Retningslinjer for Senter for fremragende forskning (SFF) ved Universitetet i Bergen

Godkjent av rektor og universitetsdirektør 26.8.2021.

Bakgrunn

Senter for fremragende forsking (SFF) legger til rette for banebrytende og nysgjerrighetsdrevet forskning. Langsiktig grunnfinansiering og samarbeid om ambisiøse vitenskapelige mål er et viktig virkemiddel for å heve kvaliteten i norsk forskning.

Gjennom senterordningen etableres fremragende forskningsmiljøer ved UiB og sentrene er et viktig instrument for å utvikle nytenkende og grensesprengende forskning ved institusjonene.

Dette dokumentet gir retningslinjer for driften av «Sentre for fremragende forskning» ved Universitetet i Bergen. Retningslinjen utfyller krav og retningslinjer satt av Norges forskningsråd og kontrakten mellom UiB som prosjektansvarlig og Norges forskningsråd om finansiell støtte til SFF. Retningslinjen bygger også på UiBs politikk for Sentre for fremragende forskning og har til formål å sikre at senteret og virksomheten er godt forankret i vertsinstitusjonens ledelse.

1.0 Formål og ansvar

1.1. Formål

Retningslinjen gjelder for Senter for fremragende forskning (SFF) innvilget av Norges forskningsråd der Universitetet i Bergen er vertskapsinstitusjon.

Retningslinjen skal:

  • sikre at SFF er godt forankret i universitets- og fakultetsledelsen,

  • sikre at UiBs plikter som prosjektansvarlig etterleves i henhold til Forskningsrådets krav og retningslinjer for Senter for fremragende forskning,

  • klargjøre roller og ansvarsdeling mellom universitetsledelsen, vertskapsinstitutt og - fakultet og involverte samarbeidspartnere.

Denne retningslinjen utfyller retningslinjer for SFF gitt av Norges forskningsråd.

1.2 Ansvar

SFF er et tidsbegrenset forskningssenter hvor Universitetet i Bergen er prosjektansvarlig for SFF ved UiB. UiB skal sikre at vilkårene satt i retningslinjer og krav fra Norges forskningsråd for SFF til enhver tid følges og legge til rette for samlokalisering av senteret.

2.0 Organisering, ledelse og mandat

2.1 Organisering

Senteret skal plasseres i et vetsinstitutt/fakultet. Senteret skal opprettes i økonomisystemet som et eget koststed under vertsinstituttet.

Senteret skal ha faglig og styringsmessig selvstendighet overfor samarbeidende institutter/fakulteter. Prosjektansvarlig (UiB) vil inngå en konsortieavtale med samarbeidspartnere. Avtalen skalregulere organisering og gjennomføring av samarbeidet samt partenes rettigheter og plikter. Alt forpliktende samarbeid ved senteret skal være nedfelt i en skriftlig avtale.

2.2 Administrative ressurser

Det skal inngås avtale mellom fakultet, vertsinstitutt og senteret om administrative tjenester som skal bistå med gjennomføring av senteret i senterperioden. De administrative ressursene skal ha kompetanse som dekker senterets ulike administrative behov.

2.3 Ledelse og styre

2.3.1 Senterstyre

Alle Senter for fremragende forskning ved UiB skal ha et styre for å sikre at samspillet mellom involverte institutt, fakultet og samarbeidspartnere fungerer best mulig for å oppnå de faglige målene. Styrets mandat, ansvar og fullmakter er beskrevet i Forskningsrådets krav og retningslinjer for SFF. Styret skal ledes av dekan ved vertsfakultet.

Styret skal i tillegg bestå av instituttledere fra interne samarbeidspartnere og én representant per ekstern samarbeidspartner som signerer konsortieavtalen.

Styret skal blant annet:

  • Vedta årlig budsjett, som danner grunnlag for allokering av ressurser til samarbeidspartnere.

  • Godkjenne om nye forskningsprosjekt kan rapporteres som «tilleggsfinansiering».

  • Informeres om senterets strategier og nye initiativer for å skaffe nye prosjekter som støtter opp under senterets faglige mål.

Senterleder fungerer som sekretær og saksansvarlig overfor styret.

2.3.2 Senterleder

Prosjektansvarlig skal oppnevne en senterleder som skal stå for den daglige driften av senteret. Den som oppnevnes skal være samme person som i SFF-søknaden var angitt som senterleder.

Det anbefales at senterleder skal ha en nestleder. Styret skal ta stilling til om det skal oppnevnes en nestleder.

2.3.2.1 Senterleders fullmakter og forpliktelser

Senterleder rapporterer til senterstyret for så vidt gjelder driften av senteret.

Instituttleder på vertsinstitutt/fakultet har personalansvar for senterleder. Dersom senterledelsen endres i løpet av senterperioden skal spørsmål om personalansvar og administrative forhold avklares i god tid før eventuell endring.

Det skal avholdes jevnlige dialogmøter mellom senterleder og vertsinstitutt. Dialogmøtene skal bidra til gjensidig forventningsavklaringer knyttet til senterets og vertsinstituttenes langsiktige planer. Dialogmøtene skal referatføres.

Senterlederen er ansvarlig for all aktivitet ved senteret.

Senterleder skal ha myndighet til å disponere over senterets budsjett.

Senterleder skal ha dialog med styret, vertsinstitutt og vertsfakultet om senterets budsjett med mål om å gi størst mulig selvstendighet til senteret innen bruk av senterets totalfinansiering (grunnfinansiering fra Forskningsrådet og tilleggsfinansiering fra partnere, institutt, fakultet og UiB sentralt)

2.3.2.2 Senterleders tidsbruk i SFF

Senterlederskal være ansatt ved UiB i minst 80 % stilling og skal bruke minst 80 % av tiden til å lede senteret og skal oppholde seg ved vertsinstitusjonen hoveddelen av tiden hvert år.

Senterleder bør bli fritatt fra ordinær undervisning. Kostnadsfordeling for dette må avklares før senteret starter og kan enten være egeninnsats fra institutt/fakultet eller bli finansiert gjennom Forskningsrådets senterbevilgning.

Senterleder vil være ansvarlig for mange ulike og tidskrevende ledelsesoppgaver på senteret. Det skal derfor diskuteres med instituttet/fakultet om senterleder kan opparbeide seg rett til forskningsfri på lik linje med andre vitenskapelige ansatte, jf. UiBs regler for personalforvaltning del 3 punkt 2.2.

2.3.3 Administrativ koordinator

Senteret skal ha én 100 % administrativ koordinator tilsatt ved vertsinstituttet som skal bistå senterleder med senterdriften. Administrasjonssjef ved vertsinstitutt skal ha personalansvar for administrativ koordinator.

Den administrative koordinatoren skal utføre oppgaver for senteret som prosjektkoordinering, økonomikoordinering, administrativ koordinering av partnere og årsplaner/rapportering. Dette er oppgaver som påløper senteret og skal ikke dekkes av administrasjonen som er ved vertsinstitutt/fakultet og partnerne. Koordinatorstillingen kan enten betales av Forskningsrådets bevilgning eller være et bidrag fra vertsinstitutt/fakultet. Dette må avklares før søknaden sendes.

Ved behov for ytterlige administrative tjenester skal det inngås en avtale mellom senter og andre UiB-enheter som deltar i senteret som beskrevet i avsnitt over.

2.3.4 Vitenskapelig komite («Scientific Advisory Committee»)

Senteret skal ha en rådgivende vitenskapelig komite («Scientific Advisory Committee» (SAC)) oppnevnt av senterstyret. Senterstyret kan forandre sammensetning av SAC. Komiteen skal bidra til senterets faglige strategi og delta i drøfting av faglige utfordringer minst en gang i året gjennom hele senterets funksjonsperiode. Komiteen kan også gi sentrene råd i andre typer spørsmål. Komiteen bør ha medlemmer som er internasjonale toppforskere.

Medlemmer i SAC skal ikke utføre forsking ved senteret.

2.3.5 Krav om inngåelse av samarbeidsavtaler for eksterne og interne partnere1 i SFF

Ved kontraktinngåelse skal stillinger, tilgang til infrastrukturer, regulering av utstyr innkjøpt av prosjektets midler og leie til lokaler fastsettes i en konsortieavtale.

Konsortieavtalen skal blant annet regulere:

  • Fordeling og rapportering av midler

  • Bidrag til drift

  • Faglige ressurser

  • Rekrutteringsstillinger

  • Tilgang til forskningsinfrastruktur i tillegg til egenandeler

  • Rett til immaterielle rettigheter

Avtalen skalsikre at partnerne har felles ansvar for innhold, gjennomføring og resultatene i senteret, samt at den faglige kompetansen i senteret blir opprettholdt i de samarbeidende instituttene i senterperioden.

Samarbeidspartnerne plikter å bidra til gjennomføring av senteret i henhold til de oppgaver og forpliktelser som framgår av samarbeidsavtalen. Samarbeidspartnere har personal- og økonomiansvar for eget personale tilknyttet senteret. Partnerne skal følge opp arbeidet som eget personale gjør i prosjektet, og samarbeide med prosjektansvarlig og øvrige samarbeidspartnere om tilrettelegging, utførelse og oppfølging av samarbeidet

3.0 Lokalisering

SFF som UiB er vertsinstitusjon og prosjektansvarlig for skal som hovedregel være samlokalisert.

Hvis dette ikke er mulig gjennom i hele perioden (særlig for SFF som trenger tilgang til infrastrukturer og laboratorier ved andre fakultet) skal kjernepersonalet i senteret ha kontorplasser og møteromsfasiliteter ved vertsinstitutt.

4.0 Særskilt om rekruttering og tilsettingsprosesser

Den vitenskapelige staben som er knyttet tilsenteretskal enten være ansatt på vertsinstitutt, samarbeidende institutt/fakultet eller hos en ekstern samarbeidspartner. Rekruttering og tilsettingsprosesser skal skje iht UiBs personalreglement og reglement for ansettelse i faglig administrative lederstillinger. Kvalifikasjonsprinsippet i statsansatteloven er styrende.

Instituttleder på de involverte institutt ved UiB har formelt arbeidsgiveransvar for personer som er ansatt for å jobbe i senteret. Instituttleder og senterleder skal kontrasignere innstillinger. Det oppfordres til en kontinuerlig dialog om nyansettelser med de involverte enhetene, senterleder og i noen tilfeller forskningslederen (PI) som skal plassere den nyansatte i egen arbeidsgruppe/arbeidsområde på senteret for å identifisere de beste kandidatene.

Rekrutterings- og tilsettingsprosesser gjennomføres ved den samarbeidspartneren som enten stiller egenandel eller mottarsærskilt tildeling fra senteret i form av årlig tildelingsbrev.

Senteret skal legge til rette for at personale ved senteret har forskningsopphold i fremragende forskningsgrupper i utlandet. Senteret skal legge til rette for at fremstående internasjonale forskere tiltrekkes og har forskningsopphold i kortere eller lengre perioder ved senteret.

5.0 Publisering

Prosjektresultatene skal gjøres kjent så hurtig som mulig og ta hensyn til Forskningsrådets krav om åpen tilgang til vitenskapelige publikasjoner.

Offentliggjøring av resultater skal krediteres senteret og finansieringskilden i tråd med vilkår satt av Forskningsrådet. Alle vitenskapelige publikasjoner skal være basert på kriteriene i den til enhver tid gjeldende versjon av Vancouver-konvensjonen om medforfatterskap. Internt ved UiB registreres publikasjonene ved instituttetsom har arbeidsavtale med hovedforfatter. Konsortieavtalen skal sikre at regler om medforfatterskap og kreditering er ivaretatt og i tråd med vilkår satt av Forskningsrådet.

Åpen publisering og datalagring skal gjennomføres i tråd vilkår satt i Forskningsrådets generelle vilkår for Forsknings- og utviklingsprosjekter. De formidlingstiltak og formidlingsplaner som er angitt i kontrakten mellom Forskningsrådet og prosjektansvarlig skal gjennomføres

6.0 Samarbeid om strategi for videreføring av den beste forskningen i en SFF

Vertsinstitusjon skal utarbeide en plan en eventuell videre støtte for de 3 første årene etter at Forskningsrådets senterstøtte avsluttes. Planen skal inngå i senterets midtveisevaluering.

Planen skal inneholde:

  • eventuell økning av antall faste stillinger på senterets forskningsområde,

  • strategi for videreføring av den beste forskningen

Fakultetenes langtidsbudsjett er et strategisk virkemiddel for å lage en langsiktig plan etter Forskningsrådets SFF bevilgning går ut.

Det skal avholdes faste dialogmøter mellom senterleder og vertsinstitutt der omfang og økonomisk størrelse av videreføringen diskuteres. Involverte institutt og fakultet kan stille krav om at videreføring av aktiviteter er betinget av tilslag på eksternfinansiering.

Dato

Kommentar

Lagt inn av

01.06.2022

Ny

Mona Viksøy