Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid, tokt og gruppereise

Godkjent av Universitetsdirektøren 06.02.2020

1. Formål

Retningslinjen skal sikre en forsvarlig helse-, miljø- og sikkerhetsmessig gjennomføring av feltarbeid og tokt, samt annen gruppereise.

2. Omfang

Retningslinjen omfatter aspekter knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) og er

  • Obligatorisk:
    • For ansatte og studenter på feltarbeid og tokt, alene eller i gruppe.
  • Anbefalt:
    • For ansatte på gruppereise med minimum 5 ansatte
    • For minimum 1 ansatt på gruppereise med en eller flere studenter.

Retningslinjen gjelder både HMS-aspekter ved ansattes pålagte feltarbeid og tokt som faller inn under «Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen» og HMS-aspekter ved feltarbeid og tokt som ikke er pålagt og som utføres i tilknytning til den ansattes egen forskningsvirksomhet.

Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som har det overordnete HMS-ansvaret.

For UiB-studenter på utvekslingsopphold i utlandet gjelder egne retningslinjer.

3. Definisjoner

  • Linjeleder: Instituttleder, avdelingsleder eller tilsvarende som har det overordnete ansvaret ved enheten.
  • Faglig ansvarlig: Oppnevnt ansvarlig for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av feltarbeid/tokt/gruppereise.
  • Reiseleder: Oppnevnt ansvarlig for gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise når Faglig ansvarlig ikke er til stede.
  • Reiseadministrator: Oppnevnt administrativ støttefunksjon i CIM for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder.
  • Feltarbeid: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, befaring, oppdrag, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver utenfor det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet.
  • Tokt: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver på fartøy.
  • Gruppereise: Alle typer pålagt eller ikke-pålagt innenlands eller utenlands reise, utenom feltarbeid og tokt, for ansatte i gruppe med minimum 5 ansatte eller minimum 1 ansatt i gruppe med en eller flere studenter.
  • CIM: UiBs støtteverktøy for risiko, sikkerhet og beredskap.

4. Ansvar

Linjeleder er:

  • Ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent og følges opp ved enheten.
  • Ansvarlig for å oppnevne en Faglig ansvarlig for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise. Ved behov kan en Reiseleder oppnevnes i tillegg. Linjeleder skal på forhånd forvisse seg om at Faglig ansvarlig og ev. Reiseleder har de kvalifikasjonene som trengs for forsvarlig helse, miljø og sikkerhetsmessig ledelse av feltarbeid/tokt/gruppereise.
  • Ansvarlig for å oppnevne en Reiseadministrator.

Faglig ansvarlig er:

  • Ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet/toktet/gruppereisen.

Reiseleder:

  • I tilfeller hvor Faglig ansvarlig ikke er til stede under feltarbeidet/toktet/gruppereisen skal ansvar for forsvarlig gjennomføring delegeres til Reiseleder.
  • Der hvor feltarbeid utføres alene av en student, vil studenten selv fungere som Reiseleder.

Reiseadministrator er:

  • Ansvarlig for registrering og oppfølging feltarbeid/tokt/gruppereise i CIM.

Den enkelte deltaker:

  • Bør delta i kartlegging og vurdering av risiko.
  • Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen.
  • Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen.
  • Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeidet/toktet/gruppereisen.
  • Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner.
  • Har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise.
  • Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.

Verneombud:

  • Enhetens valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid/tokt/gruppereise dersom det ikke er valgt stedlig verneombud. Der det er over 10 deltakere i mer enn en uke, eller særlige risikoforhold tilsier det, skal Linjeleder vurdere behov for og ev. sørge for at stedlig verneombud velges.

5. Feltarbeid, tokt og gruppereise

5.1 Forberedelse

HMS-ansvar for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise skal defineres av Linjeleder.

Det skal på forhånd avklares av Faglig ansvarlig hva som er faglig aktivitet og hva som er fritidsaktivitet.

Risikovurdering og beredskap

Faglig ansvarlig:

  • Skal sørge for at risikoforhold ved feltarbeid/tokt/gruppereise kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal man identifisere aktiviteter som kan medføre risiko for skade på menneske, miljø og materiell:
    • På vei til og fra feltarbeid/tokt/gruppereise
    • Mens feltarbeid/tokt/gruppereise pågår
    • I forbindelse med avslutning av feltarbeid/tokt/gruppereise
  • Oppfordres til å inkludere alle deltagere og verneombud i dette arbeidet.
  • Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene.
  • Lokal beredskapsplan samt varslingsrutiner skal utarbeides.

Reiseadministrator:

  • Skal utarbeide og vedlikeholde en samlet deltakerliste med kontaktinformasjon og pårørendeopplysninger i CIM og holde Faglig ansvarlig oppdatert.

Opplæring og informasjon

Faglig ansvarlig:

  • Skal påse at deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise får nødvendig opplæring og informasjon knyttet til gjennomført risikovurdering og feltarbeid/tokt/gruppereisen.

Forsikring

Om og i hvilken grad deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise er forsikret fremgår av det til enhver tid gjeldende regelverk og retningslinjer fra overordnet departement.

5.2. Gjennomføring

Faglig ansvarlig ev. Reiseleder skal:

  • Iverksette beredskapsplan og varsling ved behov.
  • Holde Linjeleder orientert om alle viktige forhold i landet eller på stedet som kan påvirke deltakernes sikkerhet eller andre forhold.
  • Være tilgjengelig for egen enhet ved UiB når feltarbeidet/toktet/gruppereise er i gang.
  • Melde fra så raskt som mulig til Reiseadministrator dersom det på feltarbeid/tokt/ gruppereise blir:
    • endringer i oversikten over deltakere
    • endringer i reiseruten
  • Gjøre kjent for deltakerne og egen enhet hvis det er endringer i prosedyrer og beredskapsplaner.
  • Melde HMS-avvik.

Faglig ansvarlig ev. Reiseleder har myndighet til å gi advarsler og bortvise deltakere som ikke retter seg etter sikkerhetsbestemmelsene.

5.3. Etterarbeid

Evaluering av feltarbeid/tokt/gruppereise skal inngå som en integrert del av det lokale HMS-arbeidet ved enheten.

6. Referanser

Ytterligere henvisinger til aktuelle lover, forskrifter, retningslinjer, veiledninger (uib.no).

Utarbeidet av: HR-avdelingen
Behandlet av: Arbeidsmiljøutvalget 29.01.20.

Erstatter: «Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt av 02.03.2009.

Utarbeidet av: HMS-seksjonen ved HR-avdelingen
Erstatter: ”Generell sikkerhetsinstruks for feltarbeid m.m.” av 01.03.95.

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
21. september 2020 13:29:36 Publiserer ny versjon av retningslinjen Olaug Eiksund
21. september 2020 10:46:29 Publiserer ny versjon av retningslinjen Olaug Eiksund
16. november 2017 12:42:31 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
16. november 2017 11:00:14 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:57:01 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
29. september 2016 13:21:07 Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. Olaug Eiksund
29. september 2016 13:15:40 Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. Olaug Eiksund
07. juli 2015 11:27:19 Oppdatering av url. Olaug Eiksund
07. juli 2015 11:24:30 Oppdatering av url. Olaug Eiksund
15. juni 2015 13:25:33 Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen Olaug Eiksund
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299