Beredskapsplan for studenter i utlandet

Utarbeidet av Studieavdelingen (SA) våren 2025 og godkjent ved beslutningsnotat 27.5.2025

Hovedprinsippene i beredskapsplanen for UiB-studenter i utlandet ble vedtatt av Universitetsstyret 27. november 2003. Beredskapsplanen gjelder for UiB-studenter som oppholder seg i utlandet, og skal gjøre utenlandsopphold tryggere for dem, samt gi best mulig assistanse til UiB-studenter i utlandet med behov for hjelp.

Planen synliggjør hvilket ansvar UiB har for ulike kategorier av UiB-studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt ved UiB.

I beredskapsplanen defineres prosedyrer for universitetets ansatte og studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå vil den kreve en rask respons fra universitetet, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får UiB muligheten til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle oppstå. Planen synliggjør hvilket ansvar UiB har for ulike kategorier av UiB-studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt ved UiB.

Beredskapsplanen gjelder kun for UiB-studenter som oppholder seg i utlandet i UiB-regi. Studenter på privat utenlandsopphold er ikke omfattet av beredskapsplanen. Studieavdelingen v/ Internasjonal seksjon skal ved mistanke om kriser i et område der det oppholder seg UiB- studenter kontakte studentene for å kartlegge om de er berørt av krisen. Status for studentene skal rapporteres til avdelingsdirektør ved SA.

Definisjoner

Privat utenlandsopphold: Dette er studenter på utenlandsopphold som ikke er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved UiB, og som heller ikke er en gruppereise. Denne gruppen studenter har dermed intet ansvar eller rettigheter overfor UiB relatert til utenlandsoppholdet.

Med avtaleuniversitet menes en høyere utdanningsinstitusjon som UiB har en avtale om studentutveksling med.

Definisjon av krise i utlandet

Hendelser som er definert som en krise:

1. alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger, krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer

2. alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom

3. død

Varsling

Dersom en ved UiB får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte UiB-studenter skal Studieavdelingen underrettes, gjerne først i dialog med aktuell saksbehandler ved SA. Formell varslingslinje er som følger:

Rolle	Navn	Telefon arbeid	Mobil telefon	Tlf etter arbeidstid
Avd.dir.	Christen Soleim	55 58 90 74	414 79 181	414 79 181
Underdir.	Torunn Valen	55 58 66 32	482 39 497	482 39 497
Seksjons leder	Nina Gry Stein	55 58 49 53	913 36 607	913 36 607

Ulike kategorier av UiB-studenter i utlandet - ansvar og rettigheter

Med UiB-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved UiB. Med en administrativ koordinator menes en ansatt som har et særskilt ansvar for den enkelte students utenlandsopphold.

UiB-studenter i utlandet deles inn i ulike kategorier:

1. Enkeltstudenter Dvs. studenter på opphold i utlandet som inngår som en del av studiene og er forhåndsgodkjent ved UiB. Dette kan være:

   • Utvekslingsstudenter til avtaleuniversitet eller free-movere med forhåndsgodkjenning fra UiB

   • Studenter på datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis

2. Gruppereiser/studentgrupper

For enkeltstudenter gjelder følgende:

Studentenes ansvar

• vite hvem ved UiB som kan kontaktes ved behov

• holde UiB oppdatert om adresse, e-postadresse, telefon i utlandet, fortrinnsvis gjennom studentweb

• oppdatere studentweb ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/e-postadresse/telefon i utlandet m.m.

• sjekke UIB e-post jevnlig under utenlandsoppholdet

• registrere seg hos norsk UD, www.reiseregistrering.no

• tegne forsikring som er tilpasset studentens utenlandsopphold

• ta nødvendige vaksiner

• orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet

• opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner

• registrere kontaktperson ved krisesituasjoner i studentweb.

• studenter på felt skal følge gjeldende feltinstrukser

Administrativ koordinators ansvar

• gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise

• oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne egnet forsikring

• informere studentene dersom det finnes særskilte feltinstrukser ved instituttet og mottaksinstitusjonen

• registrere utenlandsoppholdet i FS. For feltarbeid: Husk å registrere landkode dersom studenten ikke har eksternt sted. Uten landkode vil ikke studenten komme med i FS-rapport som blir tatt landvis.

• oppfordre studenten på det sterkeste til å registrere kontaktperson ved krisesituasjoner i studentweb

• oppdatere FS ved beskjed fra student om endring i periode; avbrudd av utvekslingsopphold eller forlengelse av opphold.

• dele «Informasjon til studenter som reiser ut» (beredskapsbrosjyre)

Studieavdelingens ansvar

• kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner

• holde administrativ koordinator oppdatert om oppfølging av mulige beredskapssituasjoner

For gruppereiser gjelder følgende:

Det finnes to hovedkategorier av gruppereiser.

1. Gruppereiser hvor UiB har hovedansvaret for både det faglige innholdet og de praktiske rammene rundt reisen. Representanter fra UiB vil ofte delta på reisen. Instituttet/studieprogrammet ved UiB er ansvarlig for at oppholdet organiseres og gjennomføres på en trygg og forsvarlig måte. Det vil ikke bli arrangert reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en administrativ koordinator ved institutt/studieprogram. Den skal også utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen.

2. Noen gruppereiser kan være organisert av studenter, og ha en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Enkelte av disse studieturene får økonomisk støtte fra UiB, og på noen av dem deltar UiB-ansatte. Det dreier seg likevel om studentorganiserte opplegg der universitetet ikke har ansvar for å vurdere sikkerheten. UiB skal ikke støtte reiser til steder hvor Utenriksdepartementet advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en administrativ koordinator ved institutt/studieprogram. Det skal også utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen.

Administrativ koordinators ansvar

• sørge for at det utnevnes en kontaktperson i gruppen

• gi deltakerne generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise

• oppfordre deltakerne på det sterkeste til å tegne egnet forsikring

• oppfordre studentene på det sterkeste til å registrere kontaktperson ved krisesituasjoner i studentweb

• registrere studentene i FS, inkludert informasjon om kontaktperson, reisedetaljer fra gruppen, samt registrere landkode dersom reisemålet ikke har ekstern stedkode (Landkode pluss 00000)

• dele «Informasjon til studenter som reiser ut» (beredskapsbrosjyre)

Kontaktpersonens ansvar

• informere administrativ koordinator om hvordan kontaktpersonen kan nåes under reisen, samt om gruppens reisedetaljer (fly, hotell m.m.) og eventuelle endringer i disse

• være tilgjengelig på en mobiltelefon som fungerer i det gitte området

• sørge for at administrativ koordinator mottar oversikt over deltakerne før avreise

• vite hvem ved UiB som kan kontaktes ved behov

• orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter

• ha oversikt over nødtelefonnummer til lokalt politi, brannvesen og ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjon

Deltakernes ansvar

• utnevne en kontaktperson blant deltakerne i gruppen og vite hvordan denne kan nås

• vite hvem som er administrativ koordinator ved instituttet/studieprogrammet og hvem ved UiB som kan kontaktes ved behov

• tegne forsikring som er tilpasset utenlandsoppholdet

• registrere seg hos norsk UD, www.reiseregistrering.no

• ta nødvendige vaksiner

• orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter og vertsuniversitetet

• opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner

• registrere kontaktperson ved krisesituasjoner i studentweb

Studieavdelingens ansvar

• kontakte grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner