Retningslinjer for erverv og forvaltning av aksjer ved UiB
Vedtatt av Universitetsstyret 11.02.2016, sist endret 29.8.2019
1. Reglement og retningslinjer
UiBs interne retningslinjer for erverv og forvaltning av aksjer er basert på følgende reglement og retningslinjer:
1.1 Overordnet reglement og retningslinjer
Lov om aksjeselskaper (Aksjeloven, fastsatt 13.06.1997 med endringer, senest 01.07.2014)
Reglement for økonomistyring i staten (Fastsatt 12.12.2003 med endringer, senest 18.09.2013)
Reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13, fastsatt av Kunnskapsdepartementet fra 01.09.2013)
Retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper (fastsatt av Kunnskapsdepartementet fra 01.01.2008)
Årlig tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet
1.2 UiBs interne regler og retningslinjer
Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB (fastsatt av universitetsstyret 12.02.2015)
2. Interne rutinebeskrivelser for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper
Retningslinjene er først og fremst regulert gjennom Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13), og særskilte retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper.
De interne rutinebeskrivelsene er i hovedsak bygd opp rundt hovedområdene
Erverv av aksjer
Institusjonens ansvar for utøvelse av eierskap i aksjeselskaper
Rapportering
2.1 Erverv av aksjer
UiB er gjennom fullmakt fra Kunnskapsdepartementet gitt myndighet til å organisere virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe seg eierposisjon i andre selskaper. Vedtak om opprettelse eller eierskap i aksjeselskaper skal besluttes av universitetsstyret. Dette gjelder også utvidelse av aksjekapital /endring av eierandel i eksisterende aksjeselskaper.
Hvis UiB ønsker å opprette eller delta i eiendoms- eller infrastrukturselskaper som reelt har en støttefunksjon for UiBs oppgaver, må det søkes om tillatelse til dette fra Kunnskapsdepartementet. UiBs forpliktelser overfor et slikt selskap skal dekkes innenfor UiBs økonomiske ressurser.
Finansielle plasseringer i eiendom, aksjeselskap eller annen virksomhet med det formål å sikre UiB økonomisk fortjeneste, anses ikke å ha faglig interesse. Dette gjelder selv om fortjenesten kan brukes til å styrke den faglige aktiviteten ved UiB.
Kapitalinnskudd skal som hovedregel dekkes av UiBs virksomhetskapital. Unntaksvis kan det søkes om bevilgning fra Kunnskapsdepartementet for å dekke kapitalinnskuddet. Det er ikke adgang til å benytte tingsinnskudd.
Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av UiBs virksomhetsregnskap.
Når UiB organiserer aktivitet i egne rettssubjekt, skal det brukes aksjeselskap som organisasjonsform.
Dersom UiB i fellesskap med andre statsinstitusjoner oppretter et selskap, eller kjøper aksjer i selskap der staten eier aksjer, skal det inngås en avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Kunnskapsdepartementet skal ha melding om dette.
2.2 Utøvelse av eierskap
Kunnskapsdepartementet har gitt universitetet myndighet til å forvalte statens eierinteresser på vegne av departementet. Universitetsstyret er ansvarlig for at utøvelse av eierskap skjer i henhold til departementets særskilte retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Som aksjeeier skal UiB forvalte statens eierskap i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler, og innenfor Stortingets forutsetninger og vedtak. Eierrollen skal utøves i samsvar med aksjelovens bestemmelser og selskapenes vedtekter.
Deltakelse i selskapenes generalforsamlinger
UiB skal påse at universitetet mottar relevant, oppdatert og korrekt informasjon om selskapene for å kunne vurdere sakene som generalforsamlingen skal behandle. Dette danner grunnlag for formell utøvelse av eierrollen i generalforsamlingen, eventuell fremlegging av saker av viktighet for statsråden, oppfølging av stortingsforutsetninger og -vedtak, samt oppfølging av eventuelle krav til avkastning og utbytte.
UiB har fått fullmakt fra Kunnskapsdepartementet til å innkalle til generalforsamling i heleide aksjeselskaper. Generalforsamling skal avholdes innen 31.mai hvert år.
Universitetsstyret har delegert generalforsamlingsfullmakten til rektor.
Oppnevning og oppfølging av styret
Eierrollen innebærer å sikre at styresammensetningen er hensiktsmessig i forhold til selskapets formål og eierskap.
Universitetet legger vekt på at styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskaps egenart. I tillegg skal styret i selskapet være sammensatt for å sikre at det har best mulig administrativ, økonomisk og organisasjonsmessig innsikt. Det skal være god kjønnsbalanse i styret.
Eierrollen innebærer å føre kontroll med at selskapets styre i sitt virke sikrer at selskapet utvikler seg og driver i samsvar med eiernes forutsetninger, slik disse er kommet til uttrykk gjennom vedtak i generalforsamlingen og i selskapets vedtekter.
Mål- og resultatoppfølging
Universitetsstyret skal fastsette resultatmål for sitt eierskap. UiB skal foreta en vurdering av selskapenes oppnådde resultater, drift og økonomi i forhold til mål som er satt for selskapene og sikre at prinsippene for god eierstyring i staten er ivaretatt.
UiB skal også foreta en vurdering av selskapets ivaretakelse av samfunnsmessig ansvar og oppnåelse av sektorpolitiske mål. Det skal foretas en selvstendig vurdering av selskapets ikke-forretningsmessige mål, slik at oppnådde resultater kan etterprøves for de selskapene som i sine vedtekter ikke stiller krav om økonomisk utbytte.
Vurderingene legges til grunn for årlig rapportering fra UiB til Kunnskapsdepartementet om forvaltning av samtlige eierinteresser, samt utkast til beretning til Riksrevisjonen for de selskaper hvor UiB har 50 % eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse.
Resultater internt ved UiB, som følger av eierskap, bør vurderes regelmessig som del av den øvrige mål- og resultatstyringen.
2.3 Rapportering
UiB skal hvert år utarbeide en oppdatert oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der UiB har fått fullmakt til å forvalte aksjer på vegne av staten. Av oversikten skal det fremgå selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet og en kortfattet oversikt over selskapets formål og virksomhet.
Oversikten skal danne grunnlag for departementets videre rapportering til Stortinget, statsregnskapet og Riksrevisjonen. Opplysningene skal sendes departementet og selskapsdatabasen hos Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) innen den frist og i tråd med de retningslinjer departementet fastsetter.
Kunnskapsdepartementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter av viktighet i selskapene, og som har betydning for å sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes på en forsvarlig måte.
For selskaper der flere statsinstitusjoner har aksjer, skal rapportering skje av den institusjon som er satt til å ivareta statens eierskap.
Universitetsstyret skal årlig bli orientert om UiBs eierinteresser i form av en oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der universitetet har fått fullmakt til å forvalte aksjer på vegne av staten. Av oversikten skal fremgå:
selskapets aksjekapital
statens eierandel i selskapet
en kortfattet oversikt over selskapets formål og virksomhet
andre forhold av betydning
Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av UiBs virksomhetsregnskap.
Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen skal på et så tidlig tidspunkt som mulig orienteres om tidspunkt for avholdelse av generalforsamling. For heleide aksjeselskaper skal Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen ha kopi av innkalling til generalforsamlingen. Riksrevisjonen har rett til å være tilstede på generalforsamlinger som er heleid av staten.
UiB skal etter avholdt generalforsamling og innen den frist Kunnskapsdepartementet setter, oversende utkast til en beretning til Riksrevisjonen. Beretningen skal gi informasjon om hvert enkelt selskaps mål- og resultat- oppnåelse, samt vurdering av statens eierstyring. Sammen med beretningen skal også oversendes årsberetning, årsregnskap, revisors beretning og protokoll fra generalforsamlingen.
For de selskaper som er heleid av staten, skal Riksrevisjonen rutinemessig ha tilsendt fullstendige utskrifter av møteprotokoller fra møter i samtlige styrende og kontrollerende organer i virksomheten.
2.4 Salg av aksjer
Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Salg av aksjer skal behandles som eksterne inntekter og kan benyttes til institusjonens drift, men også til kapitalinnskudd. Resultatet av aksjesalg, hvor aksjer er finansiert over UiBs virksomhetskapital, vil inngå i UiBs virksomhetskapital.
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
|---|---|---|
15. oktober 2019 11:17:16 |
Endrig under pkt 2.1, 2.3.fjerning av tekst. |
Mona Viksøy |
|
Nye retningslinjer lagt inn |
Anita Vigstad |