Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid, tokt og gruppereise ------------------------------------------------------------------------------- :doc:`English version ` Godkjent av Universitetsdirektøren 06.02.2020 **1. Formål** ^^^^^^^^^^^^^ Retningslinjen skal sikre en forsvarlig helse-, miljø- og sikkerhetsmessig gjennomføring av feltarbeid og tokt, samt annen gruppereise. **2. Omfang** ^^^^^^^^^^^^^ Retningslinjen omfatter aspekter knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) og er - Obligatorisk: - For ansatte og studenter på feltarbeid og tokt, alene eller i gruppe. - Anbefalt: - For ansatte på gruppereise med minimum 5 ansatte - For minimum 1 ansatt på gruppereise med en eller flere studenter. Retningslinjen gjelder både HMS-aspekter ved ansattes pålagte feltarbeid og tokt som faller inn under «Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen» og HMS-aspekter ved feltarbeid og tokt som ikke er pålagt og som utføres i tilknytning til den ansattes egen forskningsvirksomhet. Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som har det overordnete HMS-ansvaret. For UiB-studenter på utvekslingsopphold i utlandet gjelder egne retningslinjer. **3. Definisjoner** ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ - *Linjeleder*: Instituttleder, avdelingsleder eller tilsvarende som har det overordnete ansvaret ved enheten. - *Faglig ansvarlig*: Oppnevnt ansvarlig for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av feltarbeid/tokt/gruppereise. - *Reiseleder:* Oppnevnt ansvarlig for gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise når Faglig ansvarlig ikke er til stede. - *Reiseadministrator:* Oppnevnt administrativ støttefunksjon i CIM for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder. - *Feltarbeid:* Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, befaring, oppdrag, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver utenfor det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet. - *Tokt*: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver på fartøy. - *Gruppereise:* Alle typer pålagt eller ikke-pålagt innenlands eller utenlands reise, utenom feltarbeid og tokt, for ansatte i gruppe med minimum 5 ansatte eller minimum 1 ansatt i gruppe med en eller flere studenter. - *CIM:* UiBs støtteverktøy for risiko, sikkerhet og beredskap. **4. Ansvar** **Linjeleder** er: - Ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent og følges opp ved enheten. - Ansvarlig for å oppnevne en Faglig ansvarlig for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise. Ved behov kan en Reiseleder oppnevnes i tillegg. Linjeleder skal på forhånd forvisse seg om at Faglig ansvarlig og ev. Reiseleder har de kvalifikasjonene som trengs for forsvarlig helse, miljø og sikkerhetsmessig ledelse av feltarbeid/tokt/gruppereise. - Ansvarlig for å oppnevne en Reiseadministrator. **Faglig ansvarlig** er: - Ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet/toktet/gruppereisen. **Reiseleder:** - I tilfeller hvor Faglig ansvarlig ikke er til stede under feltarbeidet/toktet/gruppereisen skal ansvar for forsvarlig gjennomføring delegeres til Reiseleder. - Der hvor feltarbeid utføres alene av en student, vil studenten selv fungere som Reiseleder. **Reiseadministrator** er: - Ansvarlig for registrering og oppfølging feltarbeid/tokt/gruppereise i CIM. **Den enkelte deltaker:** - Bør delta i kartlegging og vurdering av risiko. - Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen. - Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen. - Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeidet/toktet/gruppereisen. - Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner. - Har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise. - Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan. **Verneombud:** - Enhetens valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid/tokt/gruppereise dersom det ikke er valgt stedlig verneombud. Der det er over 10 deltakere i mer enn en uke, eller særlige risikoforhold tilsier det, skal Linjeleder vurdere behov for og ev. sørge for at stedlig verneombud velges. **5. Feltarbeid, tokt og gruppereise** ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ **5.1 Forberedelse** '''''''''''''''''''' HMS-ansvar for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise skal defineres av Linjeleder. Det skal på forhånd avklares av Faglig ansvarlig hva som er faglig aktivitet og hva som er fritidsaktivitet. **Risikovurdering og beredskap** Faglig ansvarlig: - Skal sørge for at risikoforhold ved feltarbeid/tokt/gruppereise kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal man identifisere aktiviteter som kan medføre risiko for skade på menneske, miljø og materiell: - På vei til og fra feltarbeid/tokt/gruppereise - Mens feltarbeid/tokt/gruppereise pågår - I forbindelse med avslutning av feltarbeid/tokt/gruppereise - Oppfordres til å inkludere alle deltagere og verneombud i dette arbeidet. - Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene. - Lokal beredskapsplan samt varslingsrutiner skal utarbeides. Reiseadministrator: - Skal utarbeide og vedlikeholde en samlet deltakerliste med kontaktinformasjon og pårørendeopplysninger i CIM og holde Faglig ansvarlig oppdatert. **Opplæring og informasjon** Faglig ansvarlig: - Skal påse at deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise får nødvendig opplæring og informasjon knyttet til gjennomført risikovurdering og feltarbeid/tokt/gruppereisen. **Forsikring** Om og i hvilken grad deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise er forsikret fremgår av det til enhver tid gjeldende regelverk og retningslinjer fra overordnet departement. **5.2. Gjennomføring** '''''''''''''''''''''' Faglig ansvarlig ev. Reiseleder skal: - Iverksette beredskapsplan og varsling ved behov. - Holde Linjeleder orientert om alle viktige forhold i landet eller på stedet som kan påvirke deltakernes sikkerhet eller andre forhold. - Være tilgjengelig for egen enhet ved UiB når feltarbeidet/toktet/gruppereise er i gang. - Melde fra så raskt som mulig til Reiseadministrator dersom det på feltarbeid/tokt/ gruppereise blir: - endringer i oversikten over deltakere - endringer i reiseruten - Gjøre kjent for deltakerne og egen enhet hvis det er endringer i prosedyrer og beredskapsplaner. - Melde HMS-avvik. Faglig ansvarlig ev. Reiseleder har myndighet til å gi advarsler og bortvise deltakere som ikke retter seg etter sikkerhetsbestemmelsene. **5.3. Etterarbeid** '''''''''''''''''''' | Evaluering av feltarbeid/tokt/gruppereise skal inngå som en integrert del av det lokale HMS-arbeidet ved enheten. **6. Referanser** ^^^^^^^^^^^^^^^^^ - `Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) `__ - :doc:`Beredskapsplan for UiB-studenter i utlandet ` - `Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen `__ - `Beredskapsplan for UiB `__ Ytterligere henvisinger til aktuelle lover, forskrifter, retningslinjer, `veiledninger `__ (uib.no). | **Utarbeidet av**: HR-avdelingen | **Behandlet av**: Arbeidsmiljøutvalget 29.01.20. Erstatter: «Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt av 02.03.2009. | **Utarbeidet av**: HMS-seksjonen ved HR-avdelingen | **Erstatter**: ”Generell sikkerhetsinstruks for feltarbeid m.m.” av 01.03.95. +-------------------------+-------------------------+---------------+ | Dato | Kommentar | Lagt inn av | +=========================+=========================+===============+ | 10. oktober 2022 | Lenke under pkt 7 | Mona Viksøy | | | rettet opp | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 21. september 2020 | Publiserer ny versjon | Olaug Eiksund | | 13:29:36 | av retningslinjen | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 21. september 2020 | Publiserer ny versjon | Olaug Eiksund | | 10:46:29 | av retningslinjen | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Mindre tekstlige | Olaug Eiksund | | 12:42:31 | justeringer. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Mindre tekstlige | Olaug Eiksund | | 11:00:14 | justeringer. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Mindre tekstlige | Olaug Eiksund | | 10:57:01 | justeringer. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 29. september 2016 | Mindre tekstlige | Olaug Eiksund | | 13:21:07 | justeringer og | | | | oppdatering av url. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 29. september 2016 | Mindre tekstlige | Olaug Eiksund | | 13:15:40 | justeringer og | | | | oppdatering av url. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. juli 2015 11:27:19 | Oppdatering av url. | Olaug Eiksund | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. juli 2015 11:24:30 | Oppdatering av url. | Olaug Eiksund | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 15. juni 2015 13:25:33 | Oppdatering av | Olaug Eiksund | | | avdelingsnavn: | | | | HR-avdelingen | | +-------------------------+-------------------------+---------------+