*Reglementet er inngått iht. statsansattelovens § 2, og er gjeldende fra 1. juli 2019, revidert 15. november 2024.

Personalreglement for Universitetet i Bergen (UiB)

1. Virkeområdet for personalreglementet

1.1

Personalreglementet er hjemlet i statsansatteloven § 2 og omhandler bestemmelser som etter loven skal eller kan avtales mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven.

1.2

Personalreglementet gjelder for alle ansatte og stillinger ved UiB som omfattes av statsansatteloven i det omfang disse ikke er særlig regulert i eller i medhold av universitets- og høyskoleloven (uhl). Det vises her til Reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger og faglige/administrative lederstillinger og Regler for ansettelsesprosedyre mv ved Sarssenteret.

1.3

Personalreglementet gjelder i tillegg til bestemmelser som finnes i annet formelt regelverk, eksempelvis lover, forskrifter eller sentrale avtaler. Personalreglementet må vike for bestemmelser i slikt formelt regelverk, med mindre det aktuelle regelverket selv er fravikelig eller åpner eller åpner for unntak. UiBs interne regelverk kan ha regler som supplerer personalreglementet.

2. Kvalifikasjonsprinsippet

2.1

Kvalifikasjonsprinsippet skal legges til grunn for ansettelser ved UiB. Den best kvalifiserte søkeren skal ansettes i ledig stilling, med mindre det er gjort unntak i lov eller forskrift. Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningen, jf. statsansatteloven § 3 (1) og (2).

2.2

Kvalifikasjonsprinsippet gjelder ikke ved ansettelser i henhold til pkt. 9.1, 9.1.1 og 9.2 jf. statsansatteloven § 7 (1).

3. Utlysning av stillinger

3.1

Ledig stilling skal, med de unntak som er nevnt i pkt. 9.1, 9.1.1 og 9.2 utlyses offentlig. Ledig stilling som skal utlyses offentlig, meldes til NAV..

3.2

Stillinger som utlyses offentlig skal også utlyses internt på UiB sine nettsider. Alle ansatte, også de som er fraværende, kan holde seg underrettet om ledige stillinger ved å oppsøke UiB sine nettsider. Alle som er ansatt i virksomheten, fast eller midlertidig, samt innleide arbeidstakere, kan søke stillinger som bare er utlyst internt.

3.3

ed utforming av utlysningsteksten skal det vurderes om særskilte grupper skal oppfordres til å søke, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 6, jf. Hovedavtalen i staten m/Tilpasningsavtale for UiB § 30.

4. Innstilling

4.1

Nærmeste leder avgir innstilling, jf. statsansatteloven § 5 (1). Normalt er det instituttleder eller avdelingsdirektør.

4.2

Dersom nærmeste leder er medlem av ansettelsesrådet, avgir vedkommende i stedet forslag til ansettelse, jf. statsansatteloven § 5 (2). Som nærmeste leder avgir Universitetsdirektøren forslag til ansettelse.

4.3

Innstillende myndighet nedsetter en komité som medvirker ved intervju og referanseinnhenting. Komiteens sammensetning og arbeid må tilpasses hensynet til effektiv og forsvarlig saksbehandling ut fra den utlyste stilling, søkermasse mv. Komiteen skal minst bestå av nærmeste leder til stillingen og en HR- medarbeider, eventuelt andre med god kjennskap til arbeidsområdet tillagt stillingen.

Ved ansettelse i lederstillinger, rådgiverstillinger, ingeniørstillinger, universitetsbibliotekar og avdelingstannlege skal komiteen bestå av minst tre medlemmer. Så langt det er mulig skal begge kjønn være representert.

4.4

De søkerne som vurderes å være best kvalifisert, skal innkalles til intervju.

Det gjelder særskilte krav for innkalling til intervju for kvalifiserte søkerne som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse, har innvandrerbakgrunn eller oppgir å ha fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring, jf. Forskrift til lov statens ansatte mv. §§ 4, 4a og 4b.

4.5

Dersom det er søkere som har fortrinnsrett til ansettelse i staten, jf. statsansatteloven § 24, må manglende innstilling av disse begrunnes særskilt.

4.6

Likestillingskomiteen ved Universitetet i Bergen har rett til innsyn i og uttalerett i alle ansettelsessaker, jf. reglement for Likestillingskomiteen ved UiB. Eventuelle uttalelser fra Likestillingskomiteen skal vedlegges ansettelsessaken når denne fremmes for ansettelsesmyndigheten.

4.7

Søkernes (partenes) innsynsrett i innstillingen reguleres av forvaltningslovforskriften. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til ansettelse.

5. Ansettelse i administrative stillinger og bibliotekarstillinger

5.1

Ansettelsesrådet for administrative stillinger skal foreta ansettelser i Gjennomgående stillinger i Hovedtariffavtalene i staten - lønnsplan for: lederstillinger, saksbehandler, kontorstillinger, bibliotekar, rådgiver, prosjektleder og stillinger ved bedriftshelsetjenesten.

5.2

Ansettelsesrådet for administrative stillinger er også ansettelsesråd for stillinger som universitetsbibliotekar/ førstebibliotekar under fagdepartementets lønnsplan 17.520. Ved ansettelse i førstebibliotekarstillinger skal det foreligge en sakkyndig bedømmelse av de innstilte. Avdelingsdirektøren ved universitetsbiblioteket oppnevner tre medlemmer til sakkyndig utvalg i henhold til Reglement for opprykk til stilling som førstebibliotekar § 4.

5.3

Ansettelsesrådet for administrative stillinger skal ha en leder og fire medlemmer, hvorav to er fra arbeidsgiversiden og to er fra arbeidstakersiden. Universitetsdirektøren oppnevner lederen for ansettelsesrådet. De to arbeidsgiverrepresentantene skal ha stilling som avdelingsdirektør eller underdirektør/seksjonssjef. De to fra arbeidstakersiden oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene. Det oppnevnes personlige varamedlemmer til ansettelsesrådet. Det fremgår av oppnevnelsesbrevet hvem som til enhver tid er leder, medlemmer og varamedlemmer i ansettelsesrådet.

5.4

Ved ansettelse i stillinger som universitetsbibliotekar og førstebibliotekar erstattes den ene faste arbeidsgiverrepresentanten med den dekan som er leder av Universitetsbibliotekrådet.

5.5

Dersom universitetsdirektøren som nærmeste leder har avgitt forslag til ansettelse, leder universitetsdirektøren selv ansettelsesrådet. De to faste arbeidsgiverrepresentantene erstattes da av ansatte i stilling som dekan eller instituttleder. Det skal fremgå av oppnevningsbrevet hvem som er medlem og varamedlem ved behandling av disse sakene.

6. Ansettelse i tekniske stillinger

6.1

Ansettelsesrådet for tekniske stillinger skal foreta ansettelser i Gjennomgående stillinger i Hovedtariffavtalene i staten som ikke skal behandles av ansettelsesrådet for administrative stillinger, samt tekniske stillinger under fagdepartementets lønnsplan 17.550 og 17.568.

6.2

Ansettelsesrådet for tekniske stillinger skal ha en leder og fire medlemmer, hvorav to er fra arbeidsgiversiden og to er fra arbeidstakersiden. Universitetsdirektøren oppnevner lederen for ansettelsesrådet. De to arbeidsgiverrepresentantene skal ha stilling som avdelingsdirektør eller underdirektør/seksjonssjef. De to fra arbeidstakersiden oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene. Det oppnevnes personlige varamedlemmer til ansettelsesrådet. Det fremgår av oppnevnelsesbrev hvem som til enhver tid er leder, medlemmer og varamedlemmer i ansettelsesrådet.

7. Ansettelse i tannlegestillinger ved Det medisinske fakultet

7.1

Ansettelsesrådet for tannlegestillinger skal foreta ansettelser i slike stillinger under fagdepartementets lønnsplan 90.813 - instruktørtannlege, spesialtannlege, instruktørtannlege med godkjent spesialistutdanning, avdelingstannlege.

7.2

Ansettelsesrådet for tannlegestillinger skal ha en leder og fem medlemmer, hvorav to er fra arbeidsgiversiden, to er fra arbeidstakersiden og en er student. Studentrepresentanten har uttalelsesrett, men ikke stemmerett under rådets behandling av sakene.

De to representantene for arbeidsgiver skal en være fast vitenskapelig ansatte med minst 50 % stilling ved Institutt for klinisk odontologi og en overtannlege (lønnsplan 90.813 – stillingskode 1301) ved Institutt for klinisk odontologi.

Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet oppnevner leder og medlemmer til ansettelsesrådet, samt varamedlemmer for disse. Leder og de to representantene fra arbeidsgiversiden, oppnevnes etter forslag fra dekanatet. De to representantene fra arbeidstakersiden og studentrepresentanten, oppnevnes etter forslag fra henholdsvis tjenestemanns- og studentorganisasjonene. Det fremgår av oppnevnelsesbrev hvem som til enhver tid er leder, medlemmer og varamedlemmer i ansettelsesrådet.

8. Ansettelse i forskerstillinger

Ansettelsesrådet for forskerstillinger har dekanen som leder og fire medlemmer. To av medlemmene skal representere arbeidsgiver og to er fra arbeidstakersiden. Fakultetsstyret oppnevner de to representantene fra arbeidsgiversiden, samt vara for disse, etter forslag fra dekanatet. De to representantene fra arbeidstakersiden, samt vara for disse, oppnevnes etter forslag fra tjenestemannsorganisasjonene.

Sakkyndige komiteer sammensettes slik det fremgår av Reglement for opprykk til forsker 1109 i statlige virksomheter og Regler for opprykk til forsker kode 1183.

9. Unntak fra reglene om utlysning, innstilling og ansettelse

9.1

Reglene om utlysning, innstilling og ansettelse gjelder ikke ved midlertidig ansettelse for en periode på inntil seks måneder, jf. statsansatteloven § 7 (1).

9.1.1

Reglene om utlysning, innstilling og ansettelse gjelder heller ikke for ansettelser av forelesere, hjelpelærere, øvingslærere, timelærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører, jf. Forskrift til lov statens ansatte mv. § 2 (1) e.

9.2

I personalreglement kan det gjøres unntak for reglene om utlysning, innstilling og ansettelse ved midlertidig ansettelse for en periode på inntil ett år, jf. statsansatteloven § 7 (2). Ved UiB er partene enige om at dette gjelder i følgende tilfelle:

• Ansettelse av forskere gjennom UiB sitt medlemskap i Scholars at Risk nettverket.

• Enkeltstående og ekstraordinært tilfelle som godkjennes av partene etter søknad til HR-direktøren fra aktuelt fakultet/avdeling.

9.3

Ansettelse uten utlysning besluttes administrativt og foretas av administrativ leder for institutt, fakultet, Universitetsmuseet. I fellesadministrasjonen og ved universitetsbiblioteket foretas ansettelse av avdelingsdirektør. Alternativt kan slik ansettelse foretas av de ledere som har fått delegert myndighet gjennom sin rolle som «Kostnadsgodkjenner» for kontrakter opprettet i Selvbetjeningsportalen (TOA-løsningen). Stillingene skal som hovedregel lyses ut internt.

9.4

En ansettelse eller forlengelse av ansettelsesforholdet som vil strekke seg ut over seks måneder, jf. pkt. 9.1(gjelder ikke pkt. 9.1.1), eller ett år, jf. pkt. 9.2, skal behandles etter reglementets vanlige regler i forhold til utlysning, innstilling og ansettelse.

Ved ansettelse av forskere gjennom UiB sitt medlemskap i Scholars at Risk nettverket, vises det til reglene i Reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger og faglige/administrative lederstillinger pkt. 4.3.2.

9.5

Det kan gjøres unntak fra reglene om innstilling og ansettelse ved ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke, jf. statsansatteloven § 7 (3), b).

Nærmeste foresatte tjenestemyndighet foretar en forenklet innstilling. Ansettelse foretas av administrativ leder for fakultet, Universitetsmuseet, Universitetsbiblioteket og av HR-direktør ved ansettelse i fellesadministrasjonen.

9.6

I forbindelse med omstillingsprosesser er det bare ledige stillinger som er underlagt krav om utlysning. I slike prosesser vil det først være ledig stilling når arbeidsgiver har ivaretatt sin plikt til å innplassere eventuelle overtallige i passende stillinger.

9.7

Etter forskrift til statsansatteloven § 3 (3) kan det gjøres unntak fra statsansatteloven § 3 til § 7 ved ansettelse av arbeidstakere som skal utføre oppdrag som er eksternt finansierte.

Eksternt finansierte forskere som er ansatt for å utføre oppdrag som helt ut, eller i det alt vesentlige, finansieres ved inntektsføring av midler fra en annen virksomhet. For at finansieringen skal kunne kalles ekstern, må midlene overføres fra en virksomhet som ikke står i en slik forbindelse med UiB, at det er naturlig å vurdere finansieringen som intern. Oppdragsfinansiering via eget fagdepartement ansees ikke som ekstern finansiering. Overføring av midler fra annet departement vil derimot bli vurdert som ekstern finansiering. Den ansatte lønnes av oppdragsmidler som overføres fra annen virksomhet. Dersom UiB påtar seg en del av utgiftene ved oppdraget av egen interesse eller som støtte, vil ikke dette påvirke vurderingen dersom UiBs eget bidrag er begrenset eller uvesentlig.

Arbeidet må i all hovedsak gjelde det oppdrag som skal utføres. Den ansatte skal derfor hovedsakelig ikke utføre ordinære, løpende arbeidsoppgaver.

Ved UiB skal forskriftens muligheter for unntak i eksternt finansierte oppdrag praktiseres på følgende måte:

Det kan gjøres unntak fra utlysning og kvalifikasjonsprinsippet i eksternt finansierte forskerstillinger i de tilfeller det er nødvendig at bestemte personer utfører arbeidet. Dette kan være naturlig utfra prosjektsøknaden eller det kan være forutsatt fra oppdragsgiver at bestemte personer skal delta i prosjektet e.l.

Innstillende myndighet må vurdere om kandidaten er tilstrekkelig faglig kompetent til å utføre arbeidsoppgavene i den eksternt finansierte forskerstillingen.

Ansettelse i eksternt finansierte forskerstillingen skjer i ansettelsesutvalget, jf. pkt. 8.

10. Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter i ansettelsesrådet

10.1

Representanter for de ansatte skal, så langt det er mulig, tilhøre de samme gruppene ansatte som det enkelte ansettelsesråd skal foreta ansettelse i.

10.2

Den tjenestemannsorganisasjonen som organiserer ansatte i vedkommende gruppe og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for de ansatte med personlige vararepresentanter. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende ansattgruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representantene med vararepresentanter. Representantene for de ansatte representerer ikke sin egen organisasjon når de er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere.

10.3

Representantene for de ansatte bør oppnevnes for en periode på to år om gangen. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge representantene innenfor samme gruppe av ansatte..

10.4

Dersom organisasjonene ikke blir enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to representanter for de ansatte med vararepresentanter etter følgende regler:

1. For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25 % av de organiserte ansatte i gruppen.

2. Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i dette pkt.

3. Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer ansatte i vedkommende ansattgruppe, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innenfor gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant.

11. Saksbehandlingen i ansettelsesrådene

11.1

I ansettelsessaker sendes saksdokumentene til ansettelsesrådets medlemmer, som hver for seg avgir uttalelse. Leder av ansettelsesrådet avgir sin uttalelse til slutt.

Det avholdes møte når ett medlem av ansettelsesrådet krever det, eller når det er dissens blant ansettelsesrådets medlemmer.

I saker om ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed skal det holdes møte.

Unntak for saker om oppsigelse som skyldes at den ansatte ikke er i stand til å gjenoppta arbeidet på grunn av sykdom, jf. statsansatteloven § 20 (1) a). I slike saker kan saksdokumentene sendes til ansettelsesrådets medlemmer dersom den ansatte ikke har kommet med skriftlig uttalelse i saken eller bedt om å få forklare seg muntlig for ansettelsesrådet. Medlemmene avgir hver for seg uttalelse. Leder av ansettelsesrådet avgir sin uttalelse til slutt. Det avholdes også møte når ett medlem av ansettelsesrådet krever det, eller når det er dissens blant ansettelsesrådets medlemmer.

11.2

Ansettelsesrådet er beslutningsdyktig når samtlige medlemmer ved sirkulasjon har gitt uttalelse i saken, eller når det er fulltallig i møte.

11.3

Medlemmer av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Dersom likevel enkelte av rådets medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak eller ikke underskriver møteprotokollen, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver. Ved stemmelikhet har ansettelsesrådets leder dobbeltstemme.

11.4

Ansettelsesrådet kan velge å ansette en av de innstilte kandidatene. I de tilfeller hvor det er avgitt forslag, og ikke innstiling, kan ansettelsesorganet velge i hele søkermassen.

Dersom en søker med ekstern fortrinnsrett fyller de faglige og personlige egenskapene for stillingen, skal vedkommende ansettes, med mindre unntakene i Forskrift til lov statens ansatte mv § 8 kommer til anvendelse.

En søker med funksjonsnedsettelse eller som oppgir å ha fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring kan ansettes dersom vedkommende er tilnærmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte søkeren, jf. Forskrift til lov statens ansatte mv. §§ 4 og 4a.

11.5

Dersom et medlem av et ansettelsesråd ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf. statsansatteloven § 6 (3). Ansettelsesrådet kan da velge å ansette en av de innstilte eller en søker de har innhentet skriftlig vurdering av.

11.6

Ansettelsesrådet kan bestemme at prøvetid ikke skal gjelde, eller være kortere enn seks måneder, når arbeidstaker allerede er ansatt ved UiB. Det samme gjelder når arbeidet i den nye stillingen ikke skiller seg vesentlig fra tidligere statlig stilling.

11.7

Ansettelsesrådets vedtak tas inn i en protokoll, hvor det skal fremgå hvorledes den enkelte har stemt. Medlemmene har anledning til å grunngi sine standpunkter ved protokolltilførsel. Protokolltilførselen skal avgis innen avslutningen av ansettelsesrådets behandling av saken i møtet.

12. Klageorgan

Dersom en statsansatt i medhold av forvaltningsloven påklager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstansen universitetsstyret.

13. Forbud mot gaver i tjenesten

Statsansatteloven § 39 gir anledning til å fastsette i reglement hvilke gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse det er forbudt for ansatte å motta i forbindelse med tjenesten. Det vises til Regler om gaver og andre fordeler for ansatte ved UiB.

14. Ikrafttredelse og revisjon

14.1

Dette personalreglementet er forhandlet frem mellom ledelsen ved UiB og de tjenestemannsorganisasjonene ved UiB som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven. Personalreglementet omfatter de forhold som er fastsatt som forhandlingsgjenstand i statsansatteloven, og er i samsvar med kravene i lovens § 2 (4).

14.2

Personalreglementet trer i kraft 1. juli 2019 i samsvar med det partene er enige om, jf. statsansatteloven § 2 (1) og hovedavtalens § 19 nr. 2 bokstav d, justert etter forhandlinger den 15.11.2024.

14.3

Hver av partene ved UiB og Kunnskapsdepartementet kan når som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, jf. statsansatteloven § 2 (5).

Dato	Kommentar	Lagt inn av
november 2024	Revisjon av reglement	Mona Viksøy
april 2024	Revisjon av reglement	Mona Viksøy
mars 2022	Revisjon av reglement	Mona Viksøy
14. mai 2020 14:40:28	Reglement ihht Lov om statsansatte § 2	Kathrine Brosvik Thorsen
26. september 2019 09:32:47	Reglement ihht Lov om statsansatte § 2	Kathrine Brosvik Thorsen
25. juni 2013 09:01:17	Noen endringer	Kathrine Brosvik Thorsen
25. juni 2013 08:57:37	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen
25. juni 2013 08:52:44	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen
04. februar 2011 09:44:46	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen
02. februar 2011 12:24:49	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2010 15:02:58	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen
16. mars 2010 08:31:20	Lagt inn	Kathrine Brosvik Thorsen