Beredskapsplan for Universitetet i Bergen ========================================= Vedtatt i Universitetsstyret 26.11.15 **1. Om beredskapsplanen** **1.1** **Formål** Beredskapsplan for Universitetet i Bergen (UiB) skal bidra til å: - sikre liv og helse - sikre verdier - ivareta ansatte, studenter og pårørende - ivareta intern og ekstern kommunikasjon - ivareta det ytre miljø **1.2 Ansvar og prinsipper** Beredskapsarbeidet ved universitetet er basert på følgende prinsipper: - Ansvarsprinsippet innebærer at personene som har ansvar i en normalsituasjon også skal ha ansvaret i en ekstraordinær situasjon. - Likhetsprinsippet innebærer at den organisasjonen man opererer med i en beredskapssituasjon, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig. - Nærhetsprinsippet innebærer at kriser og hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå, hvor nødvendig kompetanse og ressurser er til stede. - Samvirkeprinsippet innebærer at universitetet har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. Rektor har det overordnede og strategiske ansvaret i en beredskapssituasjon og er universitetets talsperson. Universitetsdirektøren er operativ leder av den sentrale beredskapsledelsen og holder rektor løpende orientert. **1.3 Iverksetting** Beredskapsplanen iverksettes av universitetsdirektør ved: - Stor skade på ytre miljø - Større brann eller eksplosjon - Større sykdomsutbrudd blant studenter eller ansatte - Pågående livstruende voldshendelser - Alvorlige trusler - Skade/død på ansatt, student eller gjesteforsker i forbindelse med aktiviteter i regi av UiB - Større skade i bygninger som universitetet eier eller leier - Sensitiv informasjon på avveie - Alvorlig brudd på UiBs etiske retningslinjer, uredelighet i forskning/utdanning, korrupsjon og lignende. - Angrep på eller bortfall av sentrale IKT-tjenester - Alvorlige hendelser som kan eskalere til en krise - Tap av store materielle verdier Tiltakskort for de ulike hendelsene er tilgjengelige i `universitetets krisestøtteverktøy `__. Intern samhandling mellom sentralt og lokalt nivå er beskrevet i punkt 9.1–9.2. **1.4 Definisjoner** - **Beredskapsplan for UiB**: Overordnet beredskapsplan for krisesituasjoner innenfor UiBs ansvarsområder. - **Krise**: En situasjon som truer eller kan true universitetets verdier og kjernevirksomhet. Ikke alle alvorlige hendelser er kriser. Det er først når hendelsen krever ressurser utover ordinær drift, at beredskapsplanen iverksettes. - **Risikovurdering**: En systematisk metode for å kartlegge og beskrive risiko. Risikovurderingen gir grunnlag for beredskapsplaner. - **Sentral beredskapsledelse**: Har det overordnede ansvaret i en beredskapssituasjon ved universitetet og består av universitetsdirektøren og avdelingsdirektører. **2. Varslingsrutiner ved beredskapssituasjoner** **2.1** **Første varsling** Den som først blir oppmerksom på en krise eller ulykke, er ansvarlig for å varsle. **Ring først nødetatene:** **BRANN:** 110 **POLITI:** 112 **AMBULANSE:** 113 **Ring deretter:** **Universitetets vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81** Vaktselskapet ved universitetet varsler videre. **Gi beskjed om:**  Hvem du er  Hva som har skjedd  Hvor det har skjedd  Skadeomfang **2.2** **Varsling av beredskapsledelsen** Universitetsdirektøren skal varsle den sentrale beredskapsledelsen etter intern varslingsliste. Hvert medlem dimitterer egen stedfortreder. **3. Organisering av beredskapsarbeidet** **3.1 Beredskapsledelsen** | **Leder av sentral beredskapsledelse:** | Universitetsdirektøren **Medlemmer:** - Avdelingsdirektør HR - Avdelingsdirektør Kommunikasjon - Avdelingsdirektør Eiendom - Avdelingsdirektør Studieadministrasjon - Avdelingsdirektør IT - Rådgiver - Loggfører | **3.2. Beredskapsledelsen oppgaver** | Tiltakskort for de ulike rollene er tilgjengelig i krisestøtteverktøyet. **4. Kommunikasjonsarbeid i beredskapssituasjoner** Vår kommunikasjon skal være åpen og aktiv slik at den bidrar til et effektivt beredskapsarbeid, samt bevarer eller styrker UiBs omdømme. Målet er å gi et mest mulig korrekt og oppdatert bilde av hva som skjer og hvordan UiB håndterer situasjonen. **UiBs viktigste målgrupper** i en krise er: - Personer som er direkte berørt av hendelsen (studenter, ansatte eller andre) - Pårørende - Øvrige ansatte og studenter - Samarbeidspartnere i forskning/utdanning - Myndigheter - Naboer og leietakere - Media UiBs budskap skal bygge på bekreftede fakta og omsorg for de berørte. I første fase er det særlig viktig å avklare hva UiB skal uttale seg om, og å informere internt. Rektor er UiBs talsperson og avgjør eventuelt hvem andre som kan uttale seg i saken. Politiet uttaler seg om eventuelle omkomne og skadde, offentliggjøring av navn, årsaker til hendelser, redningsarbeid ved ulykker og siktelser ved mistanke om kriminelle handlinger. UiB holder seg orientert om politiets informasjonsarbeid og avklarer med dem hva UiB skal uttale seg om. UiB skal ikke formidle navn på berørte ansatte eller studenter, eller bilder av disse. Se ellers Tiltaksplan for krisekommunikasjon og aktuelle tiltakskort. **5. Oppfølging av involverte studenter og ansatte** Beredskapsplanen skal sikre at studenter og ansatte som blir rammet av en alvorlig hendelse/krise skal ivaretas på en forsvarlig og god måte, og at de skal følges opp ut fra den enkeltes behov. Ved hendelser som krever håndtering av pårørende, skal beredskapsledelsen opprette kontakttelefon for pårørende og eventuelt et pårørendesenter. Studenter og ansatte følges opp i tråd med Tiltaksplan for personal- og pårørendeomsorg, Beredskap for studenter ved UiB – planer og retningslinjer, Beredskapsplan for ansatte i utlandet og Beredskapsplan for studenter i utlandet. **6.** **Øvelser** En viktig forutsetning for god krisehåndtering er at alle involverte er godt kjent med beredskapsplanen, og at de kjenner sine roller og oppgaver i en krisesituasjon. Det er et lederansvar å sørge for at ansatte på alle nivåer får nødvendig opplæring og at det gjennomføres øvelser. Øvelser skal gjøre universitetet bedre rustet til å håndtere ulike typer kriser/beredskapssituasjoner og finne forbedringspunkter i planverk, krisestøtteverktøy og samhandling. Øvelser skal gjennomføres jevnlig. Hvert tredje til fjerde år skal det øves med andre aktuelle samarbeidspartnere og eksterne aktører. **7. Normalisering og oppfølging** Når hendelsen er under kontroll eller situasjonen er avklart, er universitetsdirektøren ansvarlig for å gjenopprette normal drift av virksomheten så raskt som mulig. Umiddelbart etter hendelsen skal det gjennomføres en kort debrief. Universitetsdirektøren er ansvarlig for etterarbeid og rapportering. Senest to uker etter hendelsen skal alle som har vært mobilisert delta i en oppsummering. Formålet er å evaluere, identifisere forbedringer og planlegge videre oppfølging. Følgende skal gjennomgås: - Rutiner - Ansvarsfordeling - Utstyr - Debriefing - Oppfølging av berørte ansatte, studenter og pårørende - Intern og ekstern kommunikasjon - Samarbeid med eksterne Etter evalueringen skal det utarbeides en rapport. **8. Revisjon** Den sentrale beredskapsplanen revideres jevnlig, og minimum årlig. Varslingslister justeres fortløpende ved behov. Universitetsdirektørens kontor er ansvarlig for revisjon og oppdatering. **9. Samhandling** | **9.1 Lokal beredskap** | Fakulteter og avdelinger skal utarbeide lokale beredskapsplaner som bygger på risikovurderinger og sentral beredskapsplan. De lokale beredskapsplanene skal beskrive representanter i lokal beredskapsgruppe, varslingslister, hendelser som krever lokal beredskap og plan for øvelser. Beredskapsarbeid inngår som del av det systematiske HMS-arbeidet ved UiB. Universitetsdirektøren skal alltid varsles ved beredskapssituasjoner ved fakulteter og avdelinger, for å sikre enhetlig og samordnet beredskap. Når sentral beredskapsledelse setter stab, skal også beredskapsgruppen ved berørt fakultet/avdeling sette stab. Lokal beredskapsgruppe skal følge prinsippene om nærhet, ansvar, likhet og samordning, jf. punkt. 1.2. **9.2 Intern samhandling** +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Fakultet/avdeling** | **Oppgaver** | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Ansatt-dekan, | - Bistå den sentrale | | fakultets/-avdelingsdirektører** | bedredskapsledelsen ved behov | +-----------------------------------+-----------------------------------+ **9.3 Ekstern samhandling** +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Samarbeidende institusjoner** | **Oppgaver** | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | **Sammen Studentsamskipnaden** | - Gjensidig varsling og | | | **på Vestlandet** | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | | | - UiB kan avgi personell ved | | | behov. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Havforskningsinstituttet** | - Havforskningsinstituttet har | | | rederansvar for | | | forskningsfartøyene. | | | - Gjensidig varsling og | | | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | | | - UiB kan ved behov bistå og | | | avgi personell. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | **Helse Bergen** | - Gjensidig varsling og | | | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | **Uni Research** | - Gjensidig varsling og | | | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | | | - UiB kan avgi personell ved | | | behov. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Christian Michelsens | - Gjensidig varsling og | | institutt** | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Marineholmen** | - Gjensidig varsling og | | | samarbeid om | | | beredskapsarbeidet. | +-----------------------------------+-----------------------------------+ Kontaktinformasjon for eksterne samarbeidspartnere er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy. **9.4** **Ekstern varsling** +-----------------------------------+-----------------------------------+ | **Navn:** | **Telefon:** | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Ambulanse | 113 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Brannvesen | 110 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Politi | 112 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Vaktselskap (Nokas) | 55 58 80 81 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Arbeidstilsynet Vestlandet | 73 19 97 00 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | Bergen kommune, sentralbord | | 05556 | | | Vaktsentral (døgnbemannet) | | 55 56 78 15 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Folkehelseinstituttet, | 21 07 70 00 | | sentralbord | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Fylkesmannen i Hordaland, | 55 57 20 00 | | beredskapstelefon | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Haukeland universitetssykehus, | 05300 | | sentralbord | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Hordaland politidistrikt, | 55 55 63 00 | | sentralbord | | | | 02800 | | Direktenummer politi | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Kunnskapsdepartementet, | 22 24 77 01 | | Universitets- og | | | høyskoleavdelingen | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Sivilforsvaret i Hordaland, | 55 10 93 00 | | sentralbord | | | | 48 88 93 00 | | Vakttelefon - vakttelefon utenom | | | arbeidstid | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Statens strålevern, sentralbord | 67 16 25 00 | | | | | Vakttelefon (døgnbemannet) | 67 16 26 00 | +-----------------------------------+-----------------------------------+ Utfyllende kontaktinformasjon er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy. **9.5 Fakultet/avdelingers beredskapsplaner** | `Det humanistiske fakultet `__ | `Det juridiske fakultet `__ | `Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet `__ | `Det medisinske fakultet `__ | `Det psykologiske fakultet `__ | `Det samfunnsvitenskapelige fakultet `__ | `Universitetsmuseet i Bergen `__ +------------------------+------------------------+------------------+ | Dato | Kommentar | Lagt inn av | +========================+========================+==================+ | 05. juli 2018 13:43:58 | Presieringer og nye | Mona Viksøy | | | punkter lagt til i | | | | følgende punkt. 1.1., | | | | 1.2, 1.3., 2.2., 3.1., | | | | 4, 7, 9.1. | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 19. juni 2017 08:31:17 | 1.3. Oppdatert lenke | Arne R. Ramslien | | | til krisestøtteverktøy | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 31. mai 2017 12:52:21 | 1.3. Oppdatert lenke | Mona Viksøy | | | til krisestøtteverktøy | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 16. januar 2017 | 3.1. Navn tatt ut, | Mona Viksøy | | 08:05:01 | 3.2. fjernet, 7. | | | | Gjenoppretting normal | | | | drift, 9.4., | | | | Oppdateringer av | | | | telefonnumre | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 12. september 2016 | 3.1. Loggfører - navn | Mona Viksøy | | 10:25:58 | tatt ut | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 22. august 2016 | Ny stedfortreder | Mona Viksøy | | 14:24:57 | IT-avd., endring i | | | | punktet intern | | | | samhandling | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 05. juli 2016 08:34:16 | Ny beredskapsplan for | Mona Viksøy | | | MN-fakultetet | | +------------------------+------------------------+------------------+ | 04. mai 2016 15:08:11 | Ny underdirektør HR | Mona Viksøy | +------------------------+------------------------+------------------+ | 07. april 2016 | Ny underdirektør HR | Mona Viksøy | | 08:56:02 | | | +------------------------+------------------------+------------------+