Retningslinjer for varsling ved Universitetet i Bergen

Vedtatt av Universitetsstyret 19.02.2009.

Innledning

I et godt arbeidsmiljø er terskelen lav for å fremme saklig og konstruktiv kritikk. Det er derfor viktig at UiBs ansatte føler trygghet for å kunne ytre seg om problematiske forhold i virksomheten og at dette blir håndtert og fulgt opp på en god måte. Retningslinjene for varsling av kritikkverdige forhold skal fremme en åpen kultur preget av god intern kommunikasjon.

1) Formål

Retningslinjene er utarbeidet for å legge forholdene til rette for intern varsling i henhold til Arbeidsmiljøloven § 3-6. I tillegg skal retningslinjene klargjøre fremgangsmåte, plikter og rettigheter for UiBs ansatte i forbindelse med varsling.

Det er et mål at arbeidsmiljøet ved UiB skal preges av åpenhet og god intern kommunikasjon. Retningslinjene for varsling skal bidra til å avdekke eller avverge kritikkverdige forhold ved UiB.

2) Virkeområde

Retningslinjene gjelder for alle som har ansettelsesforhold ved UiB.

Retningslinjene er anvendelige i de tilfeller hvor den ansatte varsler i henhold til varslingsplikten i aml. § 2-3, eller varslingsbestemmelsen i aml. § 2-4.

Varsling om forhold som kun er av intern og personlig interesse, for eksempel interne personkonflikter hvor den ansatte kan anses som part i konflikten, skal håndteres i henhold til UiBs retningslinjer for konflikthåndtering.

Studenters klager vedrørende læringsmiljøet behandles i henhold til Universitets- og høyskoleloven § 4-3.

3) Varslingsplikt – aml. § 2-3

Arbeidstakere har plikt til å varsle arbeidsgiver om forhold på arbeidsplassen som gjelder feil eller mangler som medfører fare for liv eller helse eller dersom noen blir skadet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener grunner i forhold på arbeidsplassen, jf. aml. § 2-3 nr. 2, b) og e). Varselet skal gis i tråd med Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker straks arbeidstaker har blitt oppmerksom på forholdet.

Varsel om trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen skal gis i henhold til retningslinjen for varsling, så snart arbeidstakeren blir kjent med forholdet, jf aml. § 2-3 nr. 2, d).

Statsansatte har rapporteringsplikt til arbeidsgiver om forhold vedkommende blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade slik at det kan settes i gang tiltak med sikte på å unngå eller avgrense tapet eller skaden, jf. Etiske retningslinjer for statstjenesten pkt. 2.2.

Verneombud har en særskilt varslingsplikt etter aml. § 6-2 (3).

Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker

4) Varslingsrett - kritikkverdige forhold

Ansatte ved UiB har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Med kritikkverdige forhold menes for det første opplysninger om kriminelle forhold og mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud. Videre gjelder det brudd på UiBs etiske retningslinjer, forskningsetikk og på alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet.

I vurderingen av hva som skal anses som kritikkverdige forhold, bør det legges vekt på om forholdene har allmenn interesse. Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdige ut fra egen politisk eller etisk overbevisning, omfattes dermed ikke av bestemmelsen,

jf. aml. § 2-4.

5) Fremgangsmåte ved intern varsling om kritikkverdige forhold

Kritikkverdige forhold skal varsles til en ansvarlig person i virksomheten. Som ansvarlig anses en representant for ledelsen som har påvirknings- eller beslutningsmyndighet i de spørsmålene varslingen gjelder. Det kan varsles til nærmeste leder i linjen eller til annen overordnet leder. I tillegg kan det varsles til verneombud. Varslet regnes som mottatt av UiB som arbeidsgiver når varselet er gitt til en slik varslingsmottaker.

Varselet kan inngis skriftlig eller muntlig, per telefon eller e-post eller ved personlig fremmøte.

Varselet bør inneholde fullt navn, varslers tjenestested og hvilket forhold varselet gjelder og bør være så uttømmende som mulig for å sikre en best mulig oppfølging.

Anonym varsling er tillatt.

Det kan varsles indirekte via kollega, tillitsvalgt, advokat eller lignende til en varslingsmottaker.

6) Krav om at fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig

Måten det varsles på skal være forsvarlig. Det er alltid forsvarlig å varsle i samsvar med UiBs retningslinjer.

Arbeidstakeren må ha et saklig og forsvarlig grunnlag for kritikken med hensyn til måten det varsles på.

Intern varsling anses ikke som forsvarlig dersom de kritikkverdige forholdene tas opp på en utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger.

7) Saksbehandling ved varsling om kritikkverdige forhold

Varslingsmottakeren må vurdere på hvilket organisatorisk nivå saken bør behandles og skal om nødvendig sende saken videre.

Varslingsmottakeren har plikt til å føre varslingsjournal. Føring av varslingsjournal er viktig for senere dokumentasjon og for å sikre en god oppfølging av varselet. I varslingsjournalen skal varselets innhold nedtegnes og videre hendelser og samtaler i saken dokumenteres, se skjemamaler for varslingsjournal.

Enhver har plikt til å rette seg etter følgende generelle prinsipper for håndtering av varslingssaker, jf. Fornyings- og administrasjonsdepartementets retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten;

- alle henvendelser skal tas alvorlig

- alle henvendelser skal tas tak i med en gang

- det skal påses at saken blir så godt opplyst som mulig

- anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder

- de ulike metodene for varsling skal verdsettes likt

- konfidensiell behandling

- varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser

- varsler skal få tilbakemelding på at varselet er mottatt innen rimelig tid

- varsleren skal ha beskjed om utfallet av varslingen

Dersom oppfølging av varselet medfører behandling av personopplysninger etter Personopplysningsloven skal varslingsmottaker ha ansvar for at personopplysninger og sensitive personopplysninger behandles på lovlig/foreskrevne måte.

Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt, jf. aml. § 2-5.

8) Ekstern varsling

Ekstern varsling er varsling til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet eller varsling til allmennheten. Dersom intern varsling anses som uhensiktsmessig, anses det alltid forsvarlig å varsle til tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet, jf. aml. § 2-4.

Ved varsling til allmennheten stilles strengere krav til en forsvarlig fremgangsmåte. Det kreves for det første at ytringen bygger på et forsvarlig grunnlag. Det vil si at arbeidstakeren er i aktsom god tro om at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold. Videre legges det vekt på om intern varsling er forsøkt først og om forholdene det varsles om har allmenn interesse.

Taushetsplikt kan begrense retten til å varsle, jf. Forvaltningsloven § 13.

9) Hensyn til den det blir varslet om

Hvis arbeidsgiver bestemmer seg for å forfølge en varslet sak, skal den det blir varslet om i utgangspunktet gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken. Forbehold tas for tilfeller hvor det av hensyn til videre saksbehandling er viktig at den det er varslet om ikke gjøres kjent med varselet.

Varslerens identitet skal i utgangspunktet ikke gjøres kjent for den det er varslet om. Dersom den det er varslet om ber om innsyn i saken etter forvaltningslovens regler, vil vedkommende som hovedregel ha krav på å få opplyst varslerens identitet.

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha melding, uansett utfallet av behandlingen.

Lenker med mer informasjon om varsling:

Fornyings- og administrasjonsdepartementets retningslinjer

Forarbeidene til arbeidsmiljølovens regler om varsling

Etiske retningslinjer for statstjenesten

Arbeidstilsynets sider om varsling

Datatilsynets veiledning om varsling i arbeidslivet

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
17. september 2013 14:08:06 Oppdatert lenker Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 13:13:21 Lagt inn henvisning godkjenning og tidspunkt Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 12:56:41 Oppdatert lenker Kathrine Brosvik Thorsen
07. april 2011 12:51:26 Oppdatert lenker Kathrine Brosvik Thorsen
02. februar 2011 12:43:45 Lagt inn Kathrine Brosvik Thorsen
10. mai 2010 09:49:30 Lagt inn Kathrine Brosvik Thorsen
10. mars 2010 14:10:51 Lagt inn Kathrine Brosvik Thorsen
09. mars 2010 15:17:28 Lagt inn Kathrine Brosvik Thorsen
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299