Retningslinje for befaring før innflytting ------------------------------------------ :doc:`English version ` Godkjent av Universitetsdirektøren 28.10.2008, sist endret 08.03.2022 1. Formål ~~~~~~~~~ Formålet med retningslinjen er å sikre at innflytting ikke iverksettes før Universitetet i Bergen (UiB) som tiltakshaver i samarbeid med bruker, lokalt verneombud og HR-avdelingen finner det tilrådelig. Alle forhold som påvirker de som flytter inn skal være ivaretatt. 2. Forankring ~~~~~~~~~~~~~ Retningslinjen er en del av UiBs regelsamling (Del 3. Personal og HMS). 3. Omfang ~~~~~~~~~ Retningslinjen omfatter alle byggeprosjekt (se punkt 5.) ved UiB. 4. Ansvar ~~~~~~~~~ Eiendomsavdelingen (EIA) er ansvarlig for at retningslinjen følges. 5. Definisjoner ~~~~~~~~~~~~~~~ - **Byggeprosjekt:** Systematisk inspeksjon av byggeprosjektet. - **Brukerkoordinator:** Oppnevnes av Eiendomsavdelingen. Leder brukerutvalget. Kontaktledd mellom brukerutvalget og prosjektorganisasjonen. - **Brukstillatelse:** Når et tiltak er ferdig, men det gjenstår arbeider av mindre vesentlig betydning kan ansvarlig søker anmode kommunen om midlertidig brukstillatelse. - **Byggeprosjekt:** Alle nye byggeprosjekter og større ombyggings- eller rehabiliteringsprosjekter ved UiB, samt flytting av en enhet til innleide lokaler. - **Driftskoordinator:** EIA-ansatt som skal sikre at byggeprosjekter er i samsvar med intensjonen for framtidig drift og vedlikehold av bygningen. - **Ferdigattest**: Når et søknadspliktig tiltak er ferdig skal ansvarlig søker anmode kommunen om ferdigattest. Ferdigattest eller brukstillatelse skal foreligge før innflytting. Mindre omfattende tiltak vil ikke alltid falle inn under søknadsplikten og krav om brukstillatelse eller ferdigattest vil derfor ikke gjelde for disse prosjektene. - **Overtakelsesforretning:** Entreprenør kaller inn til overtakelsesforretning når bygget er klar for overtakelse. Dette forutsetter at bygget for det meste er ferdig og kan tas i bruk. - **Prosjektleder:** EIA-ansatt som leder byggeprosjektet. I noen tilfeller vil prosjektleder være en innleid ressurs. - **Tiltakshaver:** Eier av bygget. 6. Befaring før innflytting ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Befaring skal gjennomføres før innflytting ved alle byggeprosjekter, for å forebygge helseplager og unødvendig ubehag som følge av innflytting i lokaler som ikke er tilstrekkelig ferdigstilt og rengjort. 6.1. Oppgaver ^^^^^^^^^^^^^ Prosjektleder fra EIA kaller inn til befaring før innflytting og leder denne. Deltakere på befaring før innflytting: - Prosjektleder - Brukerkoordinator - Driftskoordinator - Representanter fra brukermiljøet - Verneombud, dersom det gjelder flere enheter vil HVO være involvert - Representant fra Bedriftshelsetjenesten Representant for Læringsmiljøutvalget og konsulent for funksjonshemmede studenter kalles inn når det er `aktuelt `__. 6.2. Gjennomføring ^^^^^^^^^^^^^^^^^^ - Brukerkoordinator orienterer om innflyttingsplan, og er ansvarlig for at sjekkliste gås igjennom og referat fra befaring skrives. - Prosjektleder orienterer om byggvask, overtakelsesforretning, ferdigattest og brukstillatelse. - Fysisk gjennomgang av alle etasjer og rom, for eksempel etter sjekkliste. - Avslutningsvis foretas en oppsummering og konklusjon vedrørende eventuell anbefaling om innflytting. Konklusjonen fra befaringen skal alltid foreligge skriftlig i form av et kort referat og/ eller utfylt sjekkliste. - Sjekkliste eller referat godkjennes av deltakerne før det sendes AMU sitt byggutvalg til informasjon. 7. Referanser ~~~~~~~~~~~~~ | `Internkontrollforskriften `__ | `Læringsmiljøhåndboken `__ **Vedlegg:** - `Sjekkliste ferdigbefaring `__ - `Sjekkliste for nybygg eller rehabilitering laboratorier `__ +-------------------------+-------------------------+---------------+ | Dato | Kommentar | Lagt inn av | +=========================+=========================+===============+ | 9. juni 2023 | Endring i pkt. 6.1 og | Mona Viksøy | | | 1. vedlegg | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 15. mars 2022 | Ny Retningslinje | Mona Viksøy | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 20. juni 2014 08:17:40 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 20. juni 2014 08:16:52 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 26. april 2013 11:18:45 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 05. juli 2011 09:54:45 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 05. juli 2011 09:48:41 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 05. juli 2011 09:49:41 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 05. juli 2011 09:24:27 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 05. juli 2011 09:19:37 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 06. april 2011 15:40:21 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 06. april 2011 15:39:16 | Retningslinjen legges | Olaug Eiksund | | | over fra HMS-håndboken, | | | | Del 5. Helse, miljø og | | | | sikkerhet i forbindelse | | | | med ny Regelsamling. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+