Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (internkontroll) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- :doc:`English version ` Godkjent av Universitetsdirektøren 28.01.2009 1. Formål ~~~~~~~~~ Formålet med retningslinjen er å se til at elementene i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved Universitetet i Bergen (UiB) stemmer overens med myndighetskrav og interne regler, vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessige i forhold til UiBs virksomhetsmål og avdekke forbedringspotensialer, slik at tiltak kan vurderes og prioriteres. 2. Forankring ~~~~~~~~~~~~~ Retningslinjen inngår i UiBs regelsamling (Del 3. Personal og HMS) og er forankret i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) § 5. andre ledd punkt 8. 3. Omfang ~~~~~~~~~ Retningslinjen omfatter alle enheter ved UiB. 4. Ansvar ~~~~~~~~~ | Linjeleder er ansvarlig for å iverksette og følge opp retningslinjen. 5. Definisjoner ~~~~~~~~~~~~~~~ - *Linjeleder*: Universitetsdirektør, dekan, fakultets-/avdelingsdirektør og instituttleder, eller tilsvarende som har det overordnete HMS-ansvaret ved enheten. - *Enhet*: Fakultet, avdeling, institutt og sentre ved UiB. - *Verneombud*: Universitetets hovedverneombud, hovedverneombud og verneombud. - *Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS)*: Rapportering av HMS-arbeid. Gjennomføres av alle UiBs enheter. 6. Årlig gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 6.1. Organisering ^^^^^^^^^^^^^^^^^ *Linjeleder* gjennomgår det systematiske HMS-arbeidet og rapporterer videre i linjen. Dersom forbedringspotensialer blir avdekket skal korrigerende tiltak vurderes og prioriteres. *Verneombud* skal sammen med linjeleder gjennomgå det systematiske HMS-arbeidet. 6.2. Gjennomgang ^^^^^^^^^^^^^^^^ Følgende elementer i det systematiske HMS-arbeidet gjennomgås: - Vurdere om HMS-mål er nådd og sette nye HMS-mål. - Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet. - HMS-handlingsplan. - Resultater fra HMS-kartlegging, som HMS-møter og HMS-runder, risikovurdering og iverksetting av tiltak. - Innrapporterte HMS-avvik. - Se til at eksisterende rutiner og planer er hensiktsmessige og i samsvar med regelverk. - Etterse at nye aktiviteter/prosesser utføres på en forsvarlig måte. - Kartlegge HMS-opplæringsbehov for neste år. - Utføre nødvendig oppdatering av HMS-dokumenter. 6.3. Rapportering ^^^^^^^^^^^^^^^^^ Universitetsdirektøren ber årlig om rapportering av status for lokalt HMS-arbeid: - Skjemaet ”Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS)” fylles ut av linjeleder i samarbeid med verneombud og returneres i linjen. - Linjeleder ved fakultetene, Universitetsmuseet i Bergen og Universitetsbiblioteket med respektive hovedverneombud utarbeider samlet HMS-årsrapport for enheten. Rapporten styrebehandles og oversendes universitetsdirektøren. - UiBs HMS-årsrapport, der ”Årsrapport – Helse, miljø og sikkerhet (HMS)” er et viktig element, behandles av Universitetsstyret, som gjennom rapport får innspill til styrende vedtak for HMS-arbeidet ved UiB. 6.4. Oppfølgning ^^^^^^^^^^^^^^^^ - Universitetsdirektøren gjennomgår HMS-årsrapporter, gir nødvendige tilbakemeldinger, og foretar «en ledelsens gjennomgang» ved hvert fakultet/avdeling som skal følges opp ved lokal enhet og ved fakultet/avdeling. 7. Referanser ~~~~~~~~~~~~~ | `Forskrift for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) `__ | :doc:`Internrevisjon ` | `Systematisk HMS-arbeid i HMS-portalen `__ | `HMS-årsrapportering `__ | **Utarbeidet av**: HR-avdelingen | **Erstatter**: ”Retningslinjer for internt tilsyn (revisjon) med det systematiske HMS-arbeidet ved UiB” av 19.11.2003. +-------------------------+-------------------------+---------------+ | Dato | Kommentar | Lagt inn av | +=========================+=========================+===============+ | 6.12.2023 | Språklige justeringer i | Mona Viksøy | | | pkt. 5, 6.2, og 6.3 | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 6.10.2022 | Rettet lenke - instruks | Mona Viksøy | | | for internrevisjon | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. januar 2019 | Kulepunkt i 6.3. | Olaug Eiksund | | 12:34:08 | Rapportering lagt inn | | | | som delkapittel 6.4 | | | | Oppfølging | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. januar 2019 | Kulepunkt i 6.3. | Olaug Eiksund | | 12:28:45 | Rapportering lagt inn | | | | som delkapittel 6.4 | | | | Oppfølging | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Oppdatering av url | Olaug Eiksund | | 12:34:13 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 16. november 2017 | Oppdatering av url | Olaug Eiksund | | 11:14:32 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 07. november 2017 | Oppdatering av url | Olaug Eiksund | | 13:45:58 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 06. februar 2017 | Oppdatering av url | Olaug Eiksund | | 10:56:02 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 06. februar 2017 | Oppdatering av url | Olaug Eiksund | | 10:53:45 | | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 15. juni 2015 13:17:38 | Oppdatering av | Olaug Eiksund | | | avdelingsnavn: | | | | HR-avdelingen | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 10. februar 2015 | Endring av navn i punkt | Olaug Eiksund | | 08:02:30 | 6.3 Rapportering | | +-------------------------+-------------------------+---------------+ | 20. juni 2014 08:10:49 | Retningslinje for årlig | Olaug Eiksund | | | gjennomgang av det | | | | systematiske helse-, | | | | miljø- og | | | | sikkerhetsarbeidet | | | | (internkontrollen) | | | | publiseres. | | +-------------------------+-------------------------+---------------+