Del 1 – Instruks for universitetsstyret 

Instruks for universitetsstyret 

§ 1: Virkeområde 

Styreinstruksen gjelder for Universitetsstyret i Bergen.

§ 2: Styrets funksjon og rolle 

Styret er i henhold til uhl § 4-1 det øverste organet for universiteter og høyskoler. Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utviklingen.

Styret skal fastsette mål og resultatkrav og sikre at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i samsvar med reglene gitt av den overordnede myndigheten, og etter forutsetningene for de tildelte bevilgningene eller andre bindende vedtak.

Styret skal hvert år avgi et årsregnskap med en redegjørelse for resultatene av virksomheten og fastsette budsjettet for kommende år.

Styret skal fastsette en skriftlig instruks for og føre tilsyn med virksomhetens daglige ledelse.

Styret selv fastsetter institusjonens interne organisering på alle nivåer.

Styret kan delegere avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen dersom det ikke er fastsatt i loven at styret selv skal ta avgjørelsen, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere

§ 3: Møteplan, møteinnkalling 

Saker skal behandles i møte med mindre rektor finner at saken kan behandles av styret på annen betryggende måte.

Møter avholdes i henhold til møteplanen som vedtas av styret.

Rektor, medlem av styret og universitetsdirektør kan kreve at styret sammenkalles.

Innkalling til møte skal skje med rimelig varsel. Innkalling med saksdokumenter skal normalt gjøres tilgjengelig for styret en uke før møtet. Styret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak.

§ 4: Møteplikt, forfall 

Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Ved gyldig forfall skal det gis beskjed til sekretariatet så snart som mulig slik at varamedlem kan innkalles.

§ 5: Stemmeplikt, vedtaksførhet 

Medlem av styret har plikt til å avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.

§ 6: Habilitet 

Forvaltningslovens regler om habilitet gjelder for styret.

Medlem av styret plikter å opplyse om forhold som eventuelt kan føre til inhabilitet. Styret tar stilling til habilitetsspørsmålet i henhold til reglene i forvaltningsloven.

§ 7: Gjennomføring av møtet 

Styremøtene ledes av rektor eller prorektor, som rektors stedfortreder.

Universitetsdirektør, styrets medlemmer og møtende varamedlemmer kan fremme forslag til vedtak.

Styret kan beslutte å holde prøveavstemning.

Stemmegivning ved valg, oppnevning og ansettelse skal skje skriftlig hvis et av de møtende styremedlemmer krever det.

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Stemmelikhet ved valg avgjøres ved loddtrekning.

§ 8: Protokoll 

Det skal føres protokoll fra styrets møter.

Av protokollen skal det fremgå når møtet ble holdt, hvem som var til stede, hvilke saker som ble behandlet, hvilke vedtak som ble truffet og hvordan det enkelte medlem har stemt der det har vært voteringer, hvis ikke avstemning har skjedd skriftlig.

Et styremedlem kan kreve å få protokollert en stemmeforklaring. Protokolltilførsel må varsles umiddelbart etter avstemning og bør leses opp for styret før møtet heves.

Protokollen sendes til møtende styremedlemmer og varamedlemmer til forhåndsgodkjenning. Endelig godkjenning av protokollen foretas i neste styremøte om ikke annet er bestemt.

§ 9: Møteoffentlighet, taushetsplikt 

Styremøter skal som hovedregel være åpne.

Følgende saker behandles alltid i lukket møte:

Saker som omfattes av lovbestemt taushetsplikt
Personalsaker om arbeidstakers stillingsforhold, herunder saker om ansettelse, oppsigelse, suspensjon eller avskjed

Styret kan lukke styremøtet for behandling av enkeltsaker.

Styrets medlemmer er omfattet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at vervet som styremedlem er over. Dersom en sak er behandlet i lukket møte skal styremedlemmene respektere forhandlingenes interne karakter.

Del 2 Instruks for daglig ledelse 

I henhold til uhl § 4-2 kan styret delegere avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen dersom det ikke er fastsatt i loven at styret selv skal ta avgjørelsen eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.

Rektors arbeidsoppgaver og plikter overfor universitetsstyret 

Valgt rektors ansvar er fastsatt i uhl § 4-6.

Valgt rektor er universitetsstyrets leder. På vegne av styret har valgt rektor det det overordnede ansvaret for og skal lede og føre tilsyn med institusjonens virksomhet.

Instruks for rektor 

Rektor er universitetsstyrets leder og skal ha sitt fulle daglige virke som dette med tillegg til de oppgaver uhl og universitetsstyret ellers pålegger rektor.

Rektor skal bidra til å ivareta universitetsstyrets ansvar for å trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forsknings- og formidlingsvirksomhet og annen faglig virksomhet ved å drive frem og utvikle slike strategier. Rektor har et særlig ansvar for å bidra til å legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen.

Rektor er universitetets øverste faglige leder og skal på vegne av universitetsstyret sikre at den faglige virksomheten holder høy kvalitet.

Rektor har på vegne av universitetsstyret et ansvar for den overordnede koordineringen av kvalitetsarbeidet i utdanningsvirksomheten og for å følge opp resultatene.

Rektor er dekanenes nærmeste overordnede og skal ha regelmessig dialog med fakultetenes faglige ledelse og andre faglige enheter om viktige løpende saker, om temaer av overordnet og strategisk karakter og for å sørge for høy kvalitet på den faglige virksomheten.

Rektor skal sørge for å opprettholde en god dialog med representanter for studentene.

Rektor skal bidra til et godt samspill med og bruke universitetsdirektøren og administrasjonen som tilrettelegger, bidragsyter og iverksetter. Rektor skal la seg orientere om saker og aktivitet i administrasjonen. Rektor utarbeider og følger opp resultatmål for universitetsdirektøren.

Rektor skal være universitetets fremste representant utad. Rektor skal bidra til at det utvikles godt samarbeid med aktører utenfor universitetet. Rektor skal ivareta universitetets interesser, bl.a. overfor nasjonale og lokale myndigheter, og skal bidra til institusjonell faglig nettverksbygging både nasjonalt og internasjonalt.

Rektor er institusjonens rettslige representant og institusjonens talsperson overfor offentlige myndigheter og allmennheten. I den enkelte sak kan rektor oppnevne stedfortreder i sitt sted.

Rektors fullmakt 

Rektor har fullmakt til å avgjøre, i samråd med universitetsdirektøren, saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke kan anses som viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. Delegasjonen gjelder ikke de oppgaver som tillegger universitetsstyret selv å avgjøre. Rektor orienterer universitetsstyret om bruk av fullmakten på neste styremøte.

Det skal oppnevnes én nominasjonskomite for valg til hvert styringsorgan, dekan og instituttleder.

Rektors stedfortreder 

Prorektor er rektors stedfortreder.

Viserektorer 

Rektor kan utpeke viserektorer som på rektors vegne har et særlig faglig ansvar.

Instruks for universitetsdirektøren 

Universitetet i Bergen har todelt ledelse, og universitetsdirektøren er den øverste leder for den samlede administrative virksomheten ved institusjonen. Rammene for denne fastsettes av universitetsstyret, jf. universitets- og høyskoleloven § 4-7.

Universitetsdirektøren er sekretær for universitetsstyret og forbereder og legger til rette for styrets arbeid. Prosess for arbeid med styresaker avtales med rektor. Styresakene utarbeides av universitetsledelsen eller ved ansvarlig administrativ avdeling. Universitetsdirektøren skal sørge for at det foreligger godt opplyste saker som grunnlag for styrets beslutninger. I saker som faller inn under institusjonens virksomhet slik denne er definert i universitets- og høyskoleloven § 2-1 skal universitetets faste sentrale faglige utvalg involveres i saksforberedelsene der dette er relevant. Disse ledes normalt av en i rektoratet. Universitetsdirektøren sørger for nødvendig administrativ støtte. Det skal gå frem av saksforelegget dersom rektors syn avviker fra universitetsdirektørens tilråding til styret.

Universitetsdirektøren skal iverksette og følge opp vedtak fattet av universitetsstyret og innenfor sitt ansvarsområde påse at rektoratet involveres i henhold til intern arbeidsfordeling i rektoratet.

Universitetsdirektøren er ansvarlig for den samlede økonomi- og formuesforvaltning, og at denne skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger. Universitetsdirektøren utarbeider årlige budsjettforslag og langtidsbudsjetter i samråd med rektor, og fremmer disse for styret. Universitetsdirektøren holder rektor løpende orientert om institusjonens økonomi og forbereder periodiske økonomirapporter til styret.

Universitetsdirektøren er ansvarlig for institusjonens personalpolitikk, og at denne iverksettes og utøves i tråd med styrets vedtak og myndigheters pålegg. Til dette ansvaret ligger også opplæring og kompetanseutvikling av ledere med personalansvar på alle nivå i organisasjonen, dialog med arbeidstakerorganisasjonene, forhandlinger og avtaler på personalfeltet.

Universitetsdirektøren er ansvarlig for forvaltningen av bygg og eiendom, og at denne skjer etter verdibevarende prinsipper og i henhold til institusjonens vedtatte klima- og miljømål. Likeledes er universitetsdirektøren ansvarlig for å utvikle bygg og eiendom slik at det understøtter institusjonens kjernevirksomhet slik definert i UHL § 2-1.

Universitetsdirektøren er ansvarlig for institusjonens utøvelse av eierskap i de selskapene hvor universitetet representerer staten. Universitetsdirektøren skal se til at eierskap utøves i tråd med retningslinjer gitt for statlig eierskap, at eierskapet er i tråd med universitetets akademiske kjerneverdier, institusjonens formål og etiske standard.

Administrasjonen skal støtte opp om den faglige virksomheten ved universitetet, og universitetsdirektøren skal legge til rette for godt samspill og dialog med faglig ledelse på alle nivåer. Universitetsdirektøren skal i alminnelighet bistå, forberede og legge til rette for rektoratets arbeid og oppgaver. Som den øverste lederen for den administrative virksomheten ved UiB skal universitetsdirektøren rådføre seg med rektor i alle saker av betydning og holde rektor løpende informert om saker og aktivitet i administrasjonen.

Universitetsdirektøren skal følge opp fakultetene og grunnenhetene som ledd i den løpende driften av universitetet, og for å forberede og gjennomføre beslutninger. I saker som er tillagt universitetsdirektørens ansvarsområde, rapporterer tilsatte dekaner til universitetsdirektøren. Har fakultetet valgt dekan, rapporterer fakultetsdirektøren direkte til universitetsdirektøren.

Dato	Kommentar	Lagt inn av
februar 2025	Ny instruks	Mona Viksøy