This text is available in Norwegian only

Utfyllende retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet ved UiB

Fastsatt av universitetsdirektøren 2.6.2016

Retningslinjene fastsetter hvordan budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) skal praktiseres ved UiB og hvordan den kan delegeres. Hvert år utarbeider økonomiavdelingen en oppdatert oversikt over de som har budsjettdisponeringsmyndighet.
Retningslinjene bygger på følgende lover, regler og instrukser, og det er vist til disse i retningslinjene:

Lov, reglement, instruks

Link

Kort navn

Lov om universiteter og høyskoler

http://www.lovdata.no/all/nl-20050401-015.html

UH-loven

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10?q=forvaltningsloven

Forvaltningsloven

Reglement for økonomistyring i staten

http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20031212-1938.html

Reglementet

Bestemmelser om økonomistyring i staten

http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20031212-1939.html

Bestemmelsene

Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet

https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/Hovedinstruks-for-okonomiforvaltningen-ved-statlige-universiteter-og-hoyskoler/id765252/

Hovedinstruksen

Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Bergen

http://regler.app.uib.no/regler/Del-4-OEkonomi-eiendom-og-IKT/4.1-OEkonomiforvaltning/4.1.1-OEkonomiforvaltning-generelt/Hovedregler-for-oekonomiforvaltningen-ved-Universitetet-i-Bergen

Hovedreglene

Myndighetskart for Universitetet i Bergen, del 1 av Regelsamlingen

http://regler.app.uib.no/regler/Del-1-Overordnede-rammer/1.2-Myndighetskart

Myndighetskartet

Budsjettdisponeringsmyndighet

Styret har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte ved institusjonen, jf. Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universitet og høyskoler pkt 3.1.

Universitetsdirektøren har generell budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Universitets- og høyskolelovens § 10.3 (7).

Rektor har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet, jf. Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiB, fastsatt av universitetsstyret 12.02.2015 (sak 11/15), heretter kalt Hovedreglene.

I tråd med Hovedreglene er det å delegere budsjettdisponeringsmyndighet universitetsdirektørens ansvar.

I følge Økonomireglementet i staten skal Budsjettdisponeringsmyndighet forstås som:

«Budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for staten. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll.

Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Før en tilsatt med BDM gjennomfører disposisjoner skal vedkommende:

  • påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
  • påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
  • påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Kravet om bekreftelse av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, gjelder også ved utbetalinger som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m.»

Budsjettdisponeringsmyndighet skal forvaltes og utøves i samsvar med ”Bestemmelser om økonomistyring i staten” punkt 2.5., 5.2. og 5.3.

Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet

Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal skje skriftlig. Det skal der fremgå hvilke budsjettenheter (fakulteter, institutter eller andre enheter) myndigheten gjelder for.

Universitetsdirektøren delegerer ordinær budsjettdisponeringsmyndighet til:

  • fakultetsdirektørene, ved fakultetene som har valgt dekan
  • dekanene, ved fakultetene som har tilsatt dekan
  • instituttlederne
  • avdelingsdirektørene, for de administrative avdelingene

Videredelegering av ordinær budsjettdisponeringsmyndighet:

  • Tilsatte dekaner kan delegere til fakultetsdirektørene
  • Instituttlederne kan delegere til administrasjonssjefene
  • Universitetsdirektøren kan delegere dersom budsjettdisponeringsmyndighet ikke er en del av den systematiske delegeringen av samlet budsjettdisponeringsmyndighet, for eksempel til seksjonsledere, etter søknad

Ved fungering eller ved fravær vil den som er stedfortreder ha de samme fullmaktene som den som har ordinær budsjettdisponeringsmyndighet. Det skal til enhver tid være oppdatert skriftlig oversikt over hvem som er stedfortreder for en leder som er delegert slik myndighet til å disponere budsjettet. Dette fremgår av den oversikten som økonomiavdelingen utarbeider hvert år.

Universitetsdirektøren delegerer generell budsjettdisponeringsmyndighet for alle midler som Universitetet i Bergen disponerer til ass. universitetsdirektør, økonomidirektør og ass. økonomidirektør.

Særskilt om budsjettdisponeringsmyndighet

Av Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 2.5.2.1 i fremgår følgende:

«Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Departementet kan gjøre unntak for leder av virksomhet og driftsenhet. Slike unntak skal være skriftlige og det skal etableres nødvendige kontroller.»

Dette gjelder ulike typer av lønnsrelaterte ytelser, refusjon av reiseregninger og andre typer refusjoner til den enkelte. Dette gjelder også utbetalinger til leverandører som gjelder kostnader knyttet til egen person, for eksempel knyttet til tjenestereiser, representasjon, bevertning, egen mobiltelefon, lesebrett, bærbar PC, kontingenter og abonnementer. Den enkelte må utøve godt skjønn og stor varsomhet. I slike tilfeller må den som har budsjettdisponeringsmyndighet videresende bilaget opp i myndighetshierarkiet eller til personer som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet.

Dette gjelder også utbetalinger til selskaper, stiftelser, organisasjoner og andre typer av juridiske enheter der den som har budsjettdisponeringsmyndighet enten har styreverv, annen sentral posisjon eller egeninteresse på annet vis. Ordinære habilitetsregler, blant annet gitt i Forvaltningsloven § 6, må følges.

Følgende gjelder for utøvelse av budsjettdisponeringsmyndigheten knyttet til slike bilag og utbetalinger ved UiB:

- Bilag som gjelder rektor, prorektor og viserektorene bekreftes av universitetsdirektøren eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet

- Bilag som gjelder universitetsdirektør, bekreftes av rektor eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet

- Bilag som gjelder avdelingsdirektører, bekreftes av universitetsdirektør eller de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet

- Bilag som gjelder valgte og tilsatte dekaner, samt fakultetsdirektører ved fakulteter med valgt dekan, bekreftes av universitetsdirektør eller av de som har fått delegert generell budsjettdisponeringsmyndighet

- Bilag som gjelder instituttledere bekreftes av fakultetsdirektører eller dekaner (tilsatte)

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
05. desember 2017 13:26:42 Ny - budsjettdisponeringsmyndighet Mona Viksøy
05. desember 2017 13:22:56 Ny - budsjettdisponeringsmyndighet Mona Viksøy
05. desember 2017 13:11:00 Ny - budsjettdisponeringsmyndighet Mona Viksøy
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299