This text is available in Norwegian only

Vedtatt i Universitetsstyret 26.11.15

Beredskapsplan for Universitetet i Bergen (nettversjon)

1. Om beredskapsplanen

1.1 Formål

Beredskapsplan for Universitetet i Bergen (UiB) skal bidra til å:

  • sikre liv og helse
  • sikre verdier
  • ivareta ansatte, studenter og pårørende
  • ivareta intern og ekstern kommunikasjon

1.2 Ansvar og prinsipper

Beredskapsarbeidet ved universitetet er basert på følgende prinsipper:

  • Ansvarsprinsippet innebærer at personene som har ansvar i en normalsituasjon også skal ha ansvaret i en ekstraordinær situasjon.
  • Likhetsprinsippet innebærer at den organisasjonen man opererer med i en beredskapssituasjon, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig.
  • Nærhetsprinsippet innebærer at kriser og hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå, hvor nødvendig kompetanse og ressurser er til stede.
  • Samvirkeprinsippet innebærer at universitetet har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering.

Rektor har det overordnede og strategiske ansvaret i en beredskapssituasjon og er universitetets talsperson.

Universitetsdirektøren er operativ leder av den sentrale beredskapsledelsen og holder rektor løpende orientert.

1.3 Iverksetting

Beredskapsplanen iverksettes av universitetsdirektør ved:

  • Stor skade på ytre miljø
  • Større brann eller eksplosjon
  • Større sykdomsutbrudd blant studenter eller ansatte
  • Terrorhandling eller trussel
  • Skade/død på ansatt, student eller gjesteforsker i forbindelse med aktiviteter i regi av UiB
  • Større skade i bygninger som universitetet eier eller leier
  • Sensitiv informasjon på avveie
  • Alvorlig brudd på UiBs etiske retningslinjer, uredelighet i forskning/utdanning, korrupsjon og lignende.
  • Angrep på eller bortfall av sentrale IKT-tjenester
  • Alvorlige hendelser som kan eskalere til en krise

Tiltakskort for de ulike hendelsene er tilgjengelige i universitetets krisestøtteverktøy.

Intern samhandling mellom sentralt og lokalt nivå er beskrevet i punkt 9.1–9.2.

1.4 Definisjoner

  • Beredskapsplan for UiB: Overordnet beredskapsplan for krisesituasjoner innenfor UiBs ansvarsområder.
  • Krise: En situasjon som truer eller kan true universitetets verdier og kjernevirksomhet. Ikke alle alvorlige hendelser er kriser. Det er først når hendelsen krever ressurser utover ordinær drift, at beredskapsplanen iverksettes.
  • Risikovurdering: En systematisk metode for å kartlegge og beskrive risiko. Risikovurderingen gir grunnlag for beredskapsplaner.
  • Sentral beredskapsledelse: Har det overordnede ansvaret i en beredskapssituasjon ved universitetet og består av universitetsdirektøren og avdelingsdirektører.

2. Varslingsrutiner ved beredskapssituasjoner

2.1 Første varsling

Den som først blir oppmerksom på en krise eller ulykke, er ansvarlig for å varsle.

Ring først nødetatene:

BRANN: 110

POLITI: 112

AMBULANSE: 113

Ring deretter:

Universitetets vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81

Vaktselskapet ved universitetet varsler videre.

Gi beskjed om:

 Hvem du er

 Hva som har skjedd

 Hvor det har skjedd

 Skadeomfang

2.2 Varsling av beredskapsledelsen

Universitetsdirektøren skal varsle den sentrale beredskapsledelsen etter intern varslingsliste.

3. Organisering av beredskapsarbeidet

3.1 Beredskapsledelsen

Leder av sentral beredskapsledelse:
Universitetsdirektøren

Medlemmer:

  • HR-direktøren
  • Kommunikasjonsdirektøren
  • Eiendomsdirektøren
  • Studiedirektøren
  • IT-direktøren
  • Rådgiver
  • Loggfører

3.2. Beredskapsledelsen oppgaver
Tiltakskort for de ulike rollene er tilgjengelig i krisestøtteverktøyet.

4. Kommunikasjonsarbeid i beredskapssituasjoner

Vår kommunikasjon skal være åpen og aktiv slik at den bidrar til et effektivt beredskapsarbeid, samt bevarer eller styrker UiBs omdømme. Målet er å gi et mest mulig korrekt og oppdatert bilde av hva som skjer og hvordan UiB håndterer situasjonen.

UiBs viktigste målgrupper i en krise er:

  • Personer som er direkte berørt av hendelsen (studenter, ansatte eller andre)
  • Pårørende
  • Øvrige ansatte og studenter
  • Samarbeidspartnere i forskning/utdanning
  • Myndigheter
  • Naboer og leietakere
  • Media

UiBs budskap skal bygge på bekreftede fakta og omsorg for de berørte. I første fase er det særlig viktig å avklare hva UiB skal uttale seg om, og å informere internt.

Politiet uttaler seg om eventuelle omkomne og skadde, offentliggjøring av navn, årsaker til hendelser, redningsarbeid ved ulykker og siktelser ved mistanke om kriminelle handlinger. UiB holder seg orientert om politiets informasjonsarbeid og avklarer med dem hva UiB skal uttale seg om. UiB skal ikke formidle navn på berørte ansatte eller studenter, eller bilder av disse.

Se ellers Tiltaksplan for krisekommunikasjon og aktuelle tiltakskort.

5. Oppfølging av involverte studenter og ansatte

Beredskapsplanen skal sikre at studenter og ansatte som blir rammet av en alvorlig hendelse/krise skal ivaretas på en forsvarlig og god måte, og at de skal følges opp ut fra den enkeltes behov.

Ved hendelser som krever håndtering av pårørende, skal beredskapsledelsen opprette kontakttelefon for pårørende og eventuelt et pårørendesenter.

Studenter og ansatte følges opp i tråd med Tiltaksplan for personal- og pårørendeomsorg, Beredskap for studenter ved UiB – planer og retningslinjer, Beredskapsplan for ansatte i utlandet og Beredskapsplan for studenter i utlandet.

6. Øvelser

En viktig forutsetning for god krisehåndtering er at alle involverte er godt kjent med beredskapsplanen, og at de kjenner sine roller og oppgaver i en krisesituasjon. Det er et lederansvar å sørge for at ansatte på alle nivåer får nødvendig opplæring og at det gjennomføres øvelser.

Øvelser skal gjøre universitetet bedre rustet til å håndtere ulike typer kriser/beredskapssituasjoner og finne forbedringspunkter i planverk, krisestøtteverktøy og samhandling.

Øvelser skal gjennomføres jevnlig. Hvert tredje til fjerde år skal det øves med andre aktuelle samarbeidspartnere og eksterne aktører.

7. Normalisering og oppfølging

Når hendelsen er under kontroll eller situasjonen er avklart, er universitetsdirektøren ansvarlig for å gjenopprette normal drift av virksomheten så raskt som mulig. Umiddelbart etter hendelsen skal det gjennomføres en kort debrief.

Universitetsdirektøren er ansvarlig for etterarbeid og rapportering.

Senest to uker etter hendelsen skal alle som har vært mobilisert delta i en oppsummering. Formålet er å evaluere, identifisere forbedringer og planlegge videre oppfølging.

Følgende skal gjennomgås:

  • Rutiner
  • Ansvarsfordeling
  • Utstyr
  • Debriefing
  • Oppfølging av berørte ansatte, studenter og pårørende
  • Samarbeid med eksterne

Etter evalueringen skal det utarbeides en rapport.

8. Revisjon

Den sentrale beredskapsplanen revideres jevnlig, og minimum årlig. Varslingslister justeres fortløpende ved behov. Universitetsdirektørens kontor er ansvarlig for revisjon og oppdatering.

9. Samhandling

9.1 Lokal beredskap
Fakulteter og avdelinger skal utarbeide lokale beredskapsplaner som bygger på risikovurderinger og sentral beredskapsplan. De lokale beredskapsplanene skal beskrive representanter i lokal beredskapsgruppe, varslingslister, hendelser som krever lokal beredskap og plan for øvelser.

Beredskapsarbeid inngår som del av det systematiske HMS-arbeidet ved UiB.

Universitetsdirektøren skal alltid varsles ved beredskapssituasjoner ved fakulteter og avdelinger, for å sikre enhetlig og samordnet beredskap.

Lokal beredskapsgruppe skal følge prinsippene om nærhet, ansvar, likhet og samordning, jf. punkt. 1.2.

9.2 Intern samhandling

Fakultet/avdeling

Oppgaver

Ansatt-dekan, fakultets/-avdelingsdirektører

  • Bistå den sentrale bedredskapsledelsen ved behov

9.3 Ekstern samhandling

Samarbeidende institusjoner

Oppgaver

Studentsamskipnaden
i Bergen (SiB)

  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.
  • UiB kan avgi personell ved behov.

Havforskningsinstituttet

  • Havforskningsinstituttet har rederansvar for forskningsfartøyene.
  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.
  • UiB kan ved behov bistå og avgi personell.

Helse Bergen

  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.

Uni Research

  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.
  • UiB kan avgi personell ved behov.

Christian Michelsens institutt

  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.

Marineholmen

  • Gjensidig varsling og samarbeid om beredskapsarbeidet.

Kontaktinformasjon for eksterne samarbeidspartnere er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy.

9.4 Ekstern varsling

Navn:

Telefon:

Ambulanse

113

Brannvesen

110

Politi

112

Vaktselskap (Nokas)

55 58 80 81

Arbeidstilsynet Vestlandet

73 19 97 00

Bergen kommune, sentralbord
Vaktsentral (døgnbemannet)

05556
55 56 78 15

Folkehelseinstituttet, sentralbord

21 07 70 00

Fylkesmannen i Hordaland, beredskapstelefon

55 57 20 00

Haukeland universitetssykehus, sentralbord

05300

Hordaland politidistrikt, sentralbord

Direktenummer politi

55 55 63 00

02800

Kunnskapsdepartementet, Universitets- og høyskoleavdelingen

22 24 77 01

Sivilforsvaret i Hordaland, sentralbord

Vakttelefon - vakttelefon utenom arbeidstid

55 10 93 00

48 88 93 00

Statens strålevern, sentralbord

Vakttelefon (døgnbemannet)

67 16 25 00

67 16 26 00

Utfyllende kontaktinformasjon er tilgjengelig i universitetets krisestøtteverktøy.

9.5 Fakultet/avdelingers beredskapsplaner

Det humanistiske fakultet
Det juridiske fakultet
Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Det medisinske fakultet
Det psykologiske fakultet
Det samfunnsvitenskapelige fakultet
Universitetsmuseet i Bergen

Vis endringshistorikk
Dato Kommentar Lagt inn av
19. juni 2017 08:31:17 1.3. Oppdatert lenke til krisestøtteverktøy Arne R. Ramslien
31. mai 2017 12:52:21 1.3. Oppdatert lenke til krisestøtteverktøy Mona Viksøy
16. januar 2017 08:05:01 3.1. Navn tatt ut, 3.2. fjernet, 7. Gjenoppretting normal drift, 9.4., Oppdateringer av telefonnumre Mona Viksøy
12. september 2016 10:25:58 3.1. Loggfører - navn tatt ut Mona Viksøy
22. august 2016 14:24:57 Ny stedfortreder IT-avd., endring i punktet intern samhandling Mona Viksøy
05. juli 2016 08:34:16 Ny beredskapsplan for MN-fakultetet Mona Viksøy
04. mai 2016 15:08:11 Ny underdirektør HR Mona Viksøy
07. april 2016 08:56:02 Ny underdirektør HR Mona Viksøy
19. februar 2016 08:32:59 Endring i ledelse ved HR Mona Viksøy
Logo for Universitetet i Bergen

©2009 Universitetet i Bergen

Adresse: Postboks 7800 5020 Bergen

Besøksadresse: Nygårdsgaten 5

Telefon: (+47) 55584201 Faks: (+47) 55548299