Retningslinjer for varsling ved Universitetet i Bergen

Godkjent av Universitetsdirektøren 30.11.2020.

Innledning

I et godt arbeidsmiljø er terskelen lav for å fremme saklig og konstruktiv kritikk. Det er derfor viktig at UiBs ansatte føler trygghet for å kunne ytre seg om problematiske forhold i virksomheten og at dette blir håndtert og fulgt opp på en god måte. Retningslinjene for varsling av kritikkverdige forhold skal fremme en åpen kultur preget av god intern kommunikasjon.

1) Formål

Retningslinjene er utarbeidet for å legge forholdene til rette for intern varsling i henhold til arbeidsmiljøloven § 2 A-6. I tillegg skal retningslinjene klargjøre fremgangsmåte, plikter og rettigheter i forbindelse med varsling.

Det er et mål at arbeidsmiljøet ved UiB skal preges av åpenhet og god intern kommunikasjon. Retningslinjene for varsling skal bidra til å avdekke eller avverge kritikkverdige forhold ved UiB. Av hensyn til virksomhetens beste, er det ønskelig at UiBs ansatte benytter seg av retten til å varsle om kritikkverdige forhold.

2) Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle som utfører arbeid for UiB, også innleide arbeidstakere. Andre grupper, som studenter og personer i arbeidsrettede tiltak, regnes som arbeidstakere når de utfører arbeid for UiB, jf. aml. § 1-6 (1).

Retningslinjene er anvendelige i de tilfeller hvor arbeidstakeren varsler i henhold til varslingsplikten i aml. § 2-3, eller varslingsbestemmelsen i aml. § 2 A-1.

Studenters klager vedrørende læringsmiljøet behandles i henhold til Universitets- og høyskoleloven § 10-3.

3) Varslingsplikt – aml. § 2-3

Arbeidstakere har plikt til å varsle arbeidsgiver om forhold på arbeidsplassen som gjelder feil eller mangler som medfører fare for liv eller helse eller dersom noen blir skadet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener grunner i forhold på arbeidsplassen, jf. aml. § 2-3 nr. 2, b) og e). Varselet skal gis i tråd med Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid straks arbeidstaker har blitt oppmerksom på forholdet.

Varsel om trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen skal gis i henhold til retningslinjen for varsling, så snart arbeidstakeren blir kjent med forholdet, jf aml. § 2-3 nr. 2, d).

Statsansatte har rapporteringsplikt til arbeidsgiver om forhold vedkommende blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade slik at det kan settes i gang tiltak med sikte på å unngå eller avgrense tapet eller skaden, jf. Etiske retningslinjer for statstjenesten pkt. 2.2.

Verneombud har en særskilt varslingsplikt etter aml. § 6-2 (3).

4) Varslingsrett - kritikkverdige forhold

Arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære

fare for liv eller helse
fare for klima eller miljø
korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
myndighetsmisbruk
uforsvarlig arbeidsmiljø
brudd på personopplysningssikkerheten.

Ytring om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling, med mindre forholdet omfattes av punktene nevnt over.

5) Fremgangsmåte ved varsling om kritikkverdige forhold

5.1) Intern varsling

Ved UiB er det utarbeidet et elektronisk varslingsskjema som ansatte kan benytte ved varsling av kritikkverdige forhold. Dersom arbeidstakeren ikke ønsker å benytte det elektroniske varslingsskjemaet, kan det varsles til nærmeste leder i linjen eller til annen overordnet leder. Varslet regnes som mottatt av UiB som arbeidsgiver når varselet er sendt via det elektroniske varslingsskjemaet eller gitt til en slik varslingsmottaker.

Det kan ellers varsles via verneombud, tillitsvalgt, kollega, advokat eller lignende til en varslingsmottaker.

Det er alltid forsvarlig å varsle i samsvar med varslingsplikt eller UiBs retningslinjer.

Intern varsling anses ikke som forsvarlig dersom de kritikkverdige forholdene tas opp på en utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger.

Varselet kan inngis skriftlig eller muntlig, per telefon eller e-post eller ved personlig fremmøte. Varselet bør inneholde fullt navn, varslers tjenestested og hvilket forhold varselet gjelder og bør være så uttømmende som mulig for å sikre en best mulig oppfølging

Anonym varsling er tillatt, men da kan ikke det elektroniske varslingsskjemaet benyttes.

5.2 Ekstern varsling

Arbeidstaker kan alltid varsle eksternt til en offentlig tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet.

Ved varsling til media eller offentligheten for øvrig stilles det strengere krav til varsleren og fremgangsmåten. Slik varsling kan foretas dersom

arbeidstaker er i aktsom god tro om innholdet i varselet,
varselet gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse, og
arbeidstaker først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig.

Taushetsplikt kan begrense retten til å varsle eksternt, jf. forvaltningsloven § 13.

5.3) Bevisbyrde for forsvarlig fremgangsmåte

Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med reglene for varsling.

6) Saksbehandling ved varsling om kritikkverdige forhold

Universitetsdirektør v/HR-direktør er mottaker av de elektroniske varslingsskjemaene. Andre varslingsmottakere skal straks videresende mottatte varsel til universitetsdirektør v/HR-direktør.

HR-direktør er ansvarlig for at det føres varslingsjournal. Føring av varslingsjournal er viktig for senere dokumentasjon og for å sikre en god oppfølging av varselet. I varslingsjournalen skal varselets innhold nedtegnes og videre hendelser og samtaler i saken dokumenteres, se skjemamaler for varslingsjournal.

HR-direktør utpeker, i overensstemmelse med universitetsdirektør, en jurist ved HR-avdelingen som ansvarlig for saksbehandlingen av det enkelte varselet. Følgende generelle prinsipper gjelder ved håndtering av varslingssaker, jf. Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten;

alle henvendelser skal tas alvorlig
alle henvendelser skal tas tak i med en gang
det skal påses at saken blir så godt opplyst som mulig
anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder
de ulike metodene for varsling skal verdsettes likt
konfidensiell behandling
varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser
varsler skal få tilbakemelding på at varselet er mottatt snarest mulig og senest innen 14 dager.
varsleren skal ha beskjed om utfallet av varslingen.

Det må påses at hensynet til varsleren blir ivaretatt, se nærmere under pkt. 7.

Når oppfølging av varselet medfører behandling av personopplysninger etter personopplysningsloven skal ansvarlig saksbehandler sørge for at personopplysninger og sensitive personopplysninger behandles på lovlig/foreskrevne måte.

Dersom det konkluderes med at det varslede forhold ikke er kritikkverdig, kan saken avsluttes eller forholdene det er varslet om følges opp på den mest hensiktsmessige måte i virksomheten

7) Hensyn til varsleren

Arbeidsgiver (nærmeste leder med personalansvar) skal særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dersom det er nødvendig, skal arbeidsgiver sørge for tiltak som er egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar retningslinjen er forbudt. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at arbeidstaker har varslet, for eksempel

trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering eller annen utilbørlig opptreden
advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering
suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff.

8) Hensyn til den det blir varslet om

Hvis arbeidsgiver bestemmer seg for å forfølge en varslet sak, skal den det blir varslet om i utgangspunktet gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Forbehold tas for tilfeller hvor det av hensyn til videre saksbehandling er viktig at den det er varslet om ikke gjøres kjent med varselet.

Varslerens identitet skal i utgangspunktet ikke gjøres kjent for den det er varslet om. Dersom den det er varslet om ber om innsyn i saken etter forvaltningslovens regler, vil vedkommende som hovedregel ha krav på å få opplyst varslerens identitet, se likevel pkt. 9 om taushetsplikt ved varsler til UiB som offentlig myndighet.

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha melding, uansett utfallet av behandlingen.

9) Varsling til UiB som offentlig myndighet

Ved varsling til UiB som offentlig myndighet, er arbeidstakers navn eller andre identifiserende opplysninger om arbeidstaker underlagt taushetsplikt, jf. aml. § 2 A-7.

Taushetsplikten gjelder også overfor sakens parter og deres representanter.

Lenker med mer informasjon om varsling:

Arbeidsmiljølovens regler om varsling

Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer

Etiske retningslinjer for statstjenesten

Arbeidstilsynets sider om varsling

Datatilsynets veiledning om varsling i arbeidslivet

UiBs system for melding av HMS- avvik

Utarbeidet av HR-avdelingen Behandlet av Arbeidsmiljøutvalget 25.11.20.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
januar 2021	Punkt 5.1. Lenke til varalingsskjema	Mona Viksøy
14. mai 2020 14:11:20	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
09. mars 2020 21:46:24	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
09. mars 2020 21:38:16	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
09. mars 2020 15:25:49	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
17. januar 2018 10:06:35	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
13. desember 2017 15:18:49	Oppdatert ifht nye lovregler	Kathrine Brosvik Thorsen
17. september 2013 14:08:06	Oppdatert lenker	Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 13:13:21	Lagt inn henvisning godkjenning og tidspunkt	Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 12:56:41	Oppdatert lenker	Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 12:51:26	Oppdatert lenker	Kathrine Brosvik Thorsen