Etiske retningslinjer for anskaffelsesprosessen ved UiB

Vedtatt av universitetsstyret 11.09.2025, jf. sak nr. 2025/9908

UiBs etiske retningslinjer for anskaffelsesprosessen gjelder for alle ansatte ved UiB som deltar i en anskaffelsesprosess, og for eksterne som deltar i en anskaffelsesprosess som ledes av UiB.

Ansatte som har spørsmål til retningslinjene bes kontakte nærmeste leder eller Seksjon for innkjøp.

1. Innledning

Offentlige anskaffelser medfører noen særlige risikoer som det er viktig å være bevisst på. Disse etiske retningslinjene er med på å synliggjøre hvilke risikoer som finnes, samt forebygge og avdekke slik risiko.

Til sammen skal våre retningslinjer og rutiner bidra til at UiB opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, samt forebygge uetisk adferd og korrupsjon i forbindelse med anskaffelser.

Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, rolleklarhet, integritet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet.

2. Intern risiko i anskaffelsesprosessen

Ved offentlige anskaffelser er det blant annet risiko for feil bruk av offentlige midler, påvirkning og korrupsjon og svindel og bedrag. Den sentrale innkjøpsfunksjon bidrar til å forebygge slike hendelser. Hovedgrepet for å forebygge, avdekke og korrigere de nevnte avvikene er blant annet rutiner, retningslinjer og internkontroll.

3. Forventninger til den enkelte som deltar i en anskaffelsesprosess

1. Habilitet

Ansatte som deltar i en anskaffelsesprosess, skal vurdere sin habilitet i starten av prosessen. At en person er inhabil eller” ugild” i rettslig forstand, betyr at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til om vedkommende er upartisk i en bestemt sak. Det er den ansattes ansvar å vurdere sin egen habilitet i en anskaffelse. Dersom det er tvil om den ansattes habilitet, er det nærmeste overordnede som tar den endelige avgjørelsen. Dersom man er inhabil, skal man ikke delta i anskaffelsesprosessen.

I anskaffelser over EØS-terskelverdi, skal alle deltakere skrive under på en habilitetserklæring etter mottak av tilbud.

2. Interessekonflikter og integritet

Selv om man ikke er inhabil, skal UiBs ansatte ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet.

UiBs ansatte kan heller ikke i den forberedende fasen ta del i, eller søke å påvirke en anskaffelse, gjennom beskrivelser og beslutninger av et anskaffelsesbehov som kan oppfattes som, eller forårsake en interessekonflikt. Det kan gjelde en personlig interesse i anskaffelsen, økonomisk eller på annen måte, direkte eller ved nærstående personer, eller fra eget eller nærstående personers firma.

3. Likebehandling av leverandører ifm. tidligere deltakelse i forsknings- og utviklingsprosjekter

Det er viktig å opptre med stor varsomhet i forsknings- og utviklingsprosjekter for å unngå at håndteringen av prosjektene blir sammenblandet med eventuelle senere anskaffelser. Erfaringene fra slike prosjekter kan brukes i utformingen av kravspesifikasjoner i en anskaffelsesprosess, men leverandørene fra utviklingsprosjektene kan da ikke trekkes inn på en måte som diskriminerer, fører til brudd på likehandlingsprinsippet, forhindrer en leverandør å delta i konkurransen eller på annen måte begrenser eller utelukker reell konkurranse.

4. Korrupsjon og kameraderi

Den som mottar eller gir en utilbørlig fordel i anledning av utøvelsen av stilling, verv eller utføringen av oppdrag, kan straffes for korrupsjon. Både enkeltindividet og universitetet kan straffes.

Det må vises særskilt aktsomhet ved gaver og andre fordeler som tilbys i tilknytning til forhandlinger, inngåelse eller gjennomføring av avtaler mv.

Kameraderi tolereres ikke ved UiB og gjenkjennes der man tilgodeser venner og kjente ved anskaffelser.

4. Rollen til Seksjon for innkjøp og avtaleeier

Seksjon for innkjøp har et faglig ansvar for å lede og veilede UiBs ansatte og enheter ved gjennomføring av anskaffelsesprosesser etter gjeldende regelverk. Seksjon for innkjøp skal kontaktes før alle innkjøp som er estimert på eller over innslagspunktet for regelverket for offentlige anskaffelser (p.t. 100 000,- ekskl. mva.), med mindre innkjøpet dekkes av en eksisterende avtale.

Seksjon for innkjøp er en del av Økonomiavdelingen og skal ved hjelp av gode innkjøp bidra til økt verdiskapning både for UiB og samfunnet for øvrig.

Seksjon for innkjøp har en rådgivende og veiledende rolle i møte med enheter ved universitetet slik dagens ansvarsstruktur er. Dette betyr at hver enhet står ansvarlig for eget innkjøp når det gjelder økonomi, planlegging og forvaltning.

UiBs anskaffelsesrådgivere har høy innkjøpsfaglig kompetanse og gjennomfører alle anskaffelser etter gjeldende lover med tilhørende forskrifter samt egne anskaffelsesprinsipper. Målet til Seksjon for innkjøp er å veilede og gi støtte til enheter på en best mulig måte slik at innkjøpene utføres etter UiBs anskaffelsesprinsipper og regelverket.

Seksjon for innkjøp har ansvar for overordnet avtaleoppfølging, herunder oppfølging av bærekraftskrav stilt til leverandøren.

Den enhet ved UiB som har et behov og som skal kjøpe en tjeneste eller vare, er avtaleeier for anskaffelsen. Avtaleeier har budsjettansvar og ansvar for å definere behovet, herunder vurdere om det er nødvendig å kjøpe nytt eller om det er realistisk å ombruke eller kjøpe brukt. Videre har avtaleeier ansvar for å sikre lojalitet til inngåtte avtaler, og sørge for oppfølging av miljø- og klimakrav ved gjennomføring av det enkelte kjøp.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
september 2025	Ny retningslinjer	Mona Viksøy