Retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik

Godkjent av Universitetsdirektøren 02.07.2014

1. Formål

Retningslinjene skal sikre:

  • at helse-, miljø- og sikkerhetsavvik (HMS-avvik) ved Universitetet i Bergen (UiB) håndteres i henhold til interne regler og myndighetskrav
  • at arbeids- og læringsmiljø er fullt forsvarlig
  • at alle HMS-avvik meldes
  • at korrigerende og forebyggende tiltak vurderes og iverksettes
  • kontinuerlig kvalitetssikring av det systematiske HMS-arbeidet
  • organisasjonslæring og erfaringsoverføring
  • ivaretakelse av skadedes rettigheter.

2. Forankring

Retningslinjene er en del av UiBs Regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i arbeidsmiljøloven og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).

3. Omfang

Retningslinjene omfatter HMS-avvik og gjelder alle ansatte, studenter og besøkende ved UiB og all aktivitet i regi av universitetet.

Enheter som har samordningsavtale om helse, miljø og sikkerhet med annen virksomhet, skal håndtere HMS-avvik etter den gjeldende samordningsavtalen.

Aktuell beredskapsplan (lokal/sentral) skal iverksettes ved kriser og uønskede hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.

3.1 Forhold som ikke skal meldes som HMS-avvik:

4. Ansvar

Linjeleder har innenfor sitt ansvarsområde:

  • ansvar for at retningslinjen blir iverksatt og fulgt opp
  • ansvar for å følge opp meldte HMS-avvik og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak.

Ansatte og studenter har plikt til å følge retningslinjen.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet og se til at tiltak gjennomføres.

Læringsmiljøutvalget (LMU) skal gjennomgå alle meldte HMS-avvik ved universitetet som involverer studenter, og se til at tiltak som gjelder studenters læringsmiljø følges opp.

5. Definisjoner

HMS-avvik er uønskede hendelser og/eller forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materiell, som:

  • branntilløp, brann og eksplosjon
  • innbrudd, tyveri, ran og uvedkommende i/ved bygg
  • materiell skade og bygningsmessig forhold
  • personskade
  • skadelig utslipp til miljø
  • feilhåndtering av kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder
  • vold og trusler fra tredje part
  • brudd på HMS-lovgivning og HMS- retningslinjer/-prosedyrer.

Personskade:

i) Mindre personskade som ikke medførte medisinsk behandling.
ii) Skade som medførte medisinsk behandling og er meldepliktig til NAV.

Vold og trusler fra tredje part: Med tredjepart menes i denne sammenheng personer som ikke er ansatt ved UiB og som truer/utøver vold mot en UiB-ansatt i dennes arbeidssituasjon.

Linjeleder: Universitetsdirektør, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten.

6. Melding og oppfølging av HMS-avvik

6.1 Melding av HMS-avvik

Ansatte:

  • Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Ansatt skal beskrive HMS- avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til leder/leders representant. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.
  • Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til lokal linjeleder, slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.

Studenter:

  • Skal så snart HMS-avvik er oppdaget fylle ut skjemaet ”Avviksmelding”. Student skal beskrive HMS-avviket og kan foreslå tiltak. Meldingen blir sendt til fakultet. HMS-seksjonen og verneombud får automatisk kopi.
  • Skal ved dødsfall, alvorlige personskader og personskader med risiko for smitte umiddelbart melde fra til fakultet/institutt slik at tiltak kan iverksettes. Deretter skal melderutinen følges.

6.2. Oppfølgning av HMS-avvik

Linjeleder/linjeleders representant skal innenfor sitt ansvarsområde:

  • Informere ansatte og studenter om retningslinjene.
  • Følge opp mottatte HMS-avvik og vurdere korrigerende og forebyggende tiltak så snart som mulig. HMS-seksjonen, verneombud og overordnet nivå har lesetilgang til saksbehandling av meldingen.
  • Ved HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling skal skademeldingsblankett NAV 13-07.05 eller NAV 13-07.08 fylles ut. Meldingen skal sendes NAV snarest og senest innen tre dager. Kopi må sendes HMS-seksjonen.
  • Ved yrkesskader eller yrkessykdom som kan gi rett til erstatning etter Lov om Yrkesskadeforsikring skal skademelding sendes til Statens pensjonskasse. Kopi må sendes HMS- seksjonen.
  • Varsle beredskapsledelsen i linjen om uønskede hendelser og kriser som kan få alvorlige konsekvenser for UiB.
  • Dersom enheten har samordningsavtale om HMS med annen enhet skal kopi av avviksmeldingen sendes til informasjon.
  • Dersom HMS-avviket ikke kan løses lokalt skal meldingen videresendes i linjen.
  • Sørge for at alle HMS-avvik følges opp, dokumenteres og ferdigstilles.

Verneombud skal innenfor sitt verneområde:

  • Motta kopi av meldte HMS-avvik og følge saksbehandlingen.
  • Påse at linjeleder/linjeleders representant følger opp meldte HMS-avvik.
  • Bistå linjeleder, ansatt og student ved behov.

HMS-seksjonen:

  • Mottar kopi av alle meldte HMS-avvik ved UiB.
  • Skal ved behov følge opp HMS-avvik som omfatter personskade.
  • Mottar kopi av alle skademeldinger som oversendes NAV og Statens pensjonskasse.
  • Legger frem periodevise rapporter av alle HMS-avvik ved UiB for AMU.
  • Legger frem periodevise rapporter av HMS-avvik ved UiB som omhandler studenter for LMU.

Eiendomsavdelingen:

  • Mottar kopi HMS-avvik som omfatter branntilløp, brann, eksplosjon, innbrudd, tyveri, ran, uvedkommende i/ved bygg, materiell skade og bygningsmessig forhold.
  • Sørger for utbedring av bygg, samt drift- og vedlikeholdstjenester som er meldt i Lydia.

7. Referanser

Arbeidsmiljøloven
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
Universitets- og høyskoleloven § 4-3.
Beredskapsplan ved Universitetet i Bergen

Veiledning er tilgjengelig i HMS-portalen

Utarbeidet av: Seksjon for HMS, beredskap og BHT, HR-avdelingen
Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 04.12.2013.

Erstatter: ”Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker” av 15.12.03.

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
10. januar 2019 17:50:33 Oppdatering av navn Olaug Eiksund
07. januar 2019 12:35:44 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 12:30:46 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:45:20 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:44:19 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:49 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:24:05 Justering av tekst. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:21:10 Justering av tekst. Olaug Eiksund
07. november 2017 13:44:47 Publisering av reviderte retningslinjer for melding og oppfølging av HMS-avvik Olaug Eiksund
06. november 2017 10:40:37 Publisering av reviderte retningslinjer for melding og oppfølging av HMS-avvik Olaug Eiksund
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299