Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt

Godkjent av Universitetsdirektøren 02.03.2009

1. Formål

Retningslinjen skal sikre en forsvarlig helse-, miljø- og sikkerhetsmessig gjennomføring av feltarbeid og tokt[1].

2. Forankring

Retningslinjen er en del av Universitetet i Bergens (UiB) Regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) (1.).

3. Omfang

Retningslinjen omfatter aspekter knyttet til helse, miljø og sikkerhet (HMS) og gjelder for ansatte og studenter ved UiB som deltar i faglig aktivitet ved feltarbeid og tokt som foregår utenfor det ordinære arbeidssted/lærested. For UiB-studenter på utvekslingsopphold i utlandet gjelder egne retningslinjer (2.).

Retningslinjen gjelder både HMS-aspekter ved ansattes pålagte feltarbeid og tokt som faller inn under "Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen" (3.) og HMS-aspekter ved feltarbeid og tokt som ikke er pålagt og som utføres i tilknytning til den ansattes egen forskningsvirksomhet.

Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid eller tokt, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som har det overordnete HMS-ansvaret. UiBs ansatte og studenter skal som et minimum forholde seg til UiBs Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt.

4. Definisjoner

  • Linjeleder: Instituttleder, avdelingsleder eller tilsvarende som har det overordnete ansvaret ved enheten (institutt, senter, seksjon, avdeling).
  • Faglig ansvarlig: Oppnevnt ansvarlig for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av feltarbeid og tokt.
  • Felt/Toktleder: Oppnevnt ansvarlig for gjennomføring av feltarbeidet og tokt når Faglig ansvarlig ikke er tilstede.
  • Feltarbeid: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver utenfor det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet.
  • Tokt: Innsamling/bearbeiding av informasjon i forbindelse med forskning, forvaltningsundersøkelser, utviklingsarbeid, ekskursjoner og studieplanfestede oppgaver på fartøy.
  • Studieplanfestede feltkurs og ekskursjoner: Organisert undervisning hvor grupper av studenter utfører bestemte arbeidsoppgaver i et nærmere angitt område utenfor det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet.
  • Befaring: Pålagt inspeksjon eller kontroll utenom det ordinære arbeidsstedet/lærerstedet og som ikke har direkte tilknytning til egen forskning eller til studieplan.
  • Oppdrag: Prosjekt med feltarbeid eller tokt bestilt og totalfinansiert av en ekstern oppdragsgiver.

5. Ansvar

Linjeleder er ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent og følges opp ved enheten. Linjeleder er ansvarlig for i god tid å oppnevne en tjenestemann som Faglig ansvarlig for det enkelte feltarbeid og tokt. Ved behov kan en Felt/Toktleder oppnevnes i tillegg. Linjeleder skal på forhånd forvisse seg om at Faglig ansvarlig og ev. Felt/Toktleder har de kvalifikasjonene som trengs for forsvarlig helse, miljø og sikkerhetsmessig ledelse av feltarbeid og tokt.

Faglig ansvarlig er ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet og toktet.

I tilfeller hvor Faglig ansvarlig ikke er tilstede under feltarbeidet eller toktet skal ansvar for forsvarlig gjennomføring delegeres til Felt/Toktleder.

Der hvor feltarbeid utføres alene av en student, vil studenten selv fungere som Felt/Toktleder.

Den enkelte deltaker skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig helse, miljø og sikkerhetsmessig gjennomføring av feltarbeidet og toktet. Den enkelte deltaker har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner. Den enkelte deltaker har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Felt/Toktleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid og tokt.

Enhetens valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid og tokt dersom det ikke er valgt stedlig verneombud. Der det er over 10 deltakere i mer enn en uke, eller særlige risikoforhold tilsier det, skal Linjeleder vurdere behov for og ev. sørge for at stedlig verneombud velges.

6. Feltarbeid og tokt

6.1 Forberedelse

HMS-ansvar for det enkelte feltarbeid og tokt skal defineres av Linjeleder. Det skal på forhånd avklares av Faglig ansvarlig hva som er faglig aktivitet og hva som er fritidsaktivitet.

Risikovurdering

Faglig ansvarlig skal sørge for at risikoforhold ved feltarbeid og tokt kartlegges og vurderes. I kartleggingen skal man identifisere aktiviteter som kan medføre risiko for skade på menneske, miljø og materiell:

  • På vei til og fra feltarbeid og tokt
  • Mens feltarbeid og tokt pågår
  • I forbindelse med avslutning av feltarbeid og tokt

Faglig ansvarlig oppfordres til å inkludere alle deltagere i dette arbeidet.

Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert, skal Faglig ansvarlig utarbeide en lokal forebyggende prosedyre for feltarbeidet og toktet og sikre iverksetting av tiltak for å redusere risikoforholdene.

Opplæring

Faglig ansvarlig har ansvar for at deltakere på feltarbeid og tokt får nødvendig opplæring knyttet til gjennomført risikovurdering.

Beredskap

Feltkort skal fylles ut både av Faglig ansvarlig og alle deltakere. Samlet danner dette en fullstendig oversikt over alle deltakere på feltarbeidet og toktet. Oversikten skal foreligge hos Linjeleder før feltarbeid og tokt starter. Feltkortinformasjon vedrørende studenter skal i tillegg registreres i FellesStudentsystem (FS).

Faglig ansvarlig skal sørge for at det utarbeides en lokal beredskapsplan og plan for kommunikasjon med egen enhet ved UiB.

Forsikring

Om og i hvilken grad deltakere på feltarbeid og tokt er forsikret, fremgår av det til enhver tid gjeldende regelverk og retningslinjer fra overordnet departement.

6.2. Gjennomføring

Faglig ansvarlig ev. Felt/Toktleder skal påse at:

  • Det meldes fra så raskt som mulig til egen enhet ved UiB dersom det på feltarbeid og tokt skjer:
    • endringer i oversikten over deltakere
    • endringer i reiseruten
    • noe i landet eller på stedet som kan påvirke deltakernes sikkerhet eller andre forhold som fører til at utarbeidete prosedyrer og beredskapsplaner må justeres

Disse endringene gjøres kjent for deltakerne på feltarbeidet og toktet.

  • Dersom det oppstår HMS-avvik iverksettes de tiltak som er nødvendige for å begrense skade. HMS-avvik må så raskt som mulig meldes til egen enhet ved UiB.
  • Om nødvendig blir beredskapsplan (lokal/sentral) (4.) iverksatt.

Faglig ansvarlig ev. Felt/Toktleder fører internkontroll/dagbok for feltarbeid og tokt og holder ellers Linjeleder orientert om alle viktige forhold.

Faglig ansvarlig ev. Felt/Toktleder har myndighet til å gi advarsler og bortvise deltakere som ikke retter seg etter sikkerhetsbestemmelsene. Dette må også registreres i internkontroll/dagboken.

Faglig ansvarlig ev. Felt/Toktleder skal være tilgjengelig for egen enhet ved UiB når feltarbeidet og toktet er i gang.

6.3. Etterarbeid og evaluering

Ved avslutning av feltarbeid og tokt melder Faglig ansvarlig fra til egen enhet ved UiB. Linjeleder sørger for at feltkortene makuleres.

HMS-avvik som er meldt, eller blir meldt etter avsluttet feltarbeid og tokt, skal følges opp av Linjeleder. Helsepersonell involveres etter behov. Dersom feltarbeid og tokt har medført dramatiske hendelser, kan det være aktuelt med ytterligere oppfølging.

Evaluering av feltarbeid og tokt skal inngå som en integrert del av det lokale HMS-arbeidet ved enheten. Internkontroll/dagboken er her et viktig verktøy.

7. Referanser

  1. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
  2. Beredskapsplan for UiB-studenter i utlandet
  3. Avtale om feltarbeid for tilsatte ved Universitetet i Bergen
  4. Beredskapsplan for UiB

For ytterligere henvisinger til aktuelle lover, forskrifter, retningslinjer, veiledninger og hjelpemidler, se HMS-portalen/Feltarbeid og tokt.

Utarbeidet av: HMS-seksjonen ved HR-avdelingen
Erstatter: ”Generell sikkerhetsinstruks for feltarbeid m.m.” av 01.03.95.

1. Feltarbeid og tokt omtales i denne retningslinjen som en samlebetegnelse for feltarbeid, tokt, feltkurs, ekskursjoner, befaring og oppdrag, se pkt. 4. Definisjoner.

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
16. november 2017 12:42:31 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
16. november 2017 11:00:14 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
16. november 2017 10:57:01 Mindre tekstlige justeringer. Olaug Eiksund
29. september 2016 13:21:07 Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. Olaug Eiksund
29. september 2016 13:15:40 Mindre tekstlige justeringer og oppdatering av url. Olaug Eiksund
07. juli 2015 11:27:19 Oppdatering av url. Olaug Eiksund
07. juli 2015 11:24:30 Oppdatering av url. Olaug Eiksund
15. juni 2015 13:25:33 Oppdatering av avdelingsnavn: HR-avdelingen Olaug Eiksund
23. februar 2015 13:39:57 Korrigering av punkt 7. Referanser Olaug Eiksund
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299