Utfyllende retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet ved UiB

Fastsatt av universitetsdirektøren 24.11.2020, jf. sak nr 2020/13251

Retningslinjene fastsetter hvordan budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) skal praktiseres ved UiB og hvordan den kan delegeres. Hvert år utarbeider økonomiavdelingen en oppdatert oversikt over de som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Retningslinjene bygger på følgende lover, regler og instrukser, og det er vist til disse i retningslinjene:

Lov, reglement, instruks	Link	Kort navn
Lov om universiteter og høyskoler	https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-04-01-15	UH-loven
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker	https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningsloven	Forvaltningsloven
Reglement for økonomistyring i staten	https://lovdata.no/dokument/INS/forskrift/2003-12-12-1938	Reglementet
Bestemmelser om økonomistyring i staten	https://lovdata.no/dokument/INS/forskrift/2003-12-12-1939	Bestemmelsene
Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet	https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/Hovedinstruks -for-okonomiforvaltningen-ved-statlige-universiteter-og-hoyskoler/id765252/	Hovedinstruksen
Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Bergen	Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Bergen	Hovedreglene
Myndighetskart for Universitetet i Bergen, del 1 av Regelsamlingen	1.2 Myndighetskart

Budsjettdisponeringsmyndighet

Styret har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte ved institusjonen, jf. Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universitet og høyskoler pkt 3.1.Universitetsdirektøren har generell budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Universitets- og høyskolelovens § 10.3 (7).Rektor har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB, fastsatt av universitetsstyret 12.02.2015 (sak 11/15), heretter kalt Hovedreglene.I tråd med Hovedreglene er det å delegere budsjettdisponeringsmyndighet universitetsdirektørens ansvar.

I følge Økonomireglementet i staten skal Budsjettdisponeringsmyndighet forstås som:

«Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll.Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Før en tilsatt med BDM gjennomfører disposisjoner skal vedkommende:

påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
påse at disposisjonen er økonomisk forsvarligKravet om bekreftelse av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m»

Budsjettdisponeringsmyndighet skal forvaltes og utøves i samsvar med ”Bestemmelser om økonomistyring i staten” punkt 2.5., 5.2. og 5.3.

Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet

Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal skje skriftlig. Det skal der fremgå hvilke budsjettenheter (fakulteter, institutter eller andre enheter) myndigheten gjelder for. Universitetsdirektøren delegerer ordinær budsjettdisponeringsmyndighet til:

fakultetsdirektørene, ved fakultetene som har valgt dekan
dekanene, ved fakultetene som har tilsatt dekan
instituttlederne
avdelingsdirektørene, for de administrative avdelingene

Videredelegering av ordinær budsjettdisponeringsmyndighet:

Ved fakulteter med tilsatt dekan: Tilsatte dekaner kan delegere til fakultetsdirektørene og til andre lederstillinger og lederroller/-lederfunksjoner tilknytte fakultetet
Ved fakulteter med valgt dekan: Fakultetsdirektørene kan delegere til andre lederstillinger og lederroller/-funksjoner tilknyttet fakultetet
Instituttlederne kan delegere til administrasjonssjefene og til andre lederstillinger og lederroller/-funksjoner tilknyttet instituttet. Fakulteter kan velge å beholde videredelegeringsadgangen på fakultetsnivå
Avdelingsdirektørene for de administrative avdelingene kan delegere videre til andre lederstillinger og lederroller/-funksjoner tilknyttet sin avdeling.

Ved fungering eller ved fravær vil den som er stedfortreder ha de samme fullmaktene som den som har ordinær budsjettdisponeringsmyndighet. Det skal til enhver tid være oppdatert skriftlig oversikt over hvem som er stedfortreder for en leder som er delegert slik myndighet til å disponere budsjettet. Dette fremgår av den oversikten som økonomiavdelingen utarbeider hvert år.

Universitetsdirektøren delegerer generell budsjettdisponeringsmyndighet for alle midler som Universitetet i Bergen disponerer til ass. universitetsdirektør, stabsdirektør for universitetsdirektøren, økonomidirektør og ass. økonomidirektør.

Særskilt om budsjettmyndighet

Av Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 2.5.2.1 i fremgår følgende:

«Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.»

Dette gjelder ulike typer av lønnsrelaterte ytelser, refusjon av reiseregninger og andre typer refusjoner til den enkelte. Dette gjelder også utbetalinger til leverandører som gjelder kostnader knyttet til egen person, for eksempel knyttet til tjenestereiser, representasjon, bevertning, egen mobiltelefon, lesebrett, bærbar PC, kontingenter og abonnementer. Den enkelte må utøve godt skjønn og stor varsomhet. I slike tilfeller må den som har budsjettdisponeringsmyndighet videresende bilaget opp i myndighetshierarkiet eller til personer som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet.

Dette gjelder også utbetalinger til selskaper, stiftelser, organisasjoner og andre typer av juridiske enheter der den som har budsjettdisponeringsmyndighet enten har styreverv, annen sentral posisjon eller egeninteresse på annet vis. Ordinære habilitetsregler, blant annet gitt i Forvaltningsloven § 6, må følges.

Følgende gjelder for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten knyttet til slike bilag og utbetalinger ved UiB:

Bilag som gjelder rektor, prorektor og viserektorene bekreftes av universitetsdirektøren eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet
Bilag som gjelder universitetsdirektør, bekreftes av rektor eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet
Bilag som gjelder avdelingsdirektører, bekreftes av universitetsdirektør eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet
Bilag som gjelder valgte og tilsatte dekaner, samt fakultetsdirektører ved fakulteter med valgt dekan, bekreftes av universitetsdirektør eller av de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet
Bilag som gjelder instituttledere bekreftes av fakultetsdirektører eller dekaner (tilsatte)

Dato	Kommentar	Lagt inn av
februar 2021	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet Vedtatt av universitetsdirektøren 24.11.202O	Mona Viksøy
januar 2020 14:58:55	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet. Vedtatt av universitetsdiretøren 2.1.2020	Arne R. Ramslien
januar 2020 14:54:47	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet. Vedtatt av universitetsdiretøren 2.1.2020	Arne R. Ramslien
januar 2020 14:53:21	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet. Vedtatt av universitetsdirekøtren 2.1.2020	Arne R. Ramslien
desember 2017 13:26:42	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet	Mona Viksøy
desember 2017 13:22:56	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet	Mona Viksøy
desember 2017 13:11:00	Ny - budsjettdisponeringsmyndighet	Mona Viksøy