Retningslinjer for registering av ansattes sidegjøremål og offenliggjøring av disse

Vedtatt av universitetsstyret 30.11.2023 - 2023/15175

Med sidegjøremål forstås arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære stillingen ved UiB. Dette omfatter bistilling, bierverv, oppdrag og verv som en ansatt har utenom sin stilling ved UiB, uansett om arbeidet eller vervet er lønnet eller ikke. Også arbeid som utføres for et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte, anses som sidegjøremål.

Som utgangspunkt har statens arbeidstakere rett til å ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet i sin fritid. Denne retten er imidlertid ikke ubegrenset. Det er i Statens personalhåndbok pkt. 10.13 gitt nærmere regler om ekstraarbeid for annen arbeidsgiver og privat ervervsvirksomhet som arbeidstakere i staten ikke kan ta eller drive med i sin fritid.

En arbeidstaker kan ikke ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet i sin fritid som:

  1. er direkte forbudt for ham/henne i lov eller forskrift,

  2. det direkte er satt forbud mot ved reglement, tariffavtale eller annen avtale,

  3. hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse, jf Hovedtariffavtalen pkt 1.1.4, SPH pkt 7.

  4. innebærer at tjenestemannen driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor han/hun er tilsatt,

  5. gjør at tjenestemannen kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,

  6. innebærer at tjenestemannen lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til virksomheten hvor han/hun er tilsatt,

  7. innebærer at han/hun benytter virksomhetsinformasjon på en illojal måte,

  8. skader tjenestestillingens eller den offentlige arbeidsgivers anseelse

1. Registrering av sidegjøremål

Med hjemmel i statsansatteloven § 39 a - Registrering av statsansattes og embetsmenns verv og økonomiske interesser - har UiB etablert en registreringsordning for sidegjøremål. Formålet med å etablere en registreringsordning er å forebygge interessekonflikter, og gjennom åpenhet bidra til tilliten til UiB.

2. Hvem omfattes av registreringsplikten

Registreringsplikten pålegges bare ansatte i bestemte stillinger ut fra universitetets ansvarsområde og oppgaver, og stillingens funksjon eller rolle. UiB har fastsatt at dette omfatter ansatte i følgende stillinger eller roller:

  • Rektor

  • Prorektor

  • Universitetsdirektør og assisterende universitetsdirektør

  • Dekan

  • Instituttleder

  • Fakultetsdirektør

  • Avdelingsdirektør

  • Museumsdirektør

  • Biblioteks direktør

  • Professor

  • Førsteamanuensis

  • Forsker

  • Seksjonssjef Seksjon for innkjøp

  • Kontraktgruppen v/Seksjon for innkjøp og andre underlagt innkjøpsfaglig ledelse.

  • Ansatte v/Eiendomsavdelingen med følgende roller:

    • Ledergruppen

    • Anskaffelsesrådgiver

    • Prosjektledere bygg og interiør, samt ENØK

    • Arealgruppen

    • Eiendomsforvaltere

    • Drifts- og vedlikeholdsledere

    • Gruppeleder TPS

    • Gruppeleder renhold

3. Sidegjøremål uten registreringsplikt/meldeplikt

Noen sidegjøremål vil det være naturlig at ansatte utfører som følge av deres stilling. Slike sidegjøremål er det ikke nødvendig å registrere, og gjelder blant annet følgende sidegjøremål:

  • Medlemskap i eksterne bedømmelseskomiteer

  • Referee for fagtidsskrift

  • Oppgaver som ekstern sensor

  • Faglige verv som følger med hovedstilling

  • Enkeltstående mindre undervisningsoppdrag ved annen institusjon

  • Enkeltstående mindre oppdrag i forbindelse med etter- og videreutdanningskurs ved annen institusjon

  • Enkeltstående mindre formidlingsoppdrag eller enkeltstående oppdrag som fagekspert i media eller lignende

  • Annen lignende virksomhet av begrenset omfang og varighet, som kan anses som en del av universitetets samfunnsansvar

  • Ubetalte verv av begrenset omfang og varighet for allmennyttige institusjoner

Det kan likevel være registreringsplikt for slike sidegjøremål dersom de innebærer bruk av universitetets ressurser eller skal utføres i normalarbeidstiden, ut over det sporadiske.

4. Sidegjøremål med registreringsplikt/meldeplikt

Registreringen av de aktuelle sidegjøremålene gjøres i Selvbetjeningsportalen under fanen «Sidegjøremål». Påbegynte sidegjøremål må registreres umiddelbart, mens nye sidegjøremål må registreres så snart som mulig.

Det er viktig at den ansatte gir tilstrekkelig med opplysninger om sidegjøremålet slik at godkjenning kan bli gitt på korrekt grunnlag. Dette gjelder særlig:

  • Sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til universitetets virksomhet

  • Sidegjøremål som er av spesielt langvarig eller omfattende karakter

  • Sidegjøremål som er egnet til å skape tvil om den ansattes lojalitet, vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved universitetet på den måten stillingens og universitetets formål tilsier.

  • Sidegjøremål som mer enn sporadisk kan være egnet til å reise tvil om den ansattes habilitet i saker vedkommende har ansvar for ved universitetet

5. Sidegjøremål der det i tillegg kan være behov for en avtale mellom UiB og den ansatte

Ansatte kan få godkjenning for at bistilling med hjemmel i universitets- og høyskoleloven § 6-6 kan utføres innenfor ordinær arbeidstid. Bistillingen må da sammen med hovedstillingen ikke overstige 120 % stilling. Den ordinære arbeidstid som brukes til bistillingen, skal tas igjen i sin helhet uten tillegg i lønn fra UiB.

Det må vurderes om det i den enkelte sak er behov for en tilleggsavtale som nærmere avklarer gjennomføringen av arbeidsforholdet ved UiB og sidegjøremålet. Det må blant annet vurderes om det er behov for avtale om trekk i lønn som følge av manglende oppfyllelse av arbeidsavtalen på grunn av sidegjøremålet.

Sidegjøremål som innebærer bruk av universitetets ressurser, infrastruktur, utstyr, personell mv krever tilleggsavtale som nærmere avklarer tillatt bruk og kostnadsfordeling.

Sidegjøremål som krever tilleggsavtale, kan ikke godkjennes i Selvbetjeningsportalen før signert avtale foreligger i ephorte. Saksnummeret i ephorte skal registreres på saken i Selvbetjeningsportalen.

6. Personvern

Det kan gjøres unntak for registreringsplikten dersom sterke personvernhensyn taler for det. Unntak godkjennes av HR-direktøren etter henvendelse fra den ansatte.

Behandling av særlige kategorier av personopplysninger er forbudt, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1, og en ansatt kan ikke pålegges å registrere opplysninger som omfattes av disse særlige kategoriene. Dette er opplysninger om en persons rasemessige eller etniske opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person, helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Dette forbudet gjelder også der opplysningen gjelder et verv eller en interesse som i utgangspunktet kan registreres. Det vil for eksempel ikke være tillatt å registrere et verv i en religiøs organisasjon, selv om denne har økonomisk formål. Det kan også gjøres unntak fra registreringsplikten der sterke personvernhensyn taler for det.

Personvernombudet ved UiB kan kontaktes for spørsmål og avklaringer om personvern i forbindelse med registrering av sidegjøremål.

|Tlf. +47 55 58 20 29 / +47 93 03 07 21 |e-post: Janecke.Veim@uib.no

7. Retting og sletting av registrerte opplysninger

Opplysningene lagres frem til det ikke lengre er en risiko for interessekonflikter, og behovet for å registrere dem har opphørt. Sletting skal i utgangspunktet skje når vervet eller den økonomiske interessen er opphørt, eller den ansatte ikke lengre har oppgaver eller ansvar som gjør at det er en reell fare for interessekonflikter. Sletting skal også skje når den ansatte slutter ved UiB, med mindre det er grunner som tilsier at sletting først kan skje på et noe senere tidspunkt..

Selv om opplysningene er slettet fra vårt register, kan de lagres til arkivformål, jf. personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 e.

Den ansatte har rett til innsyn i de registrerte opplysningene. Den ansatte har også rett til å be om retting eller sletting av opplysningene.

8. Offentliggjøring

Ansatte kan ved registrering av sidegjøremålet i Selvbetjeningsportalen krysse av for at de ikke ønsker at sidegjøremålet/eierinteressene offentliggjøres. Ved innsynsbegjæringer vil opplysningene uansett vil bli behandlet i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. UiB kan også velge å offentliggjøre register over ansattes sidegjøremål som det ikke er grunnlag for å unnta fra offentliggjøring.

9. Avsluttende bestemmelser

Dersom en ansatt i en stilling som er pålagt registreringsplikt unnlater å oppfylle denne, vil dette kunne være å anse som brudd på tjenesteplikter, og vil kunne medføre sanksjoner etter statsansatteloven.

Dato

Kommentar

Lagt inn av

19.04.2024

Nye rutiner

Mona Viksøy