Retningslinje for befaring før innflytting

English version

UTGÅTT Godkjent av Universitetsdirektøren 28.10.2008, sist endret 08.03.2022.

1. Formål

Formålet med retningslinjen er å sikre at innflytting ikke iverksettes før Universitetet i Bergen (UiB) som tiltakshaver i samarbeid med bruker, lokalt verneombud og HR-avdelingen finner det tilrådelig. Alle forhold som påvirker de som flytter inn skal være ivaretatt.

2. Forankring

Retningslinjen er en del av UiBs regelsamling (Del 3. Personal og HMS).

3. Omfang

Retningslinjen omfatter alle byggeprosjekt (se punkt 5.) ved UiB.

4. Ansvar

Eiendomsavdelingen (EIA) er ansvarlig for at retningslinjen følges.

5. Definisjoner

  • Byggeprosjekt: Systematisk inspeksjon av byggeprosjektet.

  • Brukerkoordinator: Oppnevnes av Eiendomsavdelingen. Leder brukerutvalget. Kontaktledd mellom brukerutvalget og prosjektorganisasjonen.

  • Brukstillatelse: Når et tiltak er ferdig, men det gjenstår arbeider av mindre vesentlig betydning kan ansvarlig søker anmode kommunen om midlertidig brukstillatelse.

  • Byggeprosjekt: Alle nye byggeprosjekter og større ombyggings- eller rehabiliteringsprosjekter ved UiB, samt flytting av en enhet til innleide lokaler.

  • Driftskoordinator: EIA-ansatt som skal sikre at byggeprosjekter er i samsvar med intensjonen for framtidig drift og vedlikehold av bygningen.

  • Ferdigattest: Når et søknadspliktig tiltak er ferdig skal ansvarlig søker anmode kommunen om ferdigattest. Ferdigattest eller brukstillatelse skal foreligge før innflytting. Mindre omfattende tiltak vil ikke alltid falle inn under søknadsplikten og krav om brukstillatelse eller ferdigattest vil derfor ikke gjelde for disse prosjektene.

  • Overtakelsesforretning: Entreprenør kaller inn til overtakelsesforretning når bygget er klar for overtakelse. Dette forutsetter at bygget for det meste er ferdig og kan tas i bruk.

  • Prosjektleder: EIA-ansatt som leder byggeprosjektet. I noen tilfeller vil prosjektleder være en innleid ressurs.

  • Tiltakshaver: Eier av bygget.

6. Befaring før innflytting

Befaring skal gjennomføres før innflytting ved alle byggeprosjekter, for å forebygge helseplager og unødvendig ubehag som følge av innflytting i lokaler som ikke er tilstrekkelig ferdigstilt og rengjort.

6.1. Oppgaver

Prosjektleder fra EIA kaller inn til befaring før innflytting og leder denne.

Deltakere på befaring før innflytting:

  • Prosjektleder

  • Brukerkoordinator

  • Driftskoordinator

  • Representanter fra brukermiljøet

  • Verneombud, dersom det gjelder flere enheter vil HVO være involvert

  • Representant fra Bedriftshelsetjenesten

Representant for Læringsmiljøutvalget og konsulent for funksjonshemmede studenter kalles inn når det er aktuelt.

6.2. Gjennomføring

  • Brukerkoordinator orienterer om innflyttingsplan, og er ansvarlig for at sjekkliste gås igjennom og referat fra befaring skrives.

  • Prosjektleder orienterer om byggvask, overtakelsesforretning, ferdigattest og brukstillatelse.

  • Fysisk gjennomgang av alle etasjer og rom, for eksempel etter sjekkliste.

  • Avslutningsvis foretas en oppsummering og konklusjon vedrørende eventuell anbefaling om innflytting. Konklusjonen fra befaringen skal alltid foreligge skriftlig i form av et kort referat og/ eller utfylt sjekkliste.

  • Sjekkliste eller referat godkjennes av deltakerne før det sendes AMU sitt byggutvalg til informasjon.

7. Referanser

Internkontrollforskriften
Læringsmiljøhåndboken

Vedlegg:

Dato

Kommentar

Lagt inn av

  1. juni 2023

Endring i pkt. 6.1 og 1. vedlegg

Mona Viksøy

  1. mars 2022

Ny Retningslinje

Mona Viksøy

  1. juni 2014 08:17:40

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juni 2014 08:16:52

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. april 2013 11:18:45

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juli 2011 09:54:45

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juli 2011 09:48:41

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juli 2011 09:49:41

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juli 2011 09:24:27

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. juli 2011 09:19:37

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. april 2011 15:40:21

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund

  1. april 2011 15:39:16

Retningslinjen legges over fra HMS-håndboken, Del 5. Helse, miljø og sikkerhet i forbindelse med ny Regelsamling.

Olaug Eiksund