Retningslinje - Personvernhensyn ved digital klinisk undervisning og behandling

Utfyllende retningslinjer for behandling av særlige kategorier personopplysninger ved digital klinisk undervisning og pasientbehandling ved Universitetet i Bergen, herunder helseopplysninger.

Målgruppe: Undervisere og studenter

Bakgrunn Digital klinisk undervisning kan innebære lyd- og bildeopptak av pasienter. Følgende undervisningsformer kan forekomme:

• Undervisning med og uten pasienter

• Undervisning med og uten dialog (forelesning, gruppeundervisning, etc.)

• Undervisning med kun strømming vs. også opptak

Retningslinjen har til hensikt å sikre at personvernhensyn ivaretas ved digital undervisning, og løsningene som benyttes må derfor være i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven (personvernregelverket). Det er en særlig utfordring at studentene ikke er til stede i undervisningslokalet, men sitter spredt på mange steder.

Retningslinjene er utarbeidet med utgangspunkt i UiBs retningslinje for behandling av personopplysninger: Retningslinje - Overordnede rammer for behandling av personopplysninger ved Universitetet i Bergen og veiledende retningslinje fra Unit: Videoundervisning og personvern av 19. mars 2020. Retningslinjen oppdateres ved behov. Hvordan UiB behandler personopplysninger er beskrevet i UiBs personvernerklæring.

1. Virkeområde

Retningslinjene gjelder for opptak eller direktestrømming (streaming) av undervisning, vurdering og pasientbehandling gjennom digitale løsninger, hvor opptaket eller direktestrømmen inneholder lyd fra og-/eller video som omfatter taushetsbelagte opplysninger. Retningslinjen gjelder også for behandling av personopplysninger om eller fra personer i tilknytning til pasienter, for eksempel familiemedlemmer og komparentopplysninger. Opptak eller direktestrømming som ikke inngår i et undervisnings- vurderings- eller behandlingsopplegg faller utenfor disse retningslinjene.

2. Formål

Formålet med retningslinjen er å ivareta personvernhensyn der personer er identifiserbare (ansiktet er synlig, stemmen kan høres, andre personidentifiserende kjennetegn er synlige, eller personer er identifiserbare gjennom bakgrunnsopplysninger), ved digitale undervisnings- vurderings- og behandlingssituasjoner.

Dersom opptakene skal benyttes til annet formål (kvalitetssikring, forskning, læringsanalyse mv.), må gjenbruk av opplysningene ha eget rettslig grunnlag, og gjenbruken må være vurdert å ikke være uforenlig med det opprinnelige formålet med opptaket, jf. personvernforordningen, art. 5 nr. 1 b) og art. 6 nr. 4. Alternativt må det innhentes nytt samtykke fra de som er med på opptaket.

3. Rettslig grunnlag (lovhjemmel) for behandling av helseopplysninger

3.1. Pasientdeltakelse/til stedeværelse i undervisning

Med pasientdeltakelse menes situasjoner der pasienten deltar i studentundervisning gjennom digitale løsninger. Pasientens deltakelse i undervisningen er som hovedregel basert på samtykke. Samtykke skal være informert, frivillig og gjenkallelig og dokumenterbart. Samtykke kan avgis for ett eller flere formål, herunder at opplysninger kan gjenbrukes for fremtidig undervisningsformål. Bruk av bilder og andre opplysninger, herunder pasientcase, som ikke inneholder personidentifiserende kjennetegn krever ikke samtykke, se pkt. 3.4.

3.2. Pasientbehandling

Ved pasientpasientbehandling menes situasjoner der det er et behandlingsforhold mellom student og pasient, som ledd i universitetets utdanning av helsepersonell og oppfyllelse av praksiskrav. Det er som hovedregel tilstrekkelig med muntlig eller stilltiende samtykke for å motta helsehjelp. Det rettslige grunnlaget i personvernforordningen for behandling av personopplysninger er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. GDPR art. 6 nr. 1 c), jf. plikten til å dokumentere helsehjelp i helsepersonelloven § 39.

Ved pasientbehandling er det tilstrekkelig å innhente et muntlig samtykke fra pasienten for at kommunikasjonen med studentbehandler kan foregå digitalt. Kvalitetskravene til et muntlig samtykke er de samme som for skriftlige.

Det er underviseren eller pasientens behandler (gjelder særlig studentbehandlere i de psykologiske klinikkene) som selv må innhente samtykke

3.3. Gjenbruk av opplysninger

Pasienten kan samtykke til at bilder/film brukes til undervisningsformål. Samtykke kan gis for ett eller flere spesifikke formål, herunder generell bruk av materialet til undervisningsformål.

Når tidligere avgitt samtykke ikke lenger er dekkende for at lyd/bildeopptak kan brukes ved digital undervisning skal det søkes å innhente et nytt samtykke, med revidert samtykkeerklæring, med mindre bruken ikke anses å være uforenlig med formålet opplysningene ble samlet inn for, jf. GDPR art. 6 nr. 4, eller bestemmelsene om begrensninger i taushetsplikten kommer til anvendelse, se pkt. 3.4.

Når pasientens tilstand gjør at det ikke er mulig å innhente et informert samtykke, for eksempel hvis pasienten er ute av stand til å gi sitt samtykke, skal informasjon søkes gitt i ettertid.

3.4. Begrensninger i taushetsplikten

Taushetsplikten er ikke til hinder for å gjenbruke opplysninger, når behovet for beskyttelse må anses ivaretatt ved at individualiserende kjennetegn er utelatt, jf. helsepersonelloven § 23 nr. 3.

3.5. Mindreårige pasienter

Når pasienten er mindreårig, må samtykket komme fra foreldrene. Her finnes det unntak, særlig for pasienter over 16 år og til dels for pasienter mellom 12 og 16 år. Dette er nærmere regulert i helsepersonelloven § 22 og i pasient- og brukerrettighetslovens §§ 4-3 og 4-4.

4. Studenters taushetsplikt

Studenter skal være kjent med at de har taushetsplikt, hva taushetsplikten innebærer og konsekvensene ved brudd på taushetsplikten.

4.1. Hva taushetsplikten omfatter

• Etter universitets- og høyskoleloven § 4-6 har studenter som i studiesammenheng får kjennskap til noens personlige forhold, taushetsplikt etter de regler som gjelder for utøvere av yrket som studenten utdanner seg til.

• Helsepersonells taushetsplikt er regulert i helsepersonelloven § 21. Som helsepersonell har studenter plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks helseeller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell.

4.2. Konsekvenser ved brudd på taushetsplikten

En student som gjør seg skyldig i brudd på taushetsplikten kan risikere utestenging fra studier med klinisk undervisning og praksisstudier og fratas retten til å gå opp til eksamen, i inntil tre år, jf. universitets- og høyskolelovens § 4-8, andre ledd.

4.3. Særlige hensyn ved digital undervisning og taushetsplikt

Ved digital undervisning der studentene ikke er til stede i undervisningslokalet, må studentene gjøres særlig oppmerksomme på følgende:

• De må se og høre på undervisningen i et mest mulig sikkert miljø, og sikre at ikke andre, som ikke også deltar i samme undervisningen, kan se eller høre undervisningen.

• De må sikre at ikke utenforstående får tilgang til taushetsbelagte opplysninger, for eksempel ved at informasjonen blir liggende tilgjengelig og usikret på datamaskinen i ulåst rom.

• De har ikke lov til å gjøre egne opptak, eller til å lage kopier av bilde- eller videofiler.

• Studentene skal kun bruke det materialet som underviseren har gjort tilgjengelig på Mitt UiB eller på annen digital plattform.

• Når opptak av opplysningene blir slettet, skal informasjonen ikke lenger være tilgjengelig for studentene.

• Unntatt fra det som står i punktene over, er studentenes egne notater, som ikke skal inneholde informasjon som gjør det mulig å identifisere enkeltpersoner.

5. Personvernhensyn ved ulike situasjoner

5.1. Studentundervisning der pasient er til stede sammen med underviser og studentene deltar digitalt

Pasienten anses her å være identifiserbar (ansiktet er synlig, stemmen kan høres, andre kjennetegn er synlige), bevisst og klar over hva som skjer.

Underviser skal påse at:

• studentene er jevnlig påminnet og bevisst på taushetsplikten (jf. konfidensialitet). Det kan gjøres skriftlig, for eksempel i innkallingen til undervisningen, eller muntlig, for eksempel før undervisningen begynner eller ved avslutningen.

• Samtykket som pasienten har avgitt dekker bruken, herunder at pasienten informert og innforstått med at undervisning foregår digitalt. Det bør komme tydelig frem om det bare er strømming eller også opptak og lagring, og hvor lenge et opptak blir lagret (jf. prinsippene om åpenhet og lagringsbegrensning).

• Det skal kun gjøres opptak av undervisning hvis opptaket er vurdert å være nødvendig ut fra formålet med undervisningen eller hensynet til studentenes situasjon (jf. dataminimering)

5.2. Gjenbruk av bilder, film og pasientfortellinger (case)

Vurder om pasienten er identifiserbar. Er pasienten identifiserbar skal bruken av opplysningene være i samsvar med pkt. 3.3. Hvis pasienten ikke er identifiserbar, f.eks. hvis det vises bilder av sår eller skader, og det ikke er kjennetegn som kan vise hvem personen er, gjelder begrensningene som følger av taushetsplikt som hovedregel ikke, se pkt. 3.4. Også slikt materiale skal behandles varsomt og respektfullt.

5.3. Pasientbehandling som inngår i utdanningen av helsepersonell

Dette punktet tar sikte på å dekke de særlige behovene ved universitetsklinikkene, der pasientbehandling inngår i utdanningsløpet til studenter og inngår i praksiskravene. Punktene nedenfor dekker også digital kommunikasjon mellom student og veileder ved oppfølgning av praksiskrav i helsetjenesten.

Pasientbehandlingen foregår digitalt, enten uten opptak, eller ved at studentbehandlerens samtale med pasienten tas opp med lyd og bilde, gjennomgås av veilederen, og er senere grunnlag for dialog mellom veilederen og studentbehandleren, og for diskusjon i gruppe med andre studenter. Dialogen mellom student og veileder kan også foregår en-til-en, dvs. uten at pasienten deltar. Relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen er omfattet av journalplikt, jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40. Opptak som kun er relevante for studentenes utdanningsformål omfattes i utgangspunktet ikke av journalplikten, og slettes når formålet ikke lenger er til stede.

Følgende situasjoner er aktuelle:

5.3.1. Studenten er til stede med pasient i én-til-én behandlingssituasjoner digitalt, uten veileder til stede under samtalen

Opptak er som hovedregel vurdert å være nødvendig, når formålet med opptaket er at veileder skal kunne vurdere dialogen mellom pasient og student i ettertid. Nødvendig helsehjelp dokumenteres i journalen.

5.3.2. Student og veileder diskuterer pasientbehandlingen digitalt, uten pasient til stede

Til grunn for dialogen mellom student og veileder er opptak av studentens én-til-én samtale med pasienten. Samtalen mellom student og veileder tas normalt ikke opp.

5.3.3. Pasienten, studenten og veileder er alle til stede digitalt samtidig

Formålet med samtalen avgjør om det er nødvendig å gjøre opptak, se også pkt. 5.3.1.

5.3.4. Veileder viser videoklipp fra behandlingssituasjon i undervisningen, der flere studentbehandlere deltar

Undervisningen kan omfatte dialog om pasienter som er under behandling. Det vil normalt ikke være påkrevd å gjøre opptak av undervisningen der alle deltar samtidig.

5.3.5. Veileder viser videoklipp fra eksempelsituasjoner/pasientcase

Det forutsettes at gjenbruk av eksempelsituasjoner/pasientcase er i samsvar med pkt. 3.3

6. Informasjonssikkerhet

Løsninger som brukes for digital undervisning skal være risikovurdert og godkjent for formålet. Digital undervisning som inneholder formidling av sensitive personopplysninger, pasientdata eller helseopplysninger skal følge gjeldende lov- og regelverk for behandling av slike. Dette inkluderer også UiB sine retningslinjer på området. UiB skal ha en oversikt over anbefalt løsninger og systemer på området.

7. Lagring, bruk og sletting av opptak

7.1. Lagring av opptak og chat

Lagring av opptak skal følge UiBs instruks for klassifisering og lagring av data, samt tidligere punkt om informasjonssikkerhet. UiB utformer en lagringsguide basert på disse som skal følges. Der det er relevant kan Direktoratet for e-helse sine veiledninger eller anbefalinger benyttes.

7.2. Bruk og redigering av opptak og chat

Opptakene skal kun benyttes for å gjennomføre undervisning og vurdering og pasientbehandling, se pkt. 5.

Ved behov for bistand med redigering av opptak, og eventuell sletting av deler av opptaket der personopplysninger om andre utilsiktet er kommet med, kontaktes Læringslaben.

Chat som lastes ned lokalt og lagres som tekstfiler skal ikke distribueres.

7.3. Sletting av opptak

Opptak der pasientene kan identifiseres skal som hovedregel slettes når undervisningen i emnet er avsluttet og eksamen i emnet gjennomført, med mindre pasienter har samtykket til gjenbruk av opplysningene, eller opptaket er omfattet av journalplikt.

Unntaksvis kan opptaket lagres lenger av spesifikke grunner, som klagemulighet, konteeksamen m.v.

Alle opptak inkludert chat-dialog skal være slettet minimum 6 måneder etter eksamen. I tilfelle klageprosesser, rettslig etterspill eller tilsvarende skal eventuelle opptak sikres på tilstrekkelig måte for formålet.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
31.03.2020	Retningslinje laget under pandemien	Mona Viksøy