Retningslinje for konflikthåndtering

English version

Innledning

I ethvert arbeidsmiljø kan det oppstå uenigheter mellom ansatte om faglige og administrative spørsmål, samt om utøvelse av arbeidsgivers styringsrett. Slike uenigheter er også en del av arbeidsmiljøet ved UiB, og vil normalt ikke i seg selv innebære at det foreligger en konfliktsituasjon.

I et godt arbeidsmiljø skal terskelen være lav for å fremme saklig og konstruktiv kritikk. Ansatte ved UiB skal kunne ytre seg om problematiske og konfliktfylte forhold i virksomheten og være trygg på at disse blir fulgt opp og håndtert på en god måte.

Definisjon

En konflikt er en situasjon der to personer, en person og en gruppe eller to grupper føler seg forhindret eller frustrert av den andre.[1]

Forebygging

Det forventes at alle UiB-ansatte ved sin opptreden bidrar til å forebygge at konflikter oppstår i eget arbeidsmiljø. Dette gjøres blant annet ved å delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og trygt arbeidsmiljø.

Virkeområde

UiB har det overordnede ansvaret for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder håndtering av konflikter.

Retningslinjen er ment som et hjelpemiddel for leder til å håndtere konflikter mellom to eller flere ansatte. Dette omfatter konflikter mellom kollegaer, mellom medarbeidere og ledere og mellom ledere.

Ved konflikter mellom ansatte og andre henvises det blant annet til studentenes Si fra- system og Retningslinjer for håndtering av vold og trusler.

En ansatt som blir oppmerksom på en konflikt han selv ikke er involvert i, eller kritikkverdig atferd for øvrig, kan velge å varsle om dette i h.h.t. UiBs retningslinjer for varsling.

Konflikter som skyldes det en eller flere ansatte mener er uredelighet i forskningen, håndteres etter egne regler.

Melde fra om konfliktsituasjoner

Ansatte som opplever å være del av en konflikt som de selv ikke er i stand til å håndtere, må melde fra til nærmeste leder med personalansvar eller til overordnet leder.

Melding kan også gis via verneombud eller tillitsvalgt. Når verneombudet har varslet arbeidsgiver, skal verneombudet overlate den konkrete håndteringen av saken til arbeidsgiver. Både leder og ansatt kan ta kontakt med Bedriftshelsetjenesten (BHT). Arbeidsgiver skal også sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår ved behov. BHT har taushetsplikt, samt en fri og uavhengig rolle i arbeidsmiljøsaker.

Håndtering

Når leder blir oppmerksom på en konflikt, skal vedkommende snarest søke å skaffe seg oversikt over saken og sikre at saksbehandlingen blir forsvarlig. Saksbehandlingen skal dokumenteres skriftlig.

Så langt det er mulig, må leder sjekke at man selv ikke er en del av konflikten. I så fall skal saken behandles på overordnet ledernivå.

Leder kan søke råd og bistand om håndtering av konflikten fra HR- avdelingen og/eller Bedriftshelsetjenesten.

Kartlegging

Det vil ofte være naturlig å innlede kartleggingen med individuelle samtaler med de involverte og andre som kan kaste lys over saken.

Noen råd om samtalene:

• Informer de involverte om deres rett til å ha med tillitsvalgt/rådgiver i innkallingen. Opplys samtidig om hvem arbeidsgiver har bedt om å være tilstede på møtet

• Klargjør innledningsvis formålet med og premissene for samtalen

• Vær forberedt på at slike samtaler kan oppleves følelsesmessig belastende for den ansatte

• Ikke vær forutinntatt. Vær opptatt av å lytte til de ansatte. Unngå å bli farget av den første informasjonen du mottar. Ulike versjoner kan være like riktige/gale

• Lag notat fra samtalene. For å unngå eventuelle misforståelser, bør den ansatte få gjennomgå og eventuelt revidere notatene fra sine samtaler

• Fortrolighet og konfidensialitet er særdeles viktig i slike sammenhenger. Ved videreformidling av meddelte opplysninger, bør man unngå å referere til hvem som har sagt hva, men fokusere på det som ble formidlet

Etter samtalene må det lages en oppsummering av saken og det må det vurderes om det er behov for ytterligere informasjonsinnhenting for å få kartlagt saken.

Konklusjon

Når leder mener saken er opplyst så godt som mulig, skal det konkluderes med hensyn til hvordan saken skal håndteres videre eller hvilke tiltak som er nødvendige for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. De involverte skal orienteres om konklusjonen.

Oppfølging

Den videre håndtering av konflikten innebærer ikke alltid en aktivitetsplikt for arbeidsgiver i forhold til å gjenopprette et forsvarlig arbeidsmiljø. I noen saker er det tilstrekkelig med en klargjøring overfor den/de involverte om at de må innordne seg arbeidsgivers instrukser også om de måtte være uenig i disse. I andre tilfeller kan megling være mest hensiktsmessig, mens det i en del saker må formidles til den/de ansatte at situasjonen er av slik karakter som må aksepteres i et arbeidsforhold.

Saker som kategoriseres som ‘utilbørlig opptreden’ er imidlertid ikke gjenstand for megling eller noe en ansatt må akseptere innenfor arbeidsforholdet. I slike tilfeller skal det alltid reageres overfor den/de som utøver den utilbørlige opptredenen.

Dersom leder konkluderer med at det er nødvendig å iverksette tiltak for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, skal det overfor de involverte parter redegjøres for hvilke tiltak som skal iverksettes og opplyses om fremdriftsplanen for når dette er planlagt iverksatt.

I noen tilfeller kan det være aktuelt å bruke ekstern konfliktrådgivning fra konsulentfirma e.l.

Verneombud skal orienteres om håndtering av konfliktsaker de har meldt.

Dersom leders konklusjon innebærer at en eller flere ansatte skal ilegges formelle reaksjoner, skal dette skje i samsvar med gjeldende regler. Før en slik prosess iverksettes, bør det konfereres med HR- avdelingen.

For å hindre at konfliktsituasjonen gjenoppstår må leder følge opp konfliktsaken i ettertid. Dette må gjøres selv om konfliktsaken tilsynelatende løste seg på en grei måte.

Manglende håndtering

Manglende håndtering av konflikter kan eventuelt varsles som kritikkverdig forhold i h.h.t. UiBs Retningslinje for varsling.

[1] Evert van de Vliert (1998)

Dato	Kommentar	Lagt inn av
14. mai 2020 14:31:51	Ny retningslinje for konflikthåndtering	Kathrine Brosvik Thorsen
14. mai 2020 14:29:03	Ny retningslinje for konflikthåndtering	Kathrine Brosvik Thorsen
04. september 2018 14:20:38	Ny retningslinje for konflikthåndtering	Kathrine Brosvik Thorsen
02. februar 2011 12:53:21	Formatert	Kathrine Brosvik Thorsen
02. februar 2011 12:52:29	Formatert	Kathrine Brosvik Thorsen
07. juni 2010 10:47:08	Formatert	Kathrine Brosvik Thorsen
07. juni 2010 10:42:00	Formatert	Kathrine Brosvik Thorsen
07. juni 2010 10:41:00	Formatert	Kathrine Brosvik Thorsen
09. mars 2010 15:21:40	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen