Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt ved UiB

Vedtatt av universitetsstyret 11.09.2025, jf. sak nr. 2025/9908

UiBs etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt gjelder for alle ansatte ved alle former for innkjøp og leverandørkontakt, både innenfor og utenfor rammeavtale.

Ansatte som har spørsmål til retningslinjene bes kontakte nærmeste leder.

1. Forventninger til den enkelte ansatte ved innkjøp og leverandørkontakt

Retningslinjene skal bidra til at ansatte opptrer med høy etisk integritet og høy moral i tråd med UiBs verdier. De etiske retningslinjene er ment å være generelle rettesnorer, men de krever også en bevisstgjøring og refleksjon fra den enkelte ansatte. Det forventes at spesielt ledere i særlig grad er aktsomme og fremstår som gode eksempler for sine ansatte, samt tar ansvar for å gjøre retningslinjene kjent i virksomheten sin.

2. Bruk av avtaler

Der det foreligger en avtale skal denne benyttes, dersom innkjøpsbehovet kan dekkes ved bruk av avtalen.

UiBs avtaler skal ikke benyttes til privat bruk.

3. Sirkulære

Ansatte skal vurdere behovet før innkjøp og undersøke om ombruk eller gjenbruk er et realistisk alternativ til å kjøpe nytt.

4. Riktig bruk av offentlige midler

Ansatte skal unngå kjøp som ikke dekker behovet til UiB og på denne måten forhindrer UiBs verdiskapning. Ansatte skal følge de etablerte rutiner og systemer for innkjøp, som sørger for gode kontrollrutiner for bestilling, fakturering, oppfølging og resultatrapportering. Slik klarer vi å opprettholde samfunnets tillit til at UiB bruker offentlige midler på en riktig måte.

5. Mottak av gaver og andre ytelser

Ansatte skal følge reglene i staten og ved UiB for mottak av gaver og andre fordeler. Det skal vises særlig aktsomhet ved gaver og andre fordeler som tilbys i kontakt med leverandører.

6. Forretningsomgang, reiser og sosialt samvær

Ansatte må utvise aktsomhet ved forretningsomgang og sosialt samvær med leverandører og følge UiBs regler for forretningsomgang og reiser i tjenesten (regler om gaver og andre fordeler).

7. Misbruk av informasjon

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med tjenesteforhold skal respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Informasjon som er mottatt fra markedet om tilbud og tilbydere skal behandles konfidensielt og ikke misbrukes for eksempel overfor konkurrerende tilbydere. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende er sluttet i jobben.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
18.september 2025	Nye retningslinjer	Mona Viksøy