Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid, tokt og gruppereise
Godkjent av Universitetsdirektøren 06.02.2020, sist endret 10.10.2022, arkivreferanse 2020/25.
1. Formål
Retningslinjen skal sikre en forsvarlig helse-, miljø- og sikkerhetsmessig gjennomføring av feltarbeid og tokt, samt annen gruppereise.
2. Omfang
Retningslinjen omfatter aspekter knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) og er
Obligatorisk:
For ansatte og studenter på feltarbeid og tokt, alene eller i gruppe.
Anbefalt:
For ansatte på gruppereise med minimum 5 ansatte
For minimum 1 ansatt på gruppereise med en eller flere studenter.
Retningslinjen gjelder både HMS-aspekter ved ansattes pålagte feltarbeid og tokt som faller inn under «Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen» og HMS-aspekter ved feltarbeid og tokt som ikke er pålagt og som utføres i tilknytning til den ansattes egen forskningsvirksomhet.
Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som har det overordnete HMS-ansvaret.
For UiB-studenter på utvekslingsopphold i utlandet gjelder egne retningslinjer.
3. Definisjoner
Linjeleder: Instituttleder, avdelingsleder eller tilsvarende som har det overordnete ansvaret ved enheten.
Faglig ansvarlig: Oppnevnt ansvarlig for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av feltarbeid/tokt/gruppereise.
Reiseleder: Oppnevnt ansvarlig for gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise når Faglig ansvarlig ikke er til stede.
Reiseadministrator: Oppnevnt administrativ støttefunksjon i CIM for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder.
Feltarbeid: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, befaring, oppdrag, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver utenfor det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet.
Tokt: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver på fartøy.
Gruppereise: Alle typer pålagt eller ikke-pålagt innenlands eller utenlands reise, utenom feltarbeid og tokt, for ansatte i gruppe med minimum 5 ansatte eller minimum 1 ansatt i gruppe med en eller flere studenter.
CIM: UiBs støtteverktøy for risiko, sikkerhet og beredskap.
4. Ansvar
Linjeleder er:
Ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent og følges opp ved enheten.
Ansvarlig for å oppnevne en Faglig ansvarlig for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise. Ved behov kan en Reiseleder oppnevnes i tillegg. Linjeleder skal på forhånd forvisse seg om at Faglig ansvarlig og ev. Reiseleder har de kvalifikasjonene som trengs for forsvarlig helse, miljø og sikkerhetsmessig ledelse av feltarbeid/tokt/gruppereise.
Ansvarlig for å oppnevne en Reiseadministrator.
Faglig ansvarlig er:
Ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet/toktet/gruppereisen.
Reiseleder:
I tilfeller hvor Faglig ansvarlig ikke er til stede under feltarbeidet/toktet/gruppereisen skal ansvar for forsvarlig gjennomføring delegeres til Reiseleder.
Der hvor feltarbeid utføres alene av en student, vil studenten selv fungere som Reiseleder.
Reiseadministrator er:
Ansvarlig for registrering og oppfølging feltarbeid/tokt/gruppereise i CIM.
Den enkelte deltaker:
Bør delta i kartlegging og vurdering av risiko.
Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen.
Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen.
Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeidet/toktet/gruppereisen.
Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner.
Har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise.
Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.
Verneombud:
Enhetens valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid/tokt/gruppereise dersom det ikke er valgt stedlig verneombud. Der det er over 10 deltakere i mer enn en uke, eller særlige risikoforhold tilsier det, skal Linjeleder vurdere behov for og ev. sørge for at stedlig verneombud velges.
5. Feltarbeid, tokt og gruppereise
5.1 Forberedelse
HMS-ansvar for det enkelte feltarbeid/tokt/gruppereise skal defineres av Linjeleder.
Det skal på forhånd avklares av Faglig ansvarlig hva som er faglig aktivitet og hva som er fritidsaktivitet.
Risikovurdering og beredskap
Faglig ansvarlig:
Skal sørge for at risikoforhold ved feltarbeid/tokt/gruppereise kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal man identifisere aktiviteter som kan medføre risiko for skade på menneske, miljø og materiell:
På vei til og fra feltarbeid/tokt/gruppereise
Mens feltarbeid/tokt/gruppereise pågår
I forbindelse med avslutning av feltarbeid/tokt/gruppereise
Oppfordres til å inkludere alle deltagere og verneombud i dette arbeidet.
Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene.
Lokal beredskapsplan samt varslingsrutiner skal utarbeides.
Reiseadministrator:
Skal utarbeide og vedlikeholde en samlet deltakerliste med kontaktinformasjon og pårørendeopplysninger i CIM og holde Faglig ansvarlig oppdatert.
Opplæring og informasjon
Faglig ansvarlig:
Skal påse at deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise får nødvendig opplæring og informasjon knyttet til gjennomført risikovurdering og feltarbeid/tokt/gruppereisen.
Forsikring
Om og i hvilken grad deltakere på feltarbeid/tokt/gruppereise er forsikret fremgår av det til enhver tid gjeldende regelverk og retningslinjer fra overordnet departement.
5.2. Gjennomføring
Faglig ansvarlig ev. Reiseleder skal:
Iverksette beredskapsplan og varsling ved behov.
Holde Linjeleder orientert om alle viktige forhold i landet eller på stedet som kan påvirke deltakernes sikkerhet eller andre forhold.
Være tilgjengelig for egen enhet ved UiB når feltarbeidet/toktet/gruppereise er i gang.
Melde fra så raskt som mulig til Reiseadministrator dersom det på feltarbeid/tokt/ gruppereise blir:
endringer i oversikten over deltakere
endringer i reiseruten
Gjøre kjent for deltakerne og egen enhet hvis det er endringer i prosedyrer og beredskapsplaner.
Melde HMS-avvik.
Faglig ansvarlig ev. Reiseleder har myndighet til å gi advarsler og bortvise deltakere som ikke retter seg etter sikkerhetsbestemmelsene.
5.3. Etterarbeid
6. Referanser
Ytterligere henvisinger til aktuelle lover, forskrifter, retningslinjer, veiledninger (uib.no).
Erstatter: «Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt av 02.03.2009.
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
|---|---|---|
|
Lenke under pkt 7 rettet opp |
Mona Viksøy |
21. september 2020 13:29:36 |
Publiserer ny versjon av retningslinjen |
Olaug Eiksund |
21. september 2020 10:46:29 |
Publiserer ny versjon av retningslinjen |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 12:42:31 |
Mindre tekstlige justeringer. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 11:00:14 |
Mindre tekstlige justeringer. |
Olaug Eiksund |
16. november 2017 10:57:01 |
Mindre tekstlige justeringer. |
Olaug Eiksund |
29. september 2016 13:21:07 |
Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. |
Olaug Eiksund |
29. september 2016 13:15:40 |
Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. |
Olaug Eiksund |
|
Oppdatering av url. |
Olaug Eiksund |
|
Oppdatering av url. |
Olaug Eiksund |
|
Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen |
Olaug Eiksund |