Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll)

Godkjent av Universitetsdirektøren 28.01.2009

1. Formål

Formålet med retningslinjen er å se til at elementene i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved Universitetet i Bergen (UiB) stemmer overens med myndighetskrav og interne regler, vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessige i forhold til UiBs virksomhetsmål og avdekke forbedringspotensialer, slik at tiltak kan vurderes og prioriteres.

2. Forankring

Retningslinjen inngår i UiBs regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 8.

3. Omfang

Retningslinjen omfatter alle enheter ved UiB.

4. Ansvar

Linjeleder er ansvarlig for å iverksette og følge opp retningslinjen.

5. Definisjoner

  • Linjeleder: Universitetsdirektør, dekan (ved prøveordning), fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete ansvaret ved enheten.
  • Enhet: Fakultet, avdeling, institutt og sentre ved UiB.
  • Verneombud: Universitetets hovedverneombud, hovedverneombud og verneombud.
  • Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS): Rapportering av HMS-arbeid. Gjennomføres av alle UiBs enheter.

6. Årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet

6.1. Organisering

Linjeleder gjennomgår det systematiske HMS-arbeidet og rapporterer videre i linjen. Dersom forbedringspotensialer blir avdekket skal korrigerende tiltak vurderes og prioriteres.

Verneombud skal sammen med linjeleder gjennomgå det systematiske HMS-arbeidet.

6.2. Gjennomgang

Følgende elementer i det systematiske HMS-arbeidet gjennomgås:

  • Vurdere om HMS-mål er nådd og sette nye HMS-mål.
  • Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet.
  • HMS-handlingsplan.
    • Resultater fra HMS-kartlegging, som HMS-møter, HMS-runder og medarbeidsamtaler, risikovurdering og iverksetting av tiltak.
  • Innrapporterte HMS-avvik.
  • Se til at eksisterende rutiner og planer er hensiktsmessige og i samsvar med regelverk.
  • Etterse at nye aktiviteter/prosesser utføres på en forsvarlig måte.
  • Kartlegge HMS-opplæringsbehov for neste år.
  • Utføre nødvendig oppdatering av HMS-dokumenter.

6.3. Rapportering

Universitetsdirektøren ber årlig om rapportering av status for lokalt HMS-arbeid:

  • Skjemaet ”Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS)” fylles ut elektronisk av linjeleder og verneombud og returneres i linjen.
  • Linjeleder ved fakultetene, Universitetsmuseet i Bergen og Universitetsbiblioteket med respektive hovedverneombud utarbeider samlet HMS-årsrapport for enheten. Rapporten styrebehandles og oversendes universitetsdirektøren.
  • Dersom administrative avdelingers underliggende enheter leverer eget skjema, skal avdelingsdirektører og hovedverneombud utarbeide samlet HMS-årsrapport for enheten, som oversendes universitetsdirektøren.
  • UiBs HMS-årsrapport, der ”Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS)” er et viktig element, behandles av Universitetsstyret, som gjennom rapport får innspill til styrende vedtak for HMS-arbeidet ved UiB.

6.4. Oppfølgning

  • Universitetsdirektøren gjennomgår HMS-årsrapporter, gir nødvendige tilbakemeldinger, og foretar «en ledelsens gjennomgang» ved hvert fakultet/avdeling som skal følges opp ved lokal enhet og ved fakultet/avdeling.

7. Referanser

Forskrift for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
Retningslinjer for internrevisjon ved Universitetet i Bergen, UiBs Regelsamling Del 1, kap. 1.2. Internrevisjon
Systematisk HMS-arbeid i HMS-portalen
HMS-årsrapportering

Utarbeidet av: HMS-seksjonen ved HR-avdelingen
Erstatter: ”Retningslinjer for internt tilsyn (revisjon) med det systematiske HMS-arbeidet ved UiB” av 19.11.2003.

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
07. januar 2019 12:34:08 Kulepunkt i 6.3. Rapportering lagt inn som delkapittel 6.4 Oppfølging Olaug Eiksund
07. januar 2019 12:28:45 Kulepunkt i 6.3. Rapportering lagt inn som delkapittel 6.4 Oppfølging Olaug Eiksund
16. november 2017 12:34:13 Oppdatering av url Olaug Eiksund
16. november 2017 11:14:32 Oppdatering av url Olaug Eiksund
07. november 2017 13:45:58 Oppdatering av url Olaug Eiksund
06. februar 2017 10:56:02 Oppdatering av url Olaug Eiksund
06. februar 2017 10:53:45 Oppdatering av url Olaug Eiksund
15. juni 2015 13:17:38 Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen Olaug Eiksund
10. februar 2015 08:02:30 Endring av navn i punkt 6.3 Rapportering Olaug Eiksund
20. juni 2014 08:10:49 Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontrollen) publiseres. Olaug Eiksund
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299