Pandemiplan for Universitetet i Bergen

Oversendt Kunnskapsdepartementet 19.06.09, 09/5819. Revidert plan 24.02.2020

Tiltaksplan for UiB ved epidemi/pandemi

1. Formål

Målet med tiltaksplanen er å gi retningslinjer for hvordan det bør handles i tilfeller der en epidemisk infeksjonssykdom (pandemisk eller mer lokalt epidemisk) kan ramme eller har rammet UiB. Retningslinjene omfatter både hva som bør gjøres for å hindre at smitten skal spre seg til UiB og tiltak for å begrense smittespredning hvis smitten allerede har kommet til UiB. Videre gir planen prioriteringer for å opprettholde institusjonens virksomhet på et akseptabelt nivå også i en situasjon med stort personellfravær. Planen er en kontinuitetsplan, den gir retningslinjer for iverksetting av ekstraordinære tiltak og for arbeidet med å forebygge og forhindre smitte.

Universitetet følger helsemyndighetenes retningslinjer for generelle pandemi/epidemitiltak. Universitetsledelsen avgjør i hvilke tilfeller det er aktuelt å iverksette kontinuitetsplaner og hvilke tiltak som trengs for å opprettholde universitetets ordinære virksomhet.

Dersom helsemyndighetene gir pålegg om å stenge hele eller deler av universitetet for å hindre smittespredning, eller det totale personalfraværet blir for stort til å håndtere, skal gjenværende ressurser prioritere aktiviteter knyttet til å ivareta liv og helse. Universitetet forholder seg til direktiver fra helsemyndighetene.

Utgangspunktet for planen er at ansvaret for universitetets primæroppgaver, utdanning og forskning, er fakultetenes. Det er fakultetenes ansvar å iverksette tiltak for i størst mulig utstrekning opprettholde den ordinære virksomheten i en situasjon med stort sykefravær blant ansatte og studenter. De sentraladministrative avdelingenes ansvar er å opprettholde driftsfunksjonene og å understøtte arbeidet med å opprettholde primæraktivitetene.

2. Universitetets primærvirksomhet

Under pandemien/epidemien skal universitetet rette ressursene mot prioriterte aktiviteter. Ansvaret for forskning og utdanning er hos fakultetene. De sentraladministrative avdelingene skal prioritere sine oppgaver for å understøtte fakultetenes arbeid:

Utdanning

Fakultetene og instituttene har ansvar for å gjennomføre planlagt undervisning og sørge for å ha gode systemer for informasjon om endringer dersom det er nødvendig. Fakultetene og instituttene må så langt det er mulig legge til rette for at obligatorisk undervisning kan ivaretas i en situasjon der studenter og ansatte ikke kan møte på grunn av sykdom eller mistanke om at vedkommende er smittet av den aktuelle epidemiske sykdommen.

Mange av vurderingsordningene har deler som omfatter obligatoriske arbeidskrav og andre innleveringer, i tillegg til avsluttende prøve. I forbindelse med utbrudd av infeksjonssykdom, anbefales fagmiljøene, i den grad det er mulig, å vise fleksibilitet. Samtidig er det svært viktig at vurderingen av studentenes kunnskaper og ferdigheter opprettholder et faglig betryggende nivå. Det er fagmiljøenes ansvar å påse både at det faglige nivået opprettholdes og at eventuelle individuelle tilpasninger ikke går utover studentenes rett til å bli prøvd likt.

Prioriterte aktiviteter ved Studieavdelingen:

Avvikling av eksamen

• Systemforvaltning (FS, studentweb, timeplanlegging, Mitt UiB)

• Studentinformasjon på norsk og engelsk (primært Mitt UiB, også eksternweb)

• Rekrutteringsarbeid (Periode: desember-april)

• Opptaksarbeid (Periode: april-august)

Ansvar: Fakultetets ledelse prioriterer oppgavene og Studieavdelingen ved direktør har ansvar for å understøtte fakultetene i de studieadministrative oppgavene.

Forskning

Fakultetene og instituttene skal legge til rette for at forskningen ikke blir unødig skadelidende under pandemien/epidemien. Forsknings- og innovasjonsavdelingen ved direktør har ansvar for å understøtte fakultetene i det forskningsadministrative arbeidet.

Samlinger og andre kritiske funksjoner

Prioriterte aktiviteter:

• Ivareta samlinger og sikring av disse

• Arbeid og stell knyttet til de botaniske anleggene (Universitetsmuseet i Bergen)

• Sikre arkeologiske utgravinger (Universitetsmuseet i Bergen)

• Tilsyn, mating og stell: Dyrestall til medisinsk forskningsbruk (Vivariet)

• Drift og tilsyn av sjøvanns- og ferskvannslaboratorium med dyreforsøk

• Pasientbehandling knyttet til universitetets egne klinikker (Det psykologiske fakultet/Institutt for klinisk odontologi)

Ansvar: Virksomhetenes ledere

3. Kritiske funksjoner

Kritiske funksjoner og arbeidsoppgaver som må opprettholdes under en pandemi/epidemi, er særlig knyttet til å ivareta liv og helse, infrastruktur og informasjon. Noen funksjoner vil kunne opprettholdes med redusert bemanning over en lengre periode, andre må tilføres ressurser. Under en pandemi/epidemi skal personalressursene brukes til prioriterte aktiviteter.

Redusere risiko for smittespredning

Universitetet vil følge de sentrale myndighetenes råd for å hindre smitte. Følgende tiltak vurderes:

• Holde ekstra høyt hygienenivå (som rengjøring og håndhygiene)

• Redusere omfang av fysisk kontakt f. eks ved å erstatte møter med telefonmøter, e-post og videokonferanser

• La flere jobbe hjemme når det er registrert smittede i nærmiljøet

• Vurdere å stenge kantiner og begrense arrangement som ikke rammer primæraktivitet

• Oppfordre ansatte og studenter som føler seg syke om å holde seg hjemme

Informasjonsarbeid

De ansvarlige helsemyndighetene har hovedansvaret for informasjon til publikum. UiB vil også bidra med informasjon til studenter og egne ansatte på UiBs nettsider og interne kanaler.

Universitetsledelsen vurderer hvilke informasjonsoppgaver som skal prioriteres i en situasjon med pandemi/epidemi. Ved en pandemi/epidemi er det behov for informasjon både til studenter, ansatte og eksterne grupper som pårørende og media. Målgruppene vil ha behov for informasjon om hvordan universitetet er berørt av pandemien/epidemien og hvilke konsekvenser det får.

Prioriterte aktiviteter:

• Universitetet skal være tidlig ute med informasjon om eventuelle endringer i planer for eksamen, forelesninger, reduserte åpningstider og tilgjengelighet for å bidra til forståelse for at en del funksjoner midlertidig må nedprioriteres.

• Det skal også informeres om lokale smitteverntiltak, som betydningen av at syke studenter og ansatte holder seg hjemme.

Informasjonskanaler:

• Intern informasjon gis gjennom interne kanaler (Ansattsider, Studentsider og Mitt UiB) og tjenestevei.

• Informasjon om universitetets håndtering av situasjonen gjøres tilgjengelig for allmennheten via eksternweb (uib.no) og mediekontakt.

• All intern og ekstern generell informasjon plasseres sentralt på websidene og samordnes av Kommunikasjonsavdelingen.

• Universitetsledelsen vurderer fortløpende om andre kanaler (SMS, e-post, Teams) også skal brukes for å nå interne målgrupper i en pandemisituasjon.

• Fakultetene og andre enheter bør også legge ut informasjon, men denne informasjonen lenkes opp til de sentrale websidene.

• Annet informasjonsmateriell som brosjyrer o.l. utarbeides ved behov.

Ansvar: Universitetsledelsen med Kommunikasjonsavdelingen og direktør som sentral aktør.

Tjenester fra IT-avdelingen

Prioriterte aktiviteter:

• Opprettholdelse av drift og tjenester som er i produksjon

• Sørge for at sikkerheten opprettholdes og at systemene virker

• Sikre oppkobling og kapasitet på telefonsentral

• Eventuelt åpne for økt tilgang hjemmefra, slik at det vil være mulig å bidra med IT-drift av UiB fra hjemmekontor og avlaste dem som er på jobb

Aktiviteter som kan utsettes:

• Nyutvikling og videreutvikling av tjenester

• Brukerstøtte

Ansvar: Universitetsledelsen med IT-avdeling ved IT-direktør som utførende aktør

Eiendomsdrift

Prioriterte aktiviteter:

• Kritiske funksjoner knyttet til oppvarming og sikkerhet

• Adgangskontrollsystemet

• Økt renhold

• Drift og tilsyn av sjøvanns- og ferskvannslaboratorium med dyreforsøk

• Kritiske laboratoriefunksjoner

• Drift av varmepumpeanlegg (Jussbygget)

• Kontinuerlig kjøling av UiBs hovedservere (Nygårdsgaten 5)

• Drift av tekniske installasjoner (Realfagbygget)

• Tilsyn av røntgenkrystallgrafiske instrumenter (Kjemisk institutt)

• Transport og postgang

Aktiviteter som kan utsettes:

• Oppgaver knyttet til vedlikehold

Ansvar: Universitetsledelsen prioriterer, Eiendomsavdeling ved eiendomsdirektør utfører

Universitetsdirektør (sentral beredskapsledelse)

Prioriterte aktiviteter:

• Bidra til å sikre at UiB har personell for å:

o Ivareta liv og helse

o Ivareta sikkerheten i eiendommene

o Sikre at ikke verdifullt forskningsmateriale går tapt

• Overvåking av personellsituasjonen og koordinere arbeidet med bemanning

o Hver leder er ansvarlig for at enheten har nok kvalifisert personell

• Leder- og personellrådgivning knyttet til situasjonen

• Informasjonsarbeid for å redusere faren for smitte

o Hygieneråd

o Å få syke ansatte til å holde seg hjemme

• Sikre lønnsutbetalinger

Aktiviteter som kan utsettes:

• Øvrige funksjoner

Ansvar: Universitetsledelse

Økonomi

Prioritert aktiviteter:

• Lønnsrelaterte utbetalinger

• Fakturabetalinger

• Eksterne regnskapstjenester

• Innkjøpskontrakter

Aktiviteter som kan utsettes:

• Interne prosjekter og prosesser

Ansvar: Universitetsledelsen med Økonomiavdeling ved økonomidirektør som utøvende

4. Prioriteringer for bemanning og drift under en pandemi/epidemi

Sørge for å ha personer som dekker opp de kritiske funksjonene i virksomheten

• Lære opp flere i kritiske arbeidsoppgaver (flerfaglighet og overlappende kompetanse øker robustheten slik at personalet kan tre inn flere steder i organisasjonen)

• Sjekke at manualer, prosedyrer og rutiner er godt nok oppdatert til at andre raskt kan sette seg inn i nye arbeidsoppgaver

• Gi anledning til å arbeide hjemme med arbeidsoppgaver som vurderes som kritiske

• Gjøre arbeidstiden enda mer fleksibel

• Personale både med og uten spesialkompetanse vil kunne bli flyttet etter behov og ansatte kan bli bedt om å arbeide mer enn 100%

• Utarbeide tilpassede retningslinjer for praktisering av fraværsregler for egen og barns sykdom

• Undersøke mulighet for utvidet samarbeid med HVL, NHH, Sammen, samt instituttsektoren om overlappende kompetanse og funksjoner for å kunne bistå hverandre

• Inngå avtaler om bistand fra pensjonert personell

• Undersøke muligheter for å bruke studenter til en del funksjoner

• Bidra med medisinsk kvalifisert personell (studenter og ansatte) hvis behov/direktiv fra helsemyndigheter

• Kartlegge konsekvenser av rekvirering av kompetanse til nasjonale helsemyndigheter.

Identifisere og sikre kontakten med eksterne leverandører av følgende tjenester:

• Generelle: IT-tjenester/systemer, telefoni, strøm, renhold, transport, post

• Spesielt for utdanningssektoren: IT-systemer, opptak, ekstern sensur, Sammens tjenester.

Overvåke om lagerbeholdning for eventuelle kritiske varer skal økes.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
februar 2020 14:03:26	Revidert versjon	Mona Viksøy
februar 2020 13:59:13	Revidert versjon	Mona Viksøy
januar 2012 11:48:09	Lagt inn 30/1/2012	Bente Krossøy