Beredskapsplan for Universitetet i Bergen
Vedtatt i Universitetsstyret 26.11.15
1. Om beredskapsplanen
1.1 Formål
Beredskapsplan for Universitetet i Bergen (UiB) skal bidra til å:
sikre liv og helse
sikre verdier
ivareta ansatte, studenter og pårørende
ivareta intern og ekstern kommunikasjon
ivareta det ytre miljø
1.2 Ansvar og prinsipper
Beredskapsarbeidet ved universitetet er basert på følgende prinsipper:
Ansvarsprinsippet innebærer at personene som har ansvar i en normalsituasjon også skal ha ansvaret i en ekstraordinær situasjon.
Likhetsprinsippet innebærer at den organisasjonen man opererer med i en beredskapssituasjon, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig.
Nærhetsprinsippet innebærer at kriser og hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå, hvor nødvendig kompetanse og ressurser er til stede.
Samvirkeprinsippet innebærer at universitetet har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.
Rektor har det overordnede og strategiske ansvaret i en beredskapssituasjon og er universitetets talsperson.
Universitetsdirektøren er operativ leder av den sentrale beredskapsledelsen og holder rektor løpende orientert.
1.3 Iverksetting
Beredskapsplanen iverksettes av universitetsdirektør ved:
Stor skade på ytre miljø
Større brann eller eksplosjon
Større sykdomsutbrudd blant studenter eller ansatte
Pågående livstruende voldshendelser
Alvorlige trusler
Skade/død på ansatt, student eller gjesteforsker i forbindelse med aktiviteter i regi av UiB
Større skade i bygninger som universitetet eier eller leier
Sensitiv informasjon på avveie
Alvorlig brudd på UiBs etiske retningslinjer, uredelighet i forskning/utdanning, korrupsjon og lignende.
Angrep på eller bortfall av sentrale IKT-tjenester
Alvorlige hendelser som kan eskalere til en krise
Tap av store materielle verdier
Tiltakskort for de ulike hendelsene er tilgjengelige i universitetets krisestøtteverktøy.
Intern samhandling mellom sentralt og lokalt nivå er beskrevet i punkt 9.1–9.2.
1.4 Definisjoner
Beredskapsplan for UiB: Overordnet beredskapsplan for krisesituasjoner innenfor UiBs ansvarsområder.
Krise: En situasjon som truer eller kan true universitetets verdier og kjernevirksomhet. Ikke alle alvorlige hendelser er kriser. Det er først når hendelsen krever ressurser utover ordinær drift, at beredskapsplanen iverksettes.
Risikovurdering: En systematisk metode for å kartlegge og beskrive risiko. Risikovurderingen gir grunnlag for beredskapsplaner.
Sentral beredskapsledelse: Har det overordnede ansvaret i en beredskapssituasjon ved universitetet og består av universitetsdirektøren og avdelingsdirektører.
2. Varslingsrutiner ved beredskapssituasjoner
2.1 Første varsling
Den som først blir oppmerksom på en krise eller ulykke, er ansvarlig for å varsle.
Ring først nødetatene:
BRANN: 110
POLITI: 112
AMBULANSE: 113
Ring deretter:
Universitetets vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81
Vaktselskapet ved universitetet varsler videre.
Gi beskjed om:
Hvem du er
Hva som har skjedd
Hvor det har skjedd
Skadeomfang
2.2 Varsling av beredskapsledelsen
Universitetsdirektøren skal varsle den sentrale beredskapsledelsen etter intern varslingsliste. Hvert medlem dimitterer egen stedfortreder.
3. Organisering av beredskapsarbeidet
3.1 Beredskapsledelsen
Medlemmer:
Avdelingsdirektør HR
Avdelingsdirektør Kommunikasjon
Avdelingsdirektør Eiendom
Avdelingsdirektør Studieadministrasjon
Avdelingsdirektør IT
Rådgiver
Loggfører
4. Kommunikasjonsarbeid i beredskapssituasjoner
Vår kommunikasjon skal være åpen og aktiv slik at den bidrar til et effektivt beredskapsarbeid, samt bevarer eller styrker UiBs omdømme. Målet er å gi et mest mulig korrekt og oppdatert bilde av hva som skjer og hvordan UiB håndterer situasjonen.
UiBs viktigste målgrupper i en krise er:
Personer som er direkte berørt av hendelsen (studenter, ansatte eller andre)
Pårørende
Øvrige ansatte og studenter
Samarbeidspartnere i forskning/utdanning
Myndigheter
Naboer og leietakere
Media
UiBs budskap skal bygge på bekreftede fakta og omsorg for de berørte. I første fase er det særlig viktig å avklare hva UiB skal uttale seg om, og å informere internt.
Rektor er UiBs talsperson og avgjør eventuelt hvem andre som kan uttale seg i saken.
Politiet uttaler seg om eventuelle omkomne og skadde, offentliggjøring av navn, årsaker til hendelser, redningsarbeid ved ulykker og siktelser ved mistanke om kriminelle handlinger. UiB holder seg orientert om politiets informasjonsarbeid og avklarer med dem hva UiB skal uttale seg om. UiB skal ikke formidle navn på berørte ansatte eller studenter, eller bilder av disse.
Se ellers Tiltaksplan for krisekommunikasjon og aktuelle tiltakskort.
5. Oppfølging av involverte studenter og ansatte
Beredskapsplanen skal sikre at studenter og ansatte som blir rammet av en alvorlig hendelse/krise skal ivaretas på en forsvarlig og god måte, og at de skal følges opp ut fra den enkeltes behov.
Ved hendelser som krever håndtering av pårørende, skal beredskapsledelsen opprette kontakttelefon for pårørende og eventuelt et pårørendesenter.
Studenter og ansatte følges opp i tråd med Tiltaksplan for personal- og pårørendeomsorg, Beredskap for studenter ved UiB – planer og retningslinjer, Beredskapsplan for ansatte i utlandet og Beredskapsplan for studenter i utlandet.
6. Øvelser
En viktig forutsetning for god krisehåndtering er at alle involverte er godt kjent med beredskapsplanen, og at de kjenner sine roller og oppgaver i en krisesituasjon. Det er et lederansvar å sørge for at ansatte på alle nivåer får nødvendig opplæring og at det gjennomføres øvelser.
Øvelser skal gjøre universitetet bedre rustet til å håndtere ulike typer kriser/beredskapssituasjoner og finne forbedringspunkter i planverk, krisestøtteverktøy og samhandling.
Øvelser skal gjennomføres jevnlig. Hvert tredje til fjerde år skal det øves med andre aktuelle samarbeidspartnere og eksterne aktører.
7. Normalisering og oppfølging
Når hendelsen er under kontroll eller situasjonen er avklart, er universitetsdirektøren ansvarlig for å gjenopprette normal drift av virksomheten så raskt som mulig. Umiddelbart etter hendelsen skal det gjennomføres en kort debrief.
Universitetsdirektøren er ansvarlig for etterarbeid og rapportering.
Senest to uker etter hendelsen skal alle som har vært mobilisert delta i en oppsummering. Formålet er å evaluere, identifisere forbedringer og planlegge videre oppfølging.
Følgende skal gjennomgås:
Rutiner
Ansvarsfordeling
Utstyr
Debriefing
Oppfølging av berørte ansatte, studenter og pårørende
Intern og ekstern kommunikasjon
Samarbeid med eksterne
Etter evalueringen skal det utarbeides en rapport.
8. Revisjon
Den sentrale beredskapsplanen revideres jevnlig, og minimum årlig. Varslingslister justeres fortløpende ved behov. Universitetsdirektørens kontor er ansvarlig for revisjon og oppdatering.
9. Samhandling
Beredskapsarbeid inngår som del av det systematiske HMS-arbeidet ved UiB.
Universitetsdirektøren skal alltid varsles ved beredskapssituasjoner ved fakulteter og avdelinger, for å sikre enhetlig og samordnet beredskap.
Når sentral beredskapsledelse setter stab, skal også beredskapsgruppen ved berørt fakultet/avdeling sette stab.
Lokal beredskapsgruppe skal følge prinsippene om nærhet, ansvar, likhet og samordning, jf. punkt. 1.2.
9.2 Intern samhandling
Fakultet/avdeling |
Oppgaver |
Ansatt-dekan, fakultets/-avdelingsdirektører |
|
9.3 Ekstern samhandling
Samarbeidende institusjoner |
Oppgaver |
Sammen Studentsamskipnaden
på Vestlandet
|
|
Havforskningsinstituttet |
|
Helse Bergen
|
|
Uni Research
|
|
Christian Michelsens institutt |
|
Marineholmen |
|
Kontaktinformasjon for eksterne samarbeidspartnere er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy.
9.4 Ekstern varsling
Navn: |
Telefon: |
Ambulanse |
113 |
Brannvesen |
110 |
Politi |
112 |
Vaktselskap (Nokas) |
55 58 80 81 |
Arbeidstilsynet Vestlandet |
73 19 97 00 |
Bergen kommune, sentralbord
Vaktsentral (døgnbemannet)
|
05556
55 56 78 15
|
Folkehelseinstituttet, sentralbord |
21 07 70 00 |
Fylkesmannen i Hordaland, beredskapstelefon |
55 57 20 00 |
Haukeland universitetssykehus, sentralbord |
05300 |
Hordaland politidistrikt, sentralbord Direktenummer politi |
55 55 63 00 02800 |
Kunnskapsdepartementet, Universitets- og høyskoleavdelingen |
22 24 77 01 |
Sivilforsvaret i Hordaland, sentralbord Vakttelefon - vakttelefon utenom arbeidstid |
55 10 93 00 48 88 93 00 |
Statens strålevern, sentralbord Vakttelefon (døgnbemannet) |
67 16 25 00 67 16 26 00 |
Utfyllende kontaktinformasjon er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy.
9.5 Fakultet/avdelingers beredskapsplaner
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
|---|---|---|
|
Presieringer og nye punkter lagt til i følgende punkt. 1.1., 1.2, 1.3., 2.2., 3.1., 4, 7, 9.1. |
Mona Viksøy |
|
1.3. Oppdatert lenke til krisestøtteverktøy |
Arne R. Ramslien |
|
1.3. Oppdatert lenke til krisestøtteverktøy |
Mona Viksøy |
16. januar 2017 08:05:01 |
3.1. Navn tatt ut, 3.2. fjernet, 7. Gjenoppretting normal drift, 9.4., Oppdateringer av telefonnumre |
Mona Viksøy |
12. september 2016 10:25:58 |
3.1. Loggfører - navn tatt ut |
Mona Viksøy |
22. august 2016 14:24:57 |
Ny stedfortreder IT-avd., endring i punktet intern samhandling |
Mona Viksøy |
|
Ny beredskapsplan for MN-fakultetet |
Mona Viksøy |
|
Ny underdirektør HR |
Mona Viksøy |
07. april 2016 08:56:02 |
Ny underdirektør HR |
Mona Viksøy |