrev fra KD (årlig),

Jf. KDs retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser

A.4 Fullmakt til å innkalle til generalforsamling i aksjeselskap der staten eier alle aksjene og hvor institusjonen forvalter eierskapet

Rektor på fullmakt fra universitetsstyret

Tildelingsbrev fra KD (årlig),

Jf. Aksjelov § 20-5, 1. ledd, se §§ 20-7 og 20-6. Se Retningslinjer for forpliktende samarbeid og erverv av aksjer ved Universitetet i Bergen vedtatt 11.02.16 av universitetsstyret.

B Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet

Universitetsstyret

Rammevilkår:

  • Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer

  • Retningslinjer for forpliktende samarbeid og for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved UiB

B.1 Vedta totalbudsjettet for den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten

Universitetsstyret

Jf. BOA punkt 4

Fakultetene vedtar fakultetets totalbudsjett

B.2 Godkjenning av søknad om bidrags- og oppdragsfinansiering

Instituttleder Fakultetet

Forskningsdirektør skal godkjenne søknader som stiller krav til store egenandeler og skal orienteres ved søknad om EU-midler. Jf. BOA, punkt 5.

B.3 Saksbehandling av avtale

Forsknings- og innovasjonsavdelingen

Samarbeid med fakultet og institutt

B.4 Kontraktssignatur

Forskningsdirektør

Instituttleder paraferer (unntatt v/EU-prosjekter: Instituttet signerer en erklæring før søknad sendes inn)

Jf. BOA, pkt. 9

B.5 Godkjenne prosjekt inkl. prosjektbudsjett

Person med budsjettdisponeringsmyndig-het

Jf. BOA, punkt 11

B.6 Fullmakt til å foreta disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten

  • herunder sikre at alle disposisjoner som medfører utbetaling er nødvendige utgifter for prosjekt-gjennomføringen

  • sikre at oppdragsprosjekter er fullfinansiert og at alle direkte og indirekte kostnader (inkl. egeninnsats) blir belastet prosjektregnskapet for bidragsprosjekter

Person med budsjettdisponeringsmyndig-het

Reglement for økonomistyr. i staten(R) Bestemmelser om økonomistyr. i staten(B) 12.12.03

Hovedinstruks om økonomiforvaltning (HI) 10.07.14

Hovedregler for økonomiforvaltningen for UiB (HR) 12.02.15.

Retningslinjer fra universitetsdirektør i de årlige bevilgningsbrev

B.7 Fullmakt til å foreta rapportering til bidragsyter og avslutte prosjektet iht krav i kontrakt og interne retningslinjer

Person med budsjettdisponeringsmyndighet

Jf. BOA, punkt 21

C Andre forskningsavtaler

Avtaler som gjelder forskning, men som ikke kan sies å være bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet, for eksempel

  • taushetserklæringer

  • intensjonsavtaler

  • avtaler om overføring av materiale

  • andre avtaler relatert til forskning

Universitetsstyret

C.1 Saksbehandling av avtale

Forsknings- og innovasjonsavdelingen

Samarbeid med fakultet og institutt

C.2 Kontraktssignatur

Forskningsdirektør
(Universitetsdirektør)
Instituttleder paraferer
Ved større avtaler signerer Universitetsdirektøren

D Andre (generelle) samarbeidsavtaler som gjelder forskning, forskerutdanning og utdanning

Universitetsstyret

  • Retningslinjer for forpliktende samarbeid og erverv av aksjer ved Universitetet i Bergen

  • Rutine for inngåelse og administrasjon av bilaterale samarbeidsavtaler på

Universitetet i Bergen, jf sak 06/1571

D.1 Saksbehandling av forskningsavtaler, generelle samarbeidsavtaler og

avtaler om samarbeid på doktorgradsnivå

Forsknings- og innovasjonsavdelingen

Jf. Rutine pkt 3

Samarbeid med fakultet/institutt og fagmiljø

D.2 Saksbehandling av avtaler knyttet til studentutveksling

Studieavdelingen

Jf. Rutine pkt 3

Samarbeid med fakultet/institutt og fagmiljø

D.2 Kontraktssignatur

  • Internasjonale/bilaterale avtaler: Rektor

  • Rammeavtaler ellers: Universitetsdirektør

  • Erasmusavtaler:

Fakultetsdirektør

  • Avtaler med forankring i spesifikke fagmiljø bør paraferes av dekan, instituttleder eller senterleder

  • Erasmusavtaler signeres normalt på fakultets/instituttnivå

D.3 Signaturmyndighet ved UiB som gjelder avtaler om ekstern finansiering

Forskning- og innovasjonsavdelingen

  • studie- og utdanningskontrakter

  • etter og videreutdanningskontrakter jf. sak nr 2020/1998

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

PERSONALFORVALTNING

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Ansettelse av dekan

Regler for styringsorganene ved fakultetene og instiuttene

  1. Utlysning av stilling

Rektor

  1. Oppnevning av innstillingsutvalg

Rektor

  1. Ansettelse av dekan

Universitetsstyret

NB! Vedtak, tydeliggjøre at det er en prøveordning

Ansettelse av instituttleder

Regler for styringsorganene ved fakultetene og instituttene

  1. Utlysning av stilling

Fakultetsstyret

  1. Oppnevning av innstillingsutvalg

Fakultetsstyret

  1. Ansettelse av instituttleder

Fakultetsstyret

Ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger

uhl § 6-3

Regler for styringssorganene ved fakultetene og instututtene

  1. beslutning om utlysning

Fakultetsstyret

  1. oppnevning av sakkyndige i ansettelsessaker

Fakultetsstyret

  1. innstilling

Instituttleder

  1. oppnevning av sakkyndigkomité ved søknad om kompetanseopprykk til professor

Fakultetsstyret

Delegert jf. styrevedtak datert 14.09.2010 og 2008/7421

  1. ansettelse (og opprykk etter kompetanse)

Fakultetsstyret

  1. ansettelse uten utlysning i faste stillinger

Universitetsstyret

uhl. § 6-3 (4)

  1. ansettelse uten utlysning og forlengelse i midlertidige bistillinger

Fakultetsstyret

Brev fra Universitetsdirektør til fakultetene av 6.12.00, saknr. 2000/3244

Midlertidig ansettelse av forskere

Som pkt. a-e - med mindre det er foretatt delegasjon til særskilt myndighetsnivå

ansettelse av postdoktorer, stipendiater

Som pkt. a-e - med mindre det er foretatt delegasjon til særskilt myndighetsnivå

Ansettelse i enkelte tannlegestillinger

Ansettelsesrådet ved Odontologisk klinikk

Ansettelse i tekniske og administrative stillinger

Utlysing på fakultets- og instituttnivå

Fakultetsdirektør

Utlysing i sentraladministrasjonen

HR-direktør

Innstilling på fakultetsnivå

Fakultetsdirektør

Innstilling på instituttnivå

Instituttleder

Innstilling i sentraladministrasjonen

Avdelingsdirektør

Innstilling i fakultets- og stabsdirektørstillinger

HR-direktør

Ansettelse på fakultets- og instituttnivå

Ansettelsessrådet for tekniske stillinger

Ansettelsessrådet for administrative stillinger

Ansettelse i sentraladministrasjonen

Ansettelsessrådet for tekniske stillinger

Ansettelsessrådet for administrative stillinger

Midlertidige ansetttelser inntil 6 mnd

Fakultetsdirektør/HR-direktør

Den fakultetsdirektør/HR-direktør bemyndiger, kan vurdere om det er grunnlag for å bruke timelønn i stedet for månedslønn etter UiB sine retningslinjer.

Ansettelse av Universitetsdirektør

Universitetsstyret

uhl. § 11-1 (1)

Ansettelse på timelønn

Instituttleder/avdelingsdirektør

Ordensstraffer, suspensjon, oppsigelse og avskjed

  • vedtak

Ansettelsesgsorganet

  • klage

Universitetsstyret, eller dep.

uhl. § 11-3 (3)

Likestilling og vern mot diskriminering

HR-direktør/likestillingsrådgiver

Sidegjøremål

Ansatte som må melde/ få godkjent sidegjøremål

Avdelingsdirektør/Instituttleder

Jf. Prinsipper for sidegjøremål for ansatte ved Universitetet i Bergen, 25.10.12 og

Brev om delegasjon 04.11.02

  • Sidegjøremål som skal meldes/godkjennes skal gå tjenestevei

Innvilging av permisjon

  1. Fødsels- og foreldrepermisjon

Fakultetsdirektør/ HR- direktør

Brev om delegasjon 04.11.02

  1. velferdsperm.

Instituttleder/ Avdelingsdirektør

Mnd. fraværsrapp. til fakultetet og HR-avd.

  1. utdanningspermisjoner

Fakultetsdirektør/ HR-direktør

Brev om delegasjon 04.11.02.

  1. forskningstermin

Fakultetsstyret

Jf. Retningslinjer for tildeling av forskningstermin,

sist endret 23.01.92

  1. permisjon uten lønn ved sykdom over 12 mnd

HR-direktør

  1. permisjoner uten lønn ved overgang til annen stilling

Fakultetsdirektør/ HR-direktør

Brev om delegasjon 04.11.02

  • professorer

Fakultetsstyret

Vedtak i sak 05/75, universitetsstyret 15.09.05

  • andre

Fakultetsdirektør/ HR-direktør

Brev om delegasjon 04.11.02

Oppfølging av sykemeldte mv - Inkluderende arbeidsliv (IA)

Instituttleder/avdelingsdirektør

Beredskap - delansvar

HR-direktør

HR-beredskapsplan

Fastsettelse og avvikling av ferie

Instituttleder/avdelingsleder

Hovedtariffavtalen

  • Forhandlinger etter HTA

Universitetsdirektør/HR-direktør

Jf HTA pkt. 2.5

  • Overtid

Instituttleder/avdelingsdirektør

  • Stedfortredetjenste

Fakultetsdirektør/HRdirektør

Jf HTA Fellesbestemmelsene § 12

  • Lønnsjustering etter inntil 12 måneders tilsetting

Fakultetsdirektør/HR-direktør

Hovedavtalen m/Tilpasningsavtale for UiB

  • Medbestemmelsesretten for hele virksomheten ved UiB

Forhandlingsutvalget

  • Medbestemmelsesrett ved fakultetene, UM, UB og Odont. klinikk

Informasjons- og drøftingsutvalg (IDU)

Lønnslån

HR-direktør

Gaver og andre fordeler

Instituttleder/ Fakultetsdirektører

Avdelingsdirektør

Jf. Regler om gaver og andre fordeler for ansatte ved UiB . 14.02.08

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

EIENDOMSFORVALTNING

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Salg og kjøp av fast eiendom

Universitetsstyret

Uhl. § 12-3, ref. § 10-3 (7), jf. Eiendomsfullmakten fra KD i Tildelingsbrev 2013 11/14477

Nytte inntekter av salg av eiendommer til kjøp, vedlikehold og bygging av andre lokaler til undervisnings- og forskningsformål ved UiB

Universitetsstyret

Tildelingsbrev fra KD for 2013 11/14477

Utleie av driftslokaler, leiligheter

Avdelingsdirektør

Uhl. § 12-3

Se også Avhendingsinstruksen

Innleie av fast eiendom

Fullmakt til å inngå avtale om leie av lokaler

Universitetsstyret/KD

Tildelingsbrev fra KD for 2013 11/14477

(Fullmakten gjelder ikke for leieprosjekt som etter sin art eller omfang klassifiseres som byggesak.)

  1. leieperiode > 1 år

Universitetsdirektør

Avdelingsdirektør har fullmakt til å signere etter godkjenning fra Universitetsdirektør

  1. leieperiode < 1 år

Avdelingsdirektør

Fullmakten gjelder ikke for avtale om leie av lokaler med varighet utover 10 år, jf Tildelingsbrev fra KD for 2013 11/14477

Arealdisponering

Avdelingsdirektør

Inkl. arealbruk utover ord. åpningstid, parkeringsbest. (reserv. plasser, ford. m.v.)

Ombygging / vedlikehold

Avdelingsdirektør

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

PARTSFORHOLD VED SØKSMÅL

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Partsforhold ved søksmål

Uhl. § 12-2

  • Rett til å begjære påtale (og til å ta ut forliksklage)

Kunnskapsdepartementet

Universitetsstyret (i saker som gjelder misligheter i statstjenesten)

Jf strl § 79
Delegert fra KD til universitetsstyret, jf brev 29.08.94. Delegert fra universitetsstyret til universitetsdirektør, jf vedtak i sak 96/222, 26.09.96.

Tildelingsbrev for 2013 UiB fått delegert fullmakt til å ta ut påtalebegjæring på vegne av

Staten (gjelder kun saker som gjelder misligheter i statstjenesten)

Departementet delegert til styret å påtale økonomiske misligheter ved institusjonen. Styret kan delegere denne fullmakten til rektor og direktør.

  1. enkeltvedtak

Staten v/UiB

Jf. fvl. § 2b

  1. ellers

Staten v/dept.

Uhl. § 12-1, kfr § 12-2 (3)

  • Føring av rettssaker

Universitetsdirektør.

(Staten v/KD kan gi fullmakt til UIB. UiB v/rektor kan gi fullmakt videre)

Regjeringsadvokaten

  • Inkassosaker

  • Beslutte oversendelse for videre inndriving

Økonomidirektør

Unntak: Odontologisk klinikk

  • Ettergivelse av krav

Stortingsvedtak. I mindre saker kan også Kongen og Finansdepartementet samtykke

Alle saker om ettergivelse skal sendes Finansdepartementet,
Jf. Bestemmelsene pkt.5.4.4
  • Unnlate å avbryte en foreldelsesfrist

Økonomidirektør

Jf. Bestemmelsene pkt 5.4.3, og

Hovedinstruksen pkt. 4.5

  • Innrømme erstatningsansvar eller inngå forlik på inntil kr. 250 000. Saker utover denne grensen skal forelegges departementet til avgjørelse

Universitetsstyret

Delegert fra KD. Jf. Rundskriv G-83/92 § 2

Rundskriv G-03/2006

Jf Tildelingsbrev for Universitetet i Bergen 2013 fra KD vedtatt av universitetsstyret 17.01.2011 sak 11/14477

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

BEHANDLING AV PERSON - OG HELSEOPPLYSNINGER

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

I administrative system ved UiB

Behandlingsansvarlig: Rektor, delegert til systemeier

Jf. Sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi for behandling av personopplysninger i administrative system ved UiB

Punkt 3. 27.10.05

I forskning ved UiB

Behandlingsansvarlig: Rektor, delegert til universitetsdirektør og leder for organisatoriske enheter

Forskningsansvarlig: Rektor, delegert til dekanene ved fakultetene og lederne ved Odontologisk klinikk og Senter for farmasi

Jf. Sikkerhetsmål og sikkerhetsstrategi for behandling av personopplysninger i forskning ved UiB, punkt 4. 27.10.05

Jf. styresak 11/11.02.10 2008/12483

Felles system for internkontroll for medisinsk og helsefagleg forsking, se http://helse-bergen.no/fagfolk/forskning/Sider/forskingsrutinar.aspx jf. sak 08/12483 Helseforskningsloven

Internkontroll ift administrative system

Behandlingsansvarlig: Rektor, delegert til universitetsdirektør

Jf. Internkontroll - mål og strategier for behandling av personopplysninger i administrative system ved UiB

punkt 4. 27.10.05

Internkontroll ift forskning

Behandlingsansvarlig:

Rektor, delegert til Universitetsdirektør

Forskningsansvarlig: Rektor

Jf. Internkontroll - mål og strategier for behandling av personopplysninger i forskning ved UiB punkt 5. 27.10.05

Felles system for internkontroll for medisinsk og helsefagleg forsking, se http://helse-bergen.no/fagfolk/forskning/Sider/forskingsrutinar.aspx Jf.08/12483 Helseforskningsloven

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

IKT-SIKKERHET (Fullmakt/ansvar ligger hos systemeier og følger av IKT reglementet)

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Overordnede ansvar for IKT-sikkerheten ved UiB

Universitetsdirektør

Jf. Overordnet IKT-sikkerhetspolicy ved UiB, punkt 4 vedtatt 03.12.09

Det daglige ansvar for det overordnede IT-sikkerhetsarbeidet ved UiB.

IT-direktør

Jf. Overordnet IKT-sikkerhetspolicy ved UiB, punkt 4 vedtatt 03.12.09

Overordnet ansvar for operativ IKT-sikkerhet

IT-direktør

Jf. Overordnet IKT-sikkerhetspolicy ved UiB, punkt 4 vedtatt 03.12.09

Det operative ansvar for IT-sikkerhetsarbeidet

IT-direktør

Jf. Overordnet IKT-sikkerhetspolicy ved UiB, punkt 4 vedtatt 03.12.09

  • Dir. er IT-sikkerhetsansvarlige innenfor sine respektive ansvarsområder

Ansvar for fastsetting av sikkerhetsnivået i systemene og kontroll av at sikkerheten ivaretas.

Systemeiere og behandlingsansvarlige

Jf. Lov om behandling av personopplysninger

Ansvar for brukerhåndtering i systemene

Systemeiere og behandlingsansvarlige

Ved opphør av ansettelsesforhold gis det som hovedregel varsel om sperring av brukerkonto en måned før sluttdato

Øverste leder ved enheten

IKT-reglement ved UiB punkt 3.8 vedtatt 03.12.09

Pensjonister kan etter avtale beholde sin e-postkonto

Øverste leder ved enheten

IKT-reglement ved UiB punkt 3.8 vedtatt 03.12.09

Ved opphold av studentforhold sendes sperrevarsel det 3. semesteret etter at en student sist var registrert som student. Varsel sendes en måned før konto sperres.

Øverste leder ved enheten

IKT-reglement ved UiB punkt 3.8 vedtatt 03.12.09

Ved dødsfall skal personlig e-postkasse og private filer som hovedregel slettes. Unntak dersom offentlig myndighet har krevd innsyn. Sletting skjer ikke før ett år etter dødsfallet.

Universitetsdirektør beslutter Enhetens leder og HR-avd. gjennomfører innsyn

IKT-reglement ved UiB punkt 3.8 vedtatt 03.12.09

Ved dødsfall skal personlig e-postkasse og private filer som hovedregel slettes. Unntak dersom dødsboet har gjort gjeldende rett til materialet. Sletting skjer ikke før ett år etter dødsfallet.

Øverste leder ved enheten

IKT-reglement ved UiB punkt 3.8 vedtatt 03.12.09

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

INTERNREVISJON

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

Fastsette regler for internrevisjon for UiB

Universitetsstyret

Jf. uhl. § 9-2

Overordnede ansvar for tilsyn ved institusjonen

Styret, rektor, universitetsdirektør

Jf. uhl. §§ 9-1 og 10-1 og Retningslinjer for internrevisjon, punkt 2

Forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner

Universitetsdirektøren

Jf. Retningslinger for internrevisjon, punkt 2 og kjøp av eksterne tjenester

Iverksette korrigerende tiltak og/eller forbedringer basert på rapporter fra interne revisjoner

Avdelingsdirektør

Jf. Retningslinjer for internrevisjon, punkt 2

Påse at oppfølging av merknader og korrigerende tiltak finner sted

Universitetsdirektør

Jf. Regler for internrevisjon, punkt 2

Oversikt over saksområder fordelt på myndighetsnivå

HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Saksområde

Myndighetsnivå

Merknader

  • Vedta overordnede mål, strategier og handlingsplaner for HMS

  • Fører tilsyn gjennom årlig rapportering

  • Sørge for at det avsettes ressurser

Universitetsstyret

Jf. uhl. § 9-2 og Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS.

Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne.

Rektor

Jf. uhl. § 10-1 og

Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS. For sikkerhet se arbeidsmiljøloven kap. 3.

  • Etablere, utvikle og vedlikeholde det systematiske HMS-arbeidet

  • Sørge for at nødvendig opplæring og bistand til enhetene blir gitt

  • Legge fram årlige rapporter over HMS-status

  • Påse at det gjennomføres tiltak slik at Universitetsstyrets mål og myndighetenes krav for HMS-arbeidet nås.

Universitetsdirektør

Jf. uhl. § 9-1 (2), § 10-3 og Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS.

Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll) , se spesielt pkt. 6.3

3.2.2 Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet , se spesielt pkt. 2.3

  • Vedta HMS-mål, strategier og handlingsplaner.

  • Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon.

  • Foreta årlig internkontroll og behandle HMS-status.

Fakultetsstyret,

Styret ved Universitetsmuseet i Bergen

Styret ved Universitetsbiblioteket

Jf. Regelsamlingen Del 1. punkt. 1.3. Regler for styringsorganene og Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS.

3.2.2 Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet , se spesielt pkt. 2.4

Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll)

  • Vedta HMS-mål, strategier og handlingsplaner.

  • Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon.

  • Foreta årlig internkontroll og behandle HMS-status

  • Være et rådgivende informasjons- og kontaktorgan mellom linjeleder, alle ansatte og studenter i øvrige HMS-saker.

Instituttråd og avdelingsstyrer ved Universitetsmuseet i Bergen

Jf. Regelsamlingen Del 1. punkt 1.3. Regler for styringsorganene og Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS.

3.2.2 Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet , se spesielt pkt. 2.5

  • Ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvarsområde.

  • Planlegge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø

Leder for enheten

Jf. Regelsamlingen Del 1. punkt 1.3. Regler for styringsorganene og Regelsamlingen Del 3. Personal og HMS.

Ajourføring av myndighetskartet

Henvendelser om myndighetskartet rettes til Universitetsdirektørens kontor v/ Sekretariat for universitetsledelsen som er ansvarlig for å holde myndighetskartet oppdatert i henhold til de lover, regler og fullmakter som til enhver tid gjelder. Fagavdelingene/De administrative avdelinger vil være ansvarlig for å melde inn til sekretariatet om endringer vedrørende sine respektive saksområder.

HR-avdelingen er ansvarlig for ajourhold av navneliste over personer med beslutningsmyndighet. Endringer meddeles skriftlig til avdelingen.

Kontaktperson i Sekretariat for universitetsledelsen er:

arne.ramslien@uib.no