Retningslinjer for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud
Godkjent av Universitetsdirektøren 17.06.2021, sist endret 21.08.2024, arkivreferanse 2011/14452.
1. Formål
Universitetet i Bergen (UiB) ønsker å sikre ett godt samarbeid mellom linjeleder og verneombud. Dette gjøres ved at det på alle nivå blir satt av tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsrollen på en forsvarlig måte. Regelmessige møtepunkter mellom verneombud og linjeleder vil legge til rette for et aktivt samarbeid mellom linjeleder og verneombud i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved UiB.
2. Forankring
Retningslinjene inngår i UiBs Regelsamling (Del 3 Personal og HMS) og er forankret i HMS-lovgivingen.
3. Omfang
Retningslinjen omfatter hele universitetet, alle nivå og enheter ved universitetet.
4. Ansvar
Linjeleder er ansvarlig for å iverksette og følge opp retningslinjen.
5. Definisjoner
Linjeleder: Universitetsdirektør, dekan, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS- ansvaret ved enheten
Verneombud: universitetets hovedverneombud (UHVO), hovedverneombud (HVO) og verneombud (VO)
Varaverneombud: Vara-UHVO, vara-HVO, vara-VO.
6. Opplæring
Verneombud på UiB skal gjennomføre 40-timers grunnopplæring i HMS jf. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-18.
7. Tilrettelegging og samarbeid
7.1 Organisering
Linjeleder skal innenfor sitt ansvarsområde:
Sørge for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud.
Følge opp eventuelle samordningsavtaler med andre arbeidsgivere, jf. internkontrollforskriften § 6.
Sørge for at verneombud har tilstrekkelig HMS-kompetanse til å utføre vervet.
Verneombud skal innenfor sitt verneområde:
Være kjent med retningslinjen.
Påse at arbeidsgiver ivaretar sitt ansvar etter myndighetskrav og universitetets interne regler.
Delta i planlegging og gjennomføring av det systematiske HMS-arbeidet.
For øvrig skal verneombudet gjøre seg kjent med bestemmelsene om verneombudets taushetsplikt (jf. Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning § 3-17).
Varaverneombud skal innenfor sitt verneområde:
Være kjent med retningslinjen og skal kunne tre inn dersom verneombud er forhindret i å utføre sitt verv. I de situasjonene varaverneombud trer inn, gjelder de samme reglene for varaverneombud som for verneombud.
Få tilbud om deltakelse på relevante møter.
UHVO og HVO har i tillegg ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet innenfor sitt verneområde, jf. arbeidsmiljøloven § 6-1 (3), og Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning § 3-5.
7.2 Gjennomføring
Oppstartsmøte
Ved nytt verneombud og/eller ny linjeleder skal det gjennomføres et oppstartsmøte for å igangsette og sikre et godt samarbeid mellom linjeleder og verneombud.
Faste møter mellom linjeledelsen og vernetjenesten
Linjeleder skal sikre og legge til rette for regelmessige møter mellom verneombud og linjeleder. Verneombud, varaverneombud og linjeleder skal møtes minimum kvartalsvis. I møtene mellom linjeleder og vernetjenesten føres det referat.
Linjeleder og verneombud skal planlegge, gjennomføre og følge opp årlig kartlegging av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø, og andre tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, også ved endrings- og omstillingsprosesser. Linjeleder og verneombud gjennomfører HMS-årsrapportering, jf. Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll).
De faste møtene mellom linjeleder og verneombud skal legge til rette for en god dialog og informasjonsutveksling om arbeidsmiljøsituasjonen ved verneområdet.
Dersom det oppstår særskilte forhold mellom de faste møtene som kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal linjeleder innkalle til møte så raskt som mulig.
Hovedverneombudene deltar på ledelsens gjennomgang av HMS-årsrapport for de ulike hovedverneområdene.
Tid til å utføre vervet som verneombud
Linjeleder og verneombud skal sikre at verneombudet får tilstrekkelig tid til å utføre vervet. Partene skal i fellesskap vurdere hvilke eventuelle konsekvenser vervet får for verneombudets ordinære oppgaver og vurdere konkrete løsninger. Dette bør gjøres i starten av verneombudsperioden.
HVO skal i likhet med VO sikres tilstrekkelig tid til å utføre vervet. For HVO vil delvis frikjøp fra sin stilling være hensiktsmessig, der størrelse på frikjøp kan variere etter størrelse og aktiviteter på enheten. UHVO ved UiB har 100 % frikjøp, og for vara UHVO er det delvis frikjøp.
Dersom det oppstår uventede situasjoner som medfører at vernearbeid må utføres utover alminnelig arbeidstid etter arbeidsmiljøloven § 10-4, skal det godtgjøres som overtid, jf. arbeidsmiljøloven § 6-5 (3). Om det oppstår uventede situasjoner som krever at verneombudet griper inn, har verneombudet rett til å forlate arbeidsplassen. Skjer det, skal verneombudet orientere linjeleder.
7.3 Vernetjenesten
Faste møter i vernetjenesten
Følgende møter mellom universitetets verneombud er fastlagt:
UHVO og HVO: Månedlig.
UHVO, HVO og VO: Skjer ved de faste VO-samlingene som arrangeres om våren, og kompetansedagen som arrangeres om høsten for alle verneombud ved UiB
HVO og VO: Månedlig.
Utvalg
Verneombud skal møte i følgende utvalg ved UiB:
Arbeidsmiljøutvalget (AMU): UHVO er medlem.
Forhandlingsutvalget: UHVO møter når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets tilpasningsavtale til Hovedavtalen for arbeidstakere i staten, kapittel 6.
Informasjons- og drøftingsutvalget (IDU): HVO skal møte når det er planer som gjelder rasjonalisering (omstilling) og spørsmål om arbeidstidsordninger jf. universitetets tilpasningsavtale til Hovedavtalen for arbeidstakere i staten, kapittel 6.
HMS-utvalg: verneombud på nærmeste nivå møter.
8. Evaluering
Tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud skal evalueres årlig som del av Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll).
9. Referanser
Dato |
Kommentar |
Lagt inn av |
|---|---|---|
|
Endring av retningslinje |
Mona Viksøy |
|
Endring av retningslinje |
Mona Viksøy |
02. oktober 2017 09:07:16 |
Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen |
Olaug Eiksund |
29. september 2017 12:48:15 |
Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen |
Olaug Eiksund |
15. juni 2015 13:29:21 |
Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen |
Olaug Eiksund |
10. februar 2015 07:46:04 |
Korrigeringer i punkt 7. Referanser. |
Olaug Eiksund |
10. februar 2015 07:45:05 |
Korrigeringer i punkt 7. Referanser. |
Olaug Eiksund |
19. mars 2013 09:14:21 |
Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres. |
Torunn Gjøringbø Saunes |
19. mars 2013 09:09:13 |
Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres. |
Torunn Gjøringbø Saunes |
19. mars 2013 09:04:50 |
Redigering etter nye ar beidsmiljøforskifter fra 1.1.13. Retningslinje for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud publiseres. |
Torunn Gjøringbø Saunes |