Regler om oppretting, anvendelse og sletting av brukerkonto for ansatte, andre og forenklet brukerkonto på UiBs IKT-anlegg

1. Definisjoner

1.1 Med fast og midlertidige ansatte menes personer som får månedslønn fra et av firmaene ved UiB og finnes i UiB sitt personalsystem.

1.2 Med andre menes personer som har et forhold til et av firmaene ved UiB og trenger tilgang til UiBs IT-tjenester.

1.3 Forenklet brukerkonto er et samlebegrep som gir personer:

  • tilgang til internett via UiBnett

  • kortvarige konti som kurskonti, gjestekonti osv. Personer som ønsker en slik konto, kan få den opprettet av brukere i gruppen fast eller midlertidig ansatt som får månedslønn. Varighet på konto er maks. 1 mnd. Forenklet brukerkonto ligger i egne domener og blir ikke eksportert til andre systemer.

1.4 Godkjenner er en rolle som personal- og økonomiavdelingen tildeler. Godkjenner skal godkjenne tildeling av it-ressurser til fast og midlertidig ansatte samt til andre.

1.5 Brukerkonto består av:

  • Identitet

  • Lagringsområde - felles

  • Lagringsområde - hjemmeområde

  • E-post

  • Tilgang til tjenester

1.6 Bruker er eier av brukerkonto

1.7 Sluttdato er den dato godkjenner gir for sperring av brukerkonto.

1.8 Sperredato er lik sluttdato, og er den dato som brukerkonto blir sperret på.

1.9 Slettedato er dato for når brukerkonto blir slettet. Sletting skjer 12 mnd. etter sperring.

2. Oppretting av brukerkonto

2.1 Brukerkonto tildeles slik:

  • En person ber om brukerkonto. Konto knyttes til det tjenestested person oppgir

  • Sebra sender e-post til godkjenner ved tjenestested oppgitt av den som ber om konto, med forespørsel om godkjenners behandling av kontosøknad

  • Godkjenner godkjenner eller avslår brukerkonto. Ved godkjenning settes sluttdato på midlertidig ansatte (kan og settes på fast ansatte) og andre. Sluttdato kan ikke settes lenger enn ett- 1 år frem i tid

  • Personen som ber om brukerkonto oppretter denne dersom godkjenner har godkjent brukerkonto

  • Sebra gir via e-post informasjon til bruker ang. brukerkonto og varighet når brukerkonto er opprettet

Det er kun via PCer i 129.177 nettet at det kan opprettes brukerkonto. Derfor må dette gjøres via en PC til er person som allerede er ansatt.

2.2 Data i Sebra vil bli synkronisert med data fra personalsystemet. Teknisk dokumentasjon viser hvilke data som synkroniseres.

3. Sletting av brukerkonto

3.1 Sletting av brukerkonti for fast og midlertidig ansatte skjer slik:

  • Sluttdato blir overført fra personalsystemet til Sebra i form av dato og sluttkode i 300 serien

  • Sluttdato fra personalsystemet vil overskrive sluttdato i Sebra dersom sluttdato fra personalsystemet er tidligere enn sluttdato lagt inn av godkjenner

  • Ansatte med kode 340, overgang til alderspensjon, får beholde sin brukerkonto jfr. 3.3
    En bruker som godkjenner har gitt status som fast eller midlertidig ansatt, må være registrert i personalsystemet innen 3 mnd. etter at brukerkonto er opprettet. Hvis ikke blir brukerkonto avsluttet slik:
  • Brukerkonto sperres på sluttdato.

  • Sebra flytter bruker over til andregruppen

  • Sebra setter sluttdato på brukerkonto. Den settes 14 dager etter at 3 mnd. regelen er trådt i kraft.

  • Sebra sender informasjon til bruker om at brukerkonto blir sperret på sluttdato og event. hvordan den kan forlenges

  • Brukerkonto blir sperret på sluttdato

  • Brukerkonto slettes etter 12 mnd.

3.2 Sletting av brukerkonti for andre skjer slik:

  • Bruker får e-post 2 uker før sluttdato med informasjon om sperring av brukerkonto

  • Brukerkonto blir sperret på sluttdato

  • Brukerkonto blir slettet etter 12 mnd.

3.3 Pensjonister får beholde sin konto slik:

  • Kode 340 fra personalsystemet, overgang til alderspensjon, bestemmer når en person blir pensjonist

  • Bruker får beholde:

  • Dersom bruker skal ha andre tilganger må vedkommende søke gjennom Sebra og få godkjenning av godkjenner.

Brukerkonto slettes slik:

  • Dersom en pensjonist ikke har lest e-post siste året, blir brukerkonto sperret og videre slettet etter 12 mnd..

3.4 Backup

Brukerdata lagret på hjemmekataloger og fellesområder, vil eksistere i UiBs backup-system i ett, - 1 år etter at brukerkonto/data er slettet. I særlige tilfeller kan innehaver av brukerkonto gis tilgang til slike data. Personal- og økonomidirektøren avgjør søknaden.

4. Forenklet brukerkonto

Oppretting:

  • En person som ber om en slik konto kan få denne opprettet av en fast eller midlertidige ansatte som får månedslønn

  • Passord kan ikke forandres

  • Den varer maks. 1 mnd.

  • Det er kun via PCer i 129.177 at det kan opprettes forenklet brukerkonto

  • Sebra holder rede på hvem som oppretter slik konto.

Sletting:

  • Forenklet brukerkonto slettes på sluttdato eller maks. 1 mnd. etter opprettelse.

4.1 Nettbruker består av

  • Identitet Det er ingen ressurser knyttet til nettbruker.

4.2 Kurskonti, gjestekonti osv. består av:

  • Identitet

  • Lagringsområde - hjemmeområde

  • Tilgang til tjenester som bestemmes av kursholder

Backup

  • Det taes ikke backup av data.

Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299