This text is available in Norwegian only

Pandemiplan for Universitetet i Bergen

Oversendt Kunnskapsdepartementet 19.06.09, 09/5819. Revidert plan 04.11.2009

1. Utgangspunkt og formål

Pandemiplanen er del av beredskapsplanen ved Universitetet i Bergen og følger de ordinære beslutningslinjene i denne planen, se sentral beredskapsplan
Målet for beredskapsplanen til bruk ved utbrudd av pandemisk influensa er å gi retningslinjer for prioriteringer for å opprettholde institusjonens virksomhet på et akseptabelt nivå også i en situasjon med stort personellfravær. Planen er en kontinuitetsplan, den gir retningslinjer for iverksetting av ekstraordinære tiltak og for arbeidet med å forebygge og forhindre smitte.
Universitetet følger helsemyndighetenes retningslinjer for generelle pandemitiltak. Universitetsledelsen avgjør i hvilke tilfeller det er aktuelt å iverksette kontinuitetsplaner og hvilke tiltak som trengs for å opprettholde universitetets ordinære virksomhet.
Dersom helsemyndighetene gir pålegg om å stenge hele eller deler av universitetet for å hindre smittespredning, eller det totale personalfraværet blir for stort til å håndtere, skal gjenværende ressurser prioritere aktiviteter knyttet til å ivareta liv og helse. Universitetet forholder seg til direktiver fra helsemyndighetene.
Utgangspunktet for planen er at ansvaret for universitetets primæroppgaver, utdanning og forskning, er fakultetenes. Det er fakultetenes ansvar å iverksette tiltak for i størst mulig utstrekning opprettholde den ordinære virksomheten i en situasjon med stort sykefravær blant ansatte og studenter. De sentraladministrative avdelingens ansvar er å opprettholde driftsfunksjonene og å understøtte arbeidet med å opprettholde primæraktivitetene.

2. Universitetets primærvirksomhet

Under pandemien skal universitetet rette ressursene mot prioriterte aktiviteter. Ansvaret for forskning og utdanning er hos fakultetene. De sentraladministrative avdelingene skal prioritere sine oppgaver for å understøtte fakultetenes arbeid:

Utdanning
Fakultetene og instituttene har ansvar for å gjennomføre planlagt undervisning og sørge for å ha gode systemer for informasjon om endringer dersom det er nødvendig. Fakultetene og instituttene må så langt det er mulig legge til rette for at obligatorisk undervisning kan ivaretas i en situasjon der studenter og ansatte ikke kan møte pga svineinfluensa eller symptomer på svineinfluensa.
Mange av vurderingsordningene har deler som omfatter obligatoriske arbeidskrav og andre innleveringer, i tillegg til avsluttende prøve. I forbindelse med utbrudd av influensa, anbefales
fagmiljøene, i den grad det er mulig, å vise fleksibilitet. Samtidig er det svært viktig at vurderingen av studentenes kunnskaper og ferdigheter opprettholder et faglig betryggende nivå. Det er fagmiljøenes ansvar å påse både at det faglige nivået opprettholdes og at eventuelle individuelle tilpasninger ikke går utover studentenes rett til å bli prøvd likt.
Prioriterte aktiviteter ved Utdanningsavdelingen:
Avvikling av eksamen
• Systemforvaltning (FS, studentweb, timeplanlegging, Mi side)
• Studentinformasjon på norsk og engelsk (primært Mi Side, også eksternweb)
• Rekrutteringsarbeid (Periode: desember-april)
• Opptaksarbeid (Periode: april-august)
Ansvar: Fakultetets ledelse prioriterer oppgavene og Utdanningsavdelingen ved direktør har ansvar for å understøtte fakultetene i de studieadministrative oppgavene
Forskning
Fakultetene og instituttene skal legge til rette for at forskningen ikke blir unødig skadelidende under pandemien. Forskningsavdelingen ved direktør har ansvar for å understøtte fakultetene i det forskningsadministrative arbeidet.
Samlinger og andre kritiske funksjoner
Prioriterte aktiviteter:
• Ivareta samlinger og sikkerhet
• Arbeid og stell knyttet til de botaniske anleggene (Bergen Museum)
• Sikre arkeologiske utgravinger (Bergen Museum)
• Bibliotektjenesten til Haukeland sykehus (Universitetsbiblioteket)
• Pasientbehandling knyttet til universitetets egne klinikker (Det psykologiske fakultet/Odontologisk klinikk)
Ansvar: Virksomhetenes ledere

3. Kritiske funksjoner

Kritiske funksjoner og arbeidsoppgaver som må opprettholdes under en pandemi, er særlig knyttet til oppgaver for å ivareta liv og helse, infrastruktur og informasjon. Noen funksjoner vil kunne opprettholdes med redusert bemanning en lengre periode, andre må tilføres ressurser. Under en pandemi skal personalressursene brukes til prioriterte aktiviteter
Redusere risiko for smittespredning
Universitetet vil følge myndighetenes råd for å hindre smitte. Følgende tiltak vurderes:
• Holde ekstra høyt hygienenivå (som rengjøring og håndhygiene)
• Redusere omfang av fysisk kontakt f. eks ved å erstatte møter med telefonmøter, e-post og videokonferanser
• La flere jobbe hjemme når det er registrert smittede i nærmiljøet
• Vurdere å stenge kantiner og begrense arrangement som ikke rammer primæraktivitet
• Oppfordre ansatte og studenter som føler seg syke om å holde seg hjemme
Informasjonsarbeid
De ansvarlige helsemyndighetene har ansvaret for informasjon til publikum.
Universitetsledelsen vurderer hvilke informasjonsoppgaver som skal prioriteres i en situasjon med pandemi. Ved en pandemi ventes det behov for informasjon både blant studenter, ansatte og eksterne grupper som pårørende og media. Målgruppene vil ha behov for informasjon om hvordan universitetet er berørt av pandemien og hvilke konsekvenser det får.
Prioriterte aktiviteter:
• Universitetet skal være tidlig ute med informasjon om eventuelle endringer i planer for eksamen, forelesninger, reduserte åpningstider og tilgjengelighet for å bidra til forståelse for at en del funksjoner midlertidig må nedprioriteres
• Det skal også informeres om lokale smitteverntiltak, som betydningen av at syke
studenter og ansatte holder seg hjemme
Informasjonskanaler:
• Intern informasjon gis gjennom interne webkanaler (Intranett og Mi Side) og tjenestevei.
• Informasjon om universitetets håndtering av situasjonen gjøres tilgjengelig for allmennheten via eksternweb og mediekontakt.
• All intern og ekstern generell informasjon plasseres sentralt på websidene og samordnes av universitetsledelsen.
• Universitetsledelsen vurderer fortløpende om eksternweb også skal brukes som informasjonskanal til interne målgrupper i en pandemisituasjon.
• Fakultetene og andre enheter kan legge ut tilpasset informasjon, men denne informasjonen lenkes opp til de sentrale websidene.
• Annet informasjonsmateriell som brosjyrer o.l. utarbeides ved behov.
Ansvar: Universitetsledelsen med Formidlingsavdelingen og direktør som sentral aktør
Tjenester fra IT-avdelingen
Prioriterte aktiviteter:
• Opprettholdelse av drift og tjenester som er i produksjon
• Sørge for at sikkerheten opprettholdes og at systemene virker
• Sikre oppkobling og kapasitet på telefonsentral
• Eventuelt åpne for økt tilgang hjemmefra, slik at det vil være mulig å bidra med IT-drift av UiB fra hjemmekontor og avlaste dem som er på jobb
Aktiviteter som kan utsettes:
• Nyutvikling og videreutvikling av tjenester
• Brukerstøtte
Ansvar: Universitetsledelsen med IT-avdeling ved IT-direktør som utførende aktør
Eiendomsdrift
Prioriterte aktiviteter:
• Kritiske funksjoner knyttet til oppvarming og sikkerhet
• Adgangskontrollsystemet
• Økt renhold
• Tilsyn, mating og stell: Dyrestall til medisinsk forskningsbruk (Vivariet)
• Drift og tilsyn av sjøvanns- og ferskvannslaboratorium med dyreforsøk
(Bio-blokken ved HIB)
• Kritiske laboratoriefunksjoner
o Barneklinikken,
o BB-bygget,
o Gamle Hovedbygg,
o Kvinneklinikken,
o Laboratoriebygget,
o Odontologibygget,
o Overlege Danielsens hus,
o Sentralblokken
• Drift av varmepumpeanlegg (Jussbygget)
• Kontinuerlig kjøling av UiBs hovedservere (Nygårdsgaten 5)
• Drift av tekniske installasjoner (Realfagbygget)
• Tilsyn av røntgenkrystallgrafiske instrumenter (Kjemisk institutt)
• Transport og postgang
Aktiviteter som kan utsettes:
• Oppgaver knyttet til vedlikehold
Ansvar: Universitetsledelsen prioriterer, Eiendomsavdeling ved eiendomsdirektør, utfører
Personal og HMS
Prioriterte aktiviteter:
• Bidra til å sikre at UiB har personell for å:
o Ivareta liv og helse
o Ivareta sikkerheten i eiendommene
o Sikre at ikke verdifullt forskningsmateriale går tapt
• Overvåking av personellsituasjonen og koordinere arbeidet med bemanning
o Hver leder er ansvarlig for at enheten har nok kvalifisert personell
• Leder- og personellrådgivning knyttet til situasjonen
• Informasjonsarbeid for å redusere faren for smitte
o Hygieneråd
o Å få syke ansatte til å holde seg hjemme
• Sikre lønnsutbetalinger
Aktiviteter som kan utsettes:
• Øvrige funksjoner
Ansvar: Universitetsledelsen, med Personal- og organisasjonsavdelingen og personaldirektør som iverksetter
Økonomi
Prioritert aktiviteter:
• Lønnsrelaterte utbetalinger
• Fakturabetalinger
• Eksterne regnskapstjenester
• Innkjøpskontrakter
Aktiviteter som kan utsettes:
• Interne prosjekter og prosesser
Ansvar: Universitetsledelsen med Økonomiavdeling ved økonomidirektør som utøvende

4. Prioriteringer for bemanning og drift under en pandemi

Sørge for å ha personer som dekker opp de kritiske funksjonene i virksomheten
• Lære opp flere i kritiske arbeidsoppgaver (flerfaglighet og overlappende kompetanse øker robustheten slik at personalet kan tre inn flere steder i organisasjonen)
• Sjekke at manualer, prosedyrer og rutiner er godt nok oppdatert til at andre raskt kan sette seg inn i nye arbeidsoppgaver
• Gi anledning til å arbeide hjemme med arbeidsoppgaver som vurderes som kritiske
• Gjøre arbeidstiden enda mer fleksibel
• Personale både med og uten spesialkompetanse vil kunne bli flyttet etter behov og ansatte kan bli bedt om å arbeide mer enn 100%
• Utarbeide tilpassede retningslinjer for praktisering av fraværsregler for egen og barns sykdom
• Undersøke mulighet for utvidet samarbeid med UiB, HiB, NHH, SiB, samt instituttsektoren om overlappende kompetanse og funksjoner for å kunne bistå hverandre
• Inngå avtaler om bistand fra pensjonert personell
• Undersøke muligheter for å bruke studenter til en del funksjoner
• Bidra med medisinsk kvalifisert personell (studenter og ansatte) hvis behov/direktiv fra helsemyndigheter
• Kartlegge konsekvenser av rekvirering av kompetanse til nasjonale helsemyndigheter
Identifisere og sikre kontakten med eksterne leverandører av følgende tjenester:
• Generelle: IT-tjenester/systemer, telefoni, strøm, renhold, transport, post
• Spesielt for utdanningssektoren: IT-systemer, opptak, ekstern sensur, SiBs tjenester
Overvåke om lagerbeholdning for eventuelle kritiske varer skal økes.

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
30. januar 2012 11:48:09 Lagt inn 30/1/2012 Bente Krossøy
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299